Технология разработки электронной таблицы

 

При создании электронных таблиц средствами табличного процессора пользователь производит ряд действий, характерных для этого вида работы. Эти действия составляют технологию создания электронной таблицы:

1. Проектирование и разработка форм выходных документов (на бумаге), а также алгоритмов получения расчетных данных.

2. Разработка электронной таблицы, т.е. создание заголовка, шапки, внесение формул в расчетные колонки.

3. Ввод данных и получение расчетных значений.

4. Сохранение таблицы на внешнем носителе.

5. Вывод таблицы на печать.

 

Вычисления в таблицах

 

Формулы. Все вычисления в электронных таблицах производятся с помощью формул. Любая формула в MS Excel должна начинаться со знаков «равно», «плюс» или «минус». Без этих знаков формула интерпретируется как текст.

Каждая формула состоит из операторов и операндов.

Операнд – это числовое значение, текст, ссылка на ячейку или группы ячеек. В качестве операндов могут выступать и встроенные функции Excel.

Оператор – это знак операции, которую следует выполнить над операндами формулы. Операторы Excel можно классифицировать следующим образом: арифметические, текстовые, операторы сравнения и операторы ссылок.

Арифметические операторы служат для выполнения арифметических действий над числами. В таблице 1 представлены арифметические операторы, которые могут использоваться в Excel.

 

Таблица 1 – Арифметические операторы

Обозначение	Название	Действие
+	Знак плюс	Сложение
–	Знак минус	Вычитание
*	Звездочка	Умножение
/	Косая черта	Деление
%	Знак процента	Вычисление процента от числа
^	Тильда	Возведение в степень

 

Операторы сравнения используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Используются следующие операторы сравнения: = (знак равенства), > (знак больше), < (знак меньше), >= (знак больше или равно), <= (знак меньше или равно), <> (знак не равно).

Текстовый оператор конкатенации (амперсанд) используется для объединения нескольких текстовых строк в одну строку и обозначается &.

Оператор ссылки служит для описания ссылок на диапазоны или блоки, то есть группы смежных ячеек.

Для ссылки на диапазон необходимо задать адрес первой и последней ячеек диапазона через двоеточие, например, А1:А5, для ссылки на блок задается адрес верхней левой и нижней правой ячеек блока через двоеточие, например, А1:Е5.

Возможно использование следующих операторов ссылок:

: (двоеточие) – ссылка на диапазон, например, А2:А10, или блок, например, А2:С10;

; (точка с запятой) – оператор объединения, объединяет несколько ссылок в одну ссылку, например, =СУММ(А2:A10;C2:C10);

(пробел) – оператор пересечения множеств, служит для ссылки на общие ячейки двух диапазонов, например, (B2:D10 C4:C6).

При организации вычислений формулы можно копировать из ячейки в ячейку, при этом адреса ячеек, указанные в формулах могут изменяться в соответствии с типом ссылки, используемой в формуле.

Ссылкой на ячейку (ссылкой на адрес ячейки) называется указание адреса этой ячейки в формуле или функции Excel.

Различают относительную ссылку на ячейку, абсолютную ссылку на ячейку и смешанную ссылку на ячейку.

Относительная ссылка на ячейку записывается в виде последовательности заголовков столбца и строки, например, A3, D4. Ее особенность заключается в том, что при переносе формулы на некоторое число позиций эта ссылка на ячейку заменяется ссылкой на другую ячейку, смещенную относительно исходной на такое же число позиций и в том же направлении, что и формула [2].

Абсолютная ссылкана ячейку записывается с использованием знака $, например, $A$4, $A$2,и при переносе формулы из одной ячейки в другую адрес ячейки, на которую ссылается формула, остается неизменным.

Смешанная ссылкана ячейку также использует знак $, например, $A3, B$2, и представляет собой сочетание относительной и абсолютной ссылок. При копировании формулы каждая часть ссылки ведет себя соответственно указанному адресу: абсолютная часть адреса остается неизменной, относительная часть адреса меняется.

Встроенные функции

Функция в Excel представляет собой объединение нескольких вычислительных операций над значениями, выступающими как аргументы, для решения определенной задачи.

Аргументы – значения исходных данных для функции, используемые для выполнения операций или вычислений. Аргументы функции должны быть указаны в порядке, определенном для данной функции. Каждый из них должен иметь требуемый данной функцией тип. Аргументами функции могут являться числовые значения, ссылки на ячейки, диапазоны, имена, текстовые строки, выражения и вызовы других функций.

В Excel для упрощения расчетов имеется широкий набор встроенных функций, которые делятся на категории. Каждая из этих категорий включает функции, обеспечивающие определенные вычисления. Краткая характеристика категорий функций Excel приведена в таблице 5.1. Доступ к функциям производится с помощью Мастера функций, кнопка вызова которого находится на панели Стандартная пиктографического меню.

 

Таблица 1 – Краткая характеристика категорий функций Excel

 

Категория	Краткая характеристика
Финансовые	Функции для осуществления типичных финансовых расчетов
Дата и время	Функции для анализа и работы со значениями даты и времени в формулах
Математические	Содержит арифметические и тригонометрические функции, позволяющие производить простые и сложные математические вычисления
Статистические	Функции для выполнения статистического анализа диапазонов данных
Ссылки и массивы	Функции для осуществления поиска в списках или таблицах, нахождения ссылок к ячейке
Работа с базой данных	Функции для работы со списками
Текстовые	Функции для выполнения действий над строками текста
Логические	Функции для проверки выполнения одного или нескольких условий
Проверка свойств и значений	Функции для проверки свойств и значений данных, вводимых в ячейки
Инженерные	Функции для выполнения инженерного анализа. Их можно разделить на три группы: § Функции для работы с комплексными числами § Функции для преобразования чисел из одной системы счисления в другую § Функции для преобразования величин из одной системы мер и весов в другую
Информационные	Для определения типа данных, хранимых в ячейке. Проверяют выполнение какого-то условия и возвращают в зависимости от результата значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

 

Следует заметить, что пользователь может разрабатывать и собственные функции с помощью языка Visual Basic For Applications. В этом случае формируется категория «Определенные пользователем».

Десять функций, с которыми наиболее часто работает пользователь, собраны в группу «10 недавно использовавшихся». Кроме того, все функции Excel представлены в полном алфавитном перечне Мастера функций.