Схема 19.6. Класифікація внутрішнього контролю за процесом управління матеріалами.

Згідно з нею започатковує процес управління система постачання. Безпосередньо постачання розпочинається з замовлень на матеріали. Внутрішній контроль системи замовлення зосереджують на додержанні наступних вимог:

• всі заявки на матеріали повинні обґрунтовуватись інформацією, яка
надходить із системи обліку. Не повинно буш замовлень на матеріали,
які не будугь використані в подальшому виробництві, або не будуть
реалізовані; не повинно бути замовлень на матеріали, які є в надмір­
них надлишках на підприємстві;

• додаткові поставки повинні замовлятись на основі регулярного аналізу
мінімальних рівнів запасів, зумовлюючих необхідність чергового за­
мовлення;

• замовлення повинні бути відповідним образом затверджені;

• невиконані заявки на матеріали повинні регулярно перевірятись для
виявлення затримки поставок;

• повинен бути ефективним розподіл обов'язків між персоналом, який
веде аналітичний облік матеріалів, комірниками, відділом постачання,
збуту та виробничим відділом.

Внутрішній контроль системи опр ибуткування матеріалів передба­чує передусім, що для їх прийому повинно бути установлене одне відпо­відне місце, щоб звести до мінімуму втрати матеріалів при їх отриманні.

На складі повинні додержуватися правила зберігання отриманих але ще не прийнятих за кількістю та якістю матеріалів, а також тих, що пройшли перевірку, але не задовольняють встановленим вимогам. Такі матеріали повинні зберігатись на складі окремо.

На кожну отриману партію товарів повинні виписуватись послідо­вно пронумеровані прибуткові ордери.

На підприємстві повинна існувати інструкція з процесу отримання і оприбуткування. Повинен бути чітко означений об'єм вибірки для пере­вірки, процедури перевірки і заходи, яких слід запобігти при невідповід­ності прийнятим умовам поставок.

Якщо процес прийому потребує складної наукової перевірки, або йде приймання небезпечних матеріалів, то потрібно, щоб працівники пройшли спеціальне навчання.

На забраковані або не укомплектовані за кількістю партії матеріа­лів повинні складатись акти. В них вказуються всі причини відмовлень від прийому. Повинен здійснювагись контроль за постачальниками, яким відмовлено в прийманні повного об'єму матеріалів. Від таких постачаль­ників слід своєчасно відмовлятись.

Система обліку матеріалів. Внутрішній контроль в цьому напрямку складається з прикладних засобів контролю системи реєстрації наявних матеріалів і системи реєстрації руху матеріалів.

Контроль в системі реєстрації наявних матеріалів передбачає, на­самперед, регулярне звірення фактичної наявності матеріалів з облікови­ми залишками періодичних інвентаризацій всіх запасів.

Оцінка оприбуткованих матеріалів повинна здійснюватись на ос­нові його кількості та фактичних або облікових цін.

В разі незавершеного виробництва повинна бути реєстрація кожно­го етапу: кількість і вартість використаних в виробництві матеріалів; кі­лькість і оцінка розміру накладних витрат; відходи виробництва.

Величина незавершеного виробництва повинна визначатись з ви­могами відповідних інструкцій.

Всі санкціоновані операції відносно запасів і незавершеного виро­бництва повинні правильно відображатись на відповідних рахунках.

Стосовно контролю в системі реєстрації руху матеріалів, то, на­самперед, всі їх санкціоновані переміщення повинні бути точно відобра-

жені в обліку. Система повинна забезпечувати реєстрацію отримання і повернення матеріалів постачальникам; внутрішнє переміщення на виро­бництво та інші потреби; переміщення з одного місця зберігання в інше; реалізація; відвантаження покупцям та повернення від них.

Відпуск матеріалів зі складу може здійснюватись тільки за наявніс­тю санкцій відповідних посадових осіб. Повинні бути забезпечені: обме­жений доступ в місця зберігання; точні вимірювальні прилади; відповідні заходи при транспортуванні. Кожна операція руху матеріалів повинна бу­ти оформлена відповідним документом за підписами вповноважених по­садових осіб.

Для запобігання розкрадень та інших порушень повинен проводи­тись аналіз використання матеріалів.

Система зберіганн я м атеріалі в. Характерними напрямками внутрі­шнього контролю матеріалів є:

• забезпечити неможливості втрат, розкрадань та неефективного вико­
ристання;

• гарантувати, що матеріали не можуть бути використані, або перемі­
щені без повного відображення в обліку;

• забезпечити правильність формування собівартості продукції;

• досягти відповідності звітних даних про залишки, показані в регістрах
аналітичного обліку, результатам інвентаризації.

Зберігання матеріалів - досить відповідальний об'єкт. Однією з го­ловних цілей загальної системи внутрішньогосподарського контролю по­винно стати попередження їх зменшення внаслідок втрат. Причинами можуть бути: крадіжки та випадкові втрати; неекономне витрачення та недбайливе зберігання.

Заходами контролю при крадіжках є:

• надійне місце зберігання, яке закривається на замок і має обмежений
доступ;

• цілодобова охорона;

• однакові процедури забезпечення умов зберігання для всіх місць зна­
ходження матеріалів;

• повна, своєчасна інформація про те, де і які матеріали зберігаються;

• забезпечення умов збереження матеріалів під час їх переміщення в
інше місце зберігання;

• регулярні інвентаризації з детальним аналізом недостач;

• відповідним чином затверджені вимоги на відпуск матеріалів з місця
їх зберігання;

• додаткові заходи по збереженню коштовних матеріалів;

• процедури перевірки персоналу, який має доступ до зберігання та ру­
ху матеріалів;

• періодична перевірка виконання всіх процедур та оцінка стану систе­
ми зберігання матеріалів.

Неекономне витрачання та недбайливе зберігання попереджуються наступними заходами внутрішнього контролю:

• необхідна кількість матеріалів повинна бути визначена точно, а не
приблизно, та без допуску на можливі перевитрати;

• за відпуск матеріалів повинен відповідати персонал, який має достат­
ню кваліфікацію;

• необхідне точне вимірювальне обладнання, яке регулярно перевіря­
ється і піддержується в робочому стані;

• дослідження альтернативних варіантів використання матеріалів (заго­
товка матеріалів вищої якості; впровадження модернізованого облад­
нання для переробки матеріалів в виробництві; спеціальне навчання
персоналу);

• утилізація та переробка коштовних матеріалів (наприклад, срібла, зо­
лота, тощо);

• стандартна політика в відношенні відходів матеріалів та побічних
продуктів в усіх місцях їх виникнення на підприємстві (санкціонуван­
ня, процедури прийому - здачі та подальшого їх руху).

Порчі та випадкових втрат можна запобігти, якщо будуть прийняті наступні заходи внутрішнього контролю:

• адекватна система пожежної сигналізації, протипожежне обладнання і
навчений персонал;

• додержання відповідних умов зберігання (температура, освітлення,
вентиляція, вологість, тощо);

• відповідність вимогам чинних державних стандартів і законодавчих
положень;

• перевірка терміну придатності матеріалів;

• регулярне виявлення застарілих та малорухомих матеріалів;

• реалізація залежалих, непридатних до використання на даному під­
приємстві матеріалів та завеликі надлишки їх запасів.

* * *

Принципова модель внутрішньогосподарського контролю матеріа­лів зображена на схемі 19.7.

Практично без змін вона може бути поширена на впровадження внутрішньогосподарського контролю всіх запасів: сировини, основних матеріалів, допоміжних матеріалів, палива, запасних частин, готової про­дукції, товарів, тощо.

Окрім того, за означеною схемою можна побудувати модель внут­рішнього контролю будь-якого об'єкту фінансово-господарської діяльно­сті підприємства, розширивши та доповнивши її принциповими елемен­тами конкретної теми дослідження.

--------------------------- Внутрішній контроль матеріалів

-------- ^ Основна мета

• збереження на всіх етапах руху

• раціональне витрачання

-------- ► Основні завдання

• мінімізація втрат матеріалів

• забезпечення ефективної взаємодії

з відповідними службами підприємства

-------- ► Ключові аспекти контролю

• контроль за системою постачання

• контроль за системою обліку

• контроль за системою зберігання

____ ^ Засоби контролю

• забезпечити повноту оприбуткування матеріалів

• забезпечити реєстрацію наявних матеріалів та операцій їх руху

• забезпечити стандартні умови зберігання матеріалів
та попередження їх втрат

-------- ► Заходи контролю

• перевірка додержання вимог, які запобігають
розкраданню матеріалів

• попередження неекономного витрачання
та недбайливого зберігання

__ • запобігання порчі та випадковим втратам.