План лекции
· Табличные процессоры и их функциональные возможности
· Основные понятия табличного процессора MS Excel
· Технология разработки электронной таблицы
· Вычисления в таблицах.
· Встроенные функции рабочего листа ТП MS Excel.
· Средства деловой графики
Табличные процессоры и их функциональные возможности
Для проведения расчетов данных, представленных в табличной форме, были разработаны пакеты прикладных программ, получивших название табличный процессор.
Электронная таблица (ЭТ) – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: текст, даты, формулы, числа.
Табличный процессор (ТП) – это набор языковых и программных средств, предназначенный для создания электронных таблиц, заполнения их данными и последующей их обработки, то есть специальный комплекс программ для управления электронной таблицей.
Использование табличных процессоров целесообразно в тех случаях, когда:
числа, с которыми требуется работать при решении поставленной задачи, можно расположить в виде таблицы, т. е. в строках и графах;
числа в одной строке или графе связаны с числами в других строках или графах и предполагается использование математических вычислений над данными таблицы;
предполагается статистическая обработка данных; возможно частое изменение информации; отслеживается большое число показателей; предполагается изготовление нужного числа копий табличных документов.
Первыми программами, реализующими концепцию электронных таблиц были VisiCalk (разработана Д. Бриклиным и Б. Фрестоном в 1979 г.), SuperCulk, Lotus, QutroPro. Эектронная таблица представлялясь экраном дисплея с сеткой, разделяющей его на столбцы и строки, обозначенные соответственно буквами латинского алфавита и цифрами. Затем были созданы интегрированные пакеты Framework, Мастер и др. Эти пакеты совмещали в себе табличные процессоры, базы данных и текстовые редакторы. Впоследствии появляются прикладные пакеты, работающие под Windows, такие как Excel, Works, Lotus 1-2-3 (5) и др. На сегодняшний день по статистике лидером среди программного обеспечения данного типа является табличный процессор Excel фирмы Microsoft (его используют более 80% пользователей во всем мире). Excel способен обрабатывать таблицы размером 65536 строк на 256 столбцов.
Технология работы с табличным документом аналогична процедурам подготовки текстовых документов: все внесенные изменения сразу же отображаются на экране компьютера. Если один раз отработать форму таблицы и установить характер необходимых расчетов, то в дальнейшем технологический процесс сводится только к вводу данных и, при необходимости, к их редактированию.
Основные понятия табличного процессора MS Excel
Табличный процессор Excel – это наиболее популярная программа для работы с электронными таблицами. В качестве программного приложения она входит в пакет Microsoft Office Функциональные возможности Excel позволяют широко использовать его для финансовой обработки данных, научных расчетов, инженерно-технических расчетов, автоматизации учетно-контрольной деятельности, эффективной обработки больших объемов информации, заданных в табличном виде.
К основным возможностям табличного процессора Excel относятся:
быстрое построение, корректировка, сохранение таблиц;
использование стандартных функций для проведения расчетов в таблицах;
защита табличных данных;
построение по табличным данным двух - и трехмерных графиков и диаграмм, содержит разнообразные инструменты для редактирования графиков и диаграмм, включая средства для создания смешанных двухмерных графиков;
поддержка OLE – технологии и технологии drag-and-drop;
работа со связанными таблицами;
работа с таблицей как с базой данных;
одновременная работа с несколькими книгами и др.
Кроме того, Excel обеспечивает:
быстрое построение таблиц любой формы одноразового и многоразового пользования и сохранение на магнитном носителе в виде отдельного файла с последующим чтением;
возможность обработки таких типов данных, как числа, даты, формулы;
возможность корректировки уже созданной таблицы (перемещение строк и столбцов, их копирование, удаление и т.д.);
возможность выбора цветового оформления таблицы, а также выбора различных шрифтов и стилей, включая автоформатирование;
наличие механизма мастеров, которые позволяют автоматизировать выполнение операций (например, мастер диаграмм или мастер функций);
автоматизированную обработку таблиц с помощью макрокоманд, а также модулей на встроенном языке программирования Visual Basic for Application;
поддержку работы в сети.
Основными понятиями табличного процессора Excel являются:
рабочаякнига – это файл, используемый для обработки и хранения данных, состоящий из отдельных листов; Рабочая книга может содержать 255 листов, расположенных в произвольном порядке, следующих типов: рабочий лист; лист с диаграммой; лист макросов.
лист – разделен на строки и столбцы и служит основой для выполнения вычислений. Рабочий лист состоит из 256 столбцов и 65536 строк;
ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы (ЭТ);
текущая (активная) ячейка – ячейка ЭТ, в которой в данный момент находится курсор;
адрес ячейки определяется названием (номером) столбца и номером строки; Формат адресов в Excel представлен двумя видами: А1-формат и R1C1-формат. В первом случае столбцы именуются буквами, например, А, B, C … и так далее или сочетаниями букв, например, AQ, BU, IV. Строки нумеруются числами, например, 1, 2, 3...
Во втором случае используется буквенно-цифровое обозначение: для строк (R – Row – строка) – от R1 до R256, для столбцов (С – Column – столбец) – от С1 до С65536 (для версии Microsoft Excel 2000). Изменить формат адресации можно, выбрав из меню Сервис команду Параметры, а затем на вкладке Общие установить или снять флажок возле опции Стиль ссылок R1C1.
При необходимости задать ссылку на некоторую ячейку, находящуюся на другом листе, указывается имя этого листа и адрес ячейки, например, «=Лист1!В3». Если необходимо сослаться на ячейку, находящуюся в другой книге, то указывается имя этой книги, имя листа этой книги и адрес ячейки. Например, « =[Книга]задача!B2». Здесь книга – имя книги Excel, в которой расположена нужная ячейка, задача – имя листа, содержащего необходимую ячейку, В2 – адрес конкретной ячейки.
Таким образом, с помощью адреса можно найти любую ячейку в любой рабочей книге.
Адреса ячеек в MS Excel могут быть заданы в виде диапазона или блока.
Диапазон ячеек – группа смежных ячеек в строке или столбце. Для ссылки на диапазон необходимо задать адрес первой и последней ячеек диапазона через двоеточие, например, А1:А5.
блок ячеек – группа смежных ячеек, определяемая адресом верхней левой и нижней правой ячеек в прямоугольнике, образуемом блоком. Например, D4:F13;
ссылка – ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа, которые требуется использовать в формуле;
абсолютная ссылка – это ссылка, не изменяющаяся при копировании формулы в другую ячейку;
относительная ссылка – это ссылка, автоматически изменяющаяся при копировании в соответствии с положением формулы.
формула – это конструкция, начинающаяся со знака “=”, состоящая из математических операторов, значений, ссылок на ячейки и имен функций, при этом результатом выполнения формулы является некоторое новое значение.
Окно приложения табличного процессора Excel имеет вид, представленный на рис. 1:
Рис. 1. Окно Microsoft Excel
Основное меню содержит команды программы. Строка формул отображает вводимые в ячейку данные и формулы, содержащиеся в текущей ячейке. Поле имен отображает адрес активной ячейки.
Принятые в Excel расширения файлов:
XLS - файл рабочей книги;
XLC - файл деловой графики;
XLM - файл макротаблицы;
XLT - файл шаблона;
XLA - файл дополнительных макрокоманд;
XLB - файл описания пиктографического меню;
XLL - файл библиотеки.
