Формат для положительных чисел; Формат для отрицательных чисел, Формат для нулевых значений; Формат для текста.

Пользовательский формат.

Если готовые форматы, предлагаемые EXCEL, не устраивают пользователя, то можно создать свой собственный или пользовательский формат. Для этого в диалоговом окне Формат ячеек следуетвыбрать категорию Все форматы и при помощи специальных кодов задать шаблон числа. Удобнее всего использовать уже готовый тип формата, отредактировав его.

В категории Все форматы можно просмотреть все существующие форматы и выбрать тот, который более всего подходит к данным пользователя. Добавляя к нему необходимые коды и удаляя ненужные части, его можно преобразовать к нужному виду и затем сохранить. Все созданные пользовательские форматы будут храниться в категории Все форматы в самом конце списка форматов и могут быть использованы в дальнейшей работе.

При помощи пользовательского формата можно кодировать не только числовые, но и данные любого типа: текстовые, дата, время. А также сочетать различные типы данных в одной ячейке.

Удобно использовать пользовательский формат для вывода единиц измерения числовых данных, хранимых в ячейке. Например, в ячейке должно отображаться 28 шт. Если ввести в ячейку значение ”28 шт.”, то оно будут трактоваться EXCEL-ем как текстовое, и производить какие-либо вычисления с этим значением будет невозможно. Применение пользовательского формата позволяет хранить в ячейке числовые данные, а выводить их на экран вместе с дополнительным текстом, позволяющим удобно трактовать данные внутри ячейки. Для правильного кодирования таких данных 28 кодируется как числовое значение с форматом ###, а к нему добавляется постоянная текстовая величина шт. в кавычках. Пользовательский формат будет выглядеть как ###” шт.”. Такой формат обеспечит выравнивание выводимых чисел по последнему знаку и освободит ячейку от текстовых данных.

Для того, что бы нулевые значения в предыдущем примере вообще не выводились на экран, следует добавить специальный формат для нулевого значения, не выводящий ничего в ячейке. Весь формат в этом случае будет записываться как: ###” шт.”;;

Например, если для ячейки задан формат 000000, то он позволит отобразить введенное число с шестью цифрами. Если в ячейку ввести число 608, то оно отобразиться как 000608. Это удобно для отображения почтового индекса. Если задать формат ###-##-##, то введенное число 1234567 будет отображаться как 123-45-67, что удобно для представления привычных для Москвы номеров телефонов. С учетом введенного кода города код будет выглядеть так: (###) ###-##-##.

Важно помнить, что пользовательский формат, так же, как и любой другой формат, лишь видоизменяет данные, отображаемые в ячейке. Информацию, которая будет сохраняться внутри ячейки можно увидеть в строке формул.

EXCEL позволяет указывать разные шаблоны форматирования для четырех категорий: положительных, отрицательных чисел, нулевых значений и текста. Для этого коды в шаблоне нужно разделить точкой с запятой. Если код для категории не указан, то для значений, подходящих под эту категорию, в ячейке вообще ничего выводиться не будет Порядок кодов по категориям следующий:

Формат для положительных чисел; Формат для отрицательных чисел, Формат для нулевых значений; Формат для текста.

Кроме этого можно задать цвета для различных категорий. Для этого перед шаблоном формата нужно указать либо специальное ключевое слово, обозначающее цвет в квадратных скобках, либо его код в квадратных скобках:

[Цвет] Формат для чисел >0; [Цвет] Формат для чисел <0, [Цвет] Формат для чисел = 0, [Цвет] Формат для текста.

[Код Цвета] Формат для чисел >0; [Код Цвета] Формат для чисел <0, [Код Цвета] Формат для чисел = 0, [Код Цвета] Формат для текста.

Содержимое ячейки, имеющее такой пользовательского формата будет высвечиваться различным цветом — положительные, отрицательные, нулевые значения и введенный в ячейку текст. Это помогает добиться эффектного выделения, некоторых значений, например, выделить красным текстом должников, имеющих отрицательный баланс по платежам. Или вместо нулевых значений выводить текст ” бесплатно”, ” —.”.. или ”нет”.

Если в категории вообще ничего не должно выводиться, то дописываются символы точка с запятой, а формат вообще не указывается. Если формат выводимого значения изменять не нужно, то можно указать слово Основной.

Более подробно об этих кодах можно узнать в справочной системе самого EXCEL, где приведены пользовательские коды с примерами (смотри в поисковой системе Создание пользовательского числового формата).

Коды пользовательских числовых форматов:

Примеры пользовательских форматов: