Обработки табличной информации

 

План лекции

· Табличные процессоры и их функциональные возможности

· Основные понятия табличного процессора MS Excel

· Технология разработки электронной таблицы

· Вычисления в таблицах.

· Встроенные функции рабочего листа ТП MS Excel.

· Средства деловой графики

Табличные процессоры и их функциональные возможности

Для проведения расчетов данных, представленных в табличной форме, были разработаны пакеты прикладных программ, получивших название табличный процессор.

Электронная таблица (ЭТ) – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: текст, даты, формулы, числа.

Табличный процессор (ТП) – это набор языковых и программных средств, предназначенный для создания электронных таблиц, заполнения их данными и последующей их обработки, то есть специальный комплекс программ для управления электронной таблицей.

Использование табличных процессоров целесообразно в тех случаях, когда:

 числа, с которыми требуется работать при решении поставленной задачи, можно расположить в виде таблицы, т. е. в строках и графах;

 числа в одной строке или графе связаны с числами в других строках или графах и предполагается использование математических вычислений над данными таблицы;

 предполагается статистическая обработка данных; возможно частое изменение информации; отслеживается большое число показателей; предполагается изготовление нужного числа копий табличных документов.

Первыми программами, реализующими концепцию электронных таблиц были VisiCalk (разработана Д. Бриклиным и Б. Фрестоном в 1979 г.), SuperCulk, Lotus, QutroPro. Эектронная таблица представлялясь экраном дисплея с сеткой, разделяющей его на столбцы и строки, обозначенные соответственно буквами латинского алфавита и цифрами. Затем были созданы интегрированные пакеты Framework, Мастер и др. Эти пакеты совмещали в себе табличные процессоры, базы данных и текстовые редакторы. Впоследствии появляются прикладные пакеты, работающие под Windows, такие как Excel, Works, Lotus 1-2-3 (5) и др. На сегодняшний день по статистике лидером среди программного обеспечения данного типа является табличный процессор Excel фирмы Microsoft (его используют более 80% пользователей во всем мире). Excel способен обрабатывать таблицы размером 65536 строк на 256 столбцов.

Технология работы с табличным документом аналогична процедурам подготовки текстовых документов: все внесенные изменения сразу же отображаются на экране компьютера. Если один раз отработать форму таблицы и установить характер необходимых расчетов, то в дальнейшем технологический процесс сводится только к вводу данных и, при необходимости, к их редактированию.

Основные понятия табличного процессора MS Excel

Табличный процессор Excel – это наиболее популярная программа для работы с электронными таблицами. В качестве программного приложения она входит в пакет Microsoft Office Функциональные возможности Excel позволяют широко использовать его для финансовой обработки данных, научных расчетов, инженерно-технических расчетов, автоматизации учетно-контрольной деятельности, эффективной обработки больших объемов информации, заданных в табличном виде.

К основным возможностям табличного процессора Excel относятся:

 быстрое построение, корректировка, сохранение таблиц;

 использование стандартных функций для проведения расчетов в таблицах;

 защита табличных данных;

 построение по табличным данным двух - и трехмерных графиков и диаграмм, содержит разнообразные инструменты для редактирования графиков и диаграмм, включая средства для создания смешанных двухмерных графиков;

 поддержка OLE – технологии и технологии drag-and-drop;

 работа со связанными таблицами;

 работа с таблицей как с базой данных;

 одновременная работа с несколькими книгами и др.

Кроме того, Excel обеспечивает:

 быстрое построение таблиц любой формы одноразового и многоразового пользования и сохранение на магнитном носителе в виде отдельного файла с последующим чтением;

 возможность обработки таких типов данных, как числа, даты, формулы;

 возможность корректировки уже созданной таблицы (перемещение строк и столбцов, их копирование, удаление и т.д.);

 возможность выбора цветового оформления таблицы, а также выбора различных шрифтов и стилей, включая автоформатирование;

 наличие механизма мастеров, которые позволяют автоматизировать выполнение операций (например, мастер диаграмм или мастер функций);

 автоматизированную обработку таблиц с помощью макрокоманд, а также модулей на встроенном языке программирования Visual Basic for Application;

 поддержку работы в сети.

Основными понятиями табличного процессора Excel являются:

 рабочаякнига – это файл, используемый для обработки и хранения данных, состоящий из отдельных листов; Рабочая книга может содержать 255 листов, расположенных в произвольном порядке, следующих типов: рабочий лист; лист с диаграммой; лист макросов.

 лист – разделен на строки и столбцы и служит основой для выполнения вычислений. Рабочий лист состоит из 256 столбцов и 65536 строк;

 ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы (ЭТ);

 текущая (активная) ячейка – ячейка ЭТ, в которой в данный момент находится курсор;

 адрес ячейки определяется названием (номером) столбца и номером строки; Формат адресов в Excel представлен двумя видами: А1-формат и R1C1-формат. В первом случае столбцы именуются буквами, например, А, B, C … и так далее или сочетаниями букв, например, AQ, BU, IV. Строки нумеруются числами, например, 1, 2, 3...

Во втором случае используется буквенно-цифровое обозначение: для строк (R – Row – строка) – от R1 до R256, для столбцов (С – Column – столбец) – от С1 до С65536 (для версии Microsoft Excel 2000). Изменить формат адресации можно, выбрав из меню Сервис команду Параметры, а затем на вкладке Общие установить или снять флажок возле опции Стиль ссылок R1C1.

При необходимости задать ссылку на некоторую ячейку, находящуюся на другом листе, указывается имя этого листа и адрес ячейки, например, «=Лист1!В3». Если необходимо сослаться на ячейку, находящуюся в другой книге, то указывается имя этой книги, имя листа этой книги и адрес ячейки. Например, « =[Книга]задача!B2». Здесь книга – имя книги Excel, в которой расположена нужная ячейка, задача – имя листа, содержащего необходимую ячейку, В2 – адрес конкретной ячейки.

Таким образом, с помощью адреса можно найти любую ячейку в любой рабочей книге.

Адреса ячеек в MS Excel могут быть заданы в виде диапазона или блока.

Диапазон ячеек – группа смежных ячеек в строке или столбце. Для ссылки на диапазон необходимо задать адрес первой и последней ячеек диапазона через двоеточие, например, А1:А5.

 

 блок ячеек – группа смежных ячеек, определяемая адресом верхней левой и нижней правой ячеек в прямоугольнике, образуемом блоком. Например, D4:F13;

 ссылка – ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа, которые требуется использовать в формуле;

 абсолютная ссылка – это ссылка, не изменяющаяся при копировании формулы в другую ячейку;

 относительная ссылка – это ссылка, автоматически изменяющаяся при копировании в соответствии с положением формулы.

 формула – это конструкция, начинающаяся со знака “=”, состоящая из математических операторов, значений, ссылок на ячейки и имен функций, при этом результатом выполнения формулы является некоторое новое значение.

Окно приложения табличного процессора Excel имеет вид, представленный на рис. 1:

Рис. 1. Окно Microsoft Excel

 

Основное меню содержит команды программы. Строка формул отображает вводимые в ячейку данные и формулы, содержащиеся в текущей ячейке. Поле имен отображает адрес активной ячейки.

Принятые в Excel расширения файлов:

XLS - файл рабочей книги;

XLC - файл деловой графики;

XLM - файл макротаблицы;

XLT - файл шаблона;

XLA - файл дополнительных макрокоманд;

XLB - файл описания пиктографического меню;

XLL - файл библиотеки.