Принципи і правила функціонування системи контролю

В наш час підприємства, незалежно від форм власності, працюють в однакових умовах самофінансування, самоокупності і самоуправління. Во­ни мають однакові права і в однаковій мірі несуть відповідальність за ре­зультати своєї роботи. Ось чому система контрою повинна лаштуватись за єдиними принципами і правилами. Передусім передбачається, що вона не буде обмежуватись бухгалтерським обліком, а включатиме в себе найбільш широке за обсягом діяльності середовище контролю, де відбуваються захо­ди і робляться записи, які характеризують загальне ставлення керівництва підприємства до діючої системи внутрішнього контролю і які свідчать про важливість системи внутрішнього контролю для підприємства.

За Національними нормативами аудиту до факторів, що впливають на середовище контролю, належать:

• діяльність керівництва;

• політика та методи керівництва;

• організаційна структура підприємства і методи розподілу функцій
управління і відповідальності;

• управлінські методи контролю, в тому числі кадрова політика і прак­
тика, та порядок розподілу обов'язків.

Означені фактори середовища контролю не набудуть дієвості сис­теми без специфічних його заходів (схема 19.2):

• періодичне зіставлення, аналіз та перевірка рахунків;

• перевірка арифметичної точності записів;

• контроль умов функціонування та використання комп'ютерних інфор­
маційних систем, зокрема доступу до бази інформаційних даних;

• перевірка облікових реєстрів по рахунках;

• контроль порядку проходження та затвердження документів, наявність
та додержання графіку документообігу;

• зіставлення прийнятих внутрішніх правил з вимогами законодавчих
актів та зовнішніми джерелами інформації;

порівняння загальної суми наявних грошових коштів вартості цінних паперів і товарно-матеріальних запасів з записами в облікових реєст­рах;

порівняння і аналіз фінансових результатів діяльності підприємства з показниками фінансового плану (прогнозу).

Для досягнення цілей функціонування кожного підприємства сис­тема внутрішньогосподарського контролю повинна будуватись на прин­ципах об'єктивності, законності, дієвості та інших і забезпечувати керів­ництво своєчасною інформацією про достовірність: • відображення в обліку фактичних витрат, зв'язаних з заготовкою, збереженням та використанням товарно-матеріальних цінностей;

• результатів фінансово-господарської діяльності;

• повного нарахування і уплати податків та платежів до бюджету, внес­
ків в позабюджетні фонди;

• своєчасного стягнення дебіторської заборгованості;

• виконання договірної дисципліни і розрахунків з постачальниками та
покупцями;

• стану товарних запасів на складах та їх відповідності обліковим да­
ним;

• попередження нестач, крадіжок, тощо.

Деякі з причин інвентаризацій та їх види слід розтлумачити більш детально.

Так, згідно з п. 5.9 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" останні зобов'язані визначити балансову вартість залишків покупних матеріалів, сировини на складах, в незавершеному виробництві і залишках готової продукції для заповнення декларації про прибуток підприємств. Підприємства визначають фактичні залишки шляхом прове­дення так званої "податкової" інвентаризації.

Закон України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" вимагає проведення інвентаризації перед складанням бухгалтер­ського звіту для забезпечення достовірності його даних. Інвентаризації можуть бути плановими, які обов'язково проводяться щороку, та позачер­говими, які виникають з ряду означених вище причин. Планові (обов'яз­кові) інвентаризації проводяться згідно з чинним законодавством або рі­шенням Уряду.

Окрім цього, підприємства можуть самостійно визначити необхід­ність проведення різних інвентаризацій, їх кількість, дати проведення, пе­релік майна та зобов'язань, що підлягають інвентаризації.

Слід мати на увазі, що інвентаризація будівель та інших нерухомих об'єктів основних засобів може проводитись один раз в три роки, а бібліо­течних фондів - один раз в п'ять років. Інвентаризація іншого майна пе­ред складанням бухгалтерської звітності проводиться не раніше 1 жовтня поточного року.

Порядок проведення інвентаризацій визначений Інструкцією по ін­вентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та розрахунків (затверджена Міністерством фінансів України від 11 серпня 1994 р. № 69).

Для проведення інвентаризації видається наказ керівника про ство­рення постійної, а у разі необхідності, робочої інвентаризаційних комісій та визначення дати проведення.

Документування результатів інвентаризації здійснюється у відпо­відних описах, порівняльних відомостях, актах.

Якщо в результаті проведення інвентаризації встановлена розбіж­ність фактичної наявності даним бухгалтерського обліку, то регулюють її наступним чином:

виявлені надлишки основних засобів, матеріальних цінностей, цінних паперів та іншого майна підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно на результати фінансово-господарської діяльності підпри­ємства з виявленням причин виникнення надлишків та винних у цьому посадових осіб;

недостача цінностей в межах затверджених норм списується за розпо­рядженням керівника підприємства відповідно на витрати виробницт­ва, обігу;

недостача цінностей поза нормами, а також збитки від псування цін­ностей відносяться на винних осіб за цінами визначення збитків від крадіжок, знищення, порчі, недостач матеріальних цінностей; недостачі поза нормами в тих випадках, коли винні особи не знайдені або у відшкодуванні з них відмовлено судом, відносяться на збитки.

Дані результатів інвентаризацій у звітному році наводяться в пояс­нювальній записці до річного звіту.

* * *

Що стосується ревізорських і аудиторських інвентаризацій, то пе­рші найбільш притаманні державним податковим та контрольно-ревізійним органам. Слід зазначити, що ревізорська інвентаризація відрі­зняється від аудиторської на етапах її організації та проведення.

Так, ревізорська інвентаризація організується за вимогою держав­них контрольно-ревізійних органів. Вона проводиться самостійно праців­никами підприємства під наглядом ревізорів.

Аудиторська інвентаризація організуються за бажанням та з відома керівника підприємства і може проводитись безпосередньо аудитором при участі керівників підприємства. Аудиторська інвентаризація - надій­ний, але занадто коштовний вид контролю. Тому для підприємства зруч­ніше і вигідніше проводити інвентаризації самому згідно з чинним зако­нодавством.

Як прийом фактичного контролю інвентаризація достатньо ефек­тивна і доцільна. Особливо, якщо вона проводиться там і тоді, де і коли це передбачено або необхідно. Але цього замало. Інвентаризація не може замінити усі відомі способи та прийоми контролю, використання яких за­безпечує виявлення значної кількості недоліків, порушень, зловживань.

Система внутрішньогосподарського контролю повинна бути доста­тньою для того, щоб:

усі господарські операції і процеси були точно і своєчасно документо­вані та відображені в обліку;

j» кошти підприємства не могли бути незаконно присвоєні або неефек­тивно використані;

• усі відхилення своєчасно виявлялись, аналізувались, а винні посадові
особи несли відповідальність;

• облікова інформація передавалась найбільш ефективним способом з
метою її оптимального використання посадовими особами;

• бухгалтерська звітність давала достовірну характеристику про резуль­
тати діяльності підприємства.

Слід врахувати, однак, що складність організації внутрішньогоспо­дарського контролю безпосередньо зв'язана з вартістю використання кон­кретних засобів контролю і потенційними збитками у їх разі відсутності.

Певна річ, якщо витрати на організацію і функціонування контро­лю перевищують віддачу, то така система контролю не вигідна. Щоб цьому запобігти можна заздалегідь підрахувати економічну ефективність її впровадження за таким алгоритмом:

Еі. п - 3_t п - Ві. „,

де Еі „- сума економічного ефекту від впровадження системи внут­рішньогосподарського контролю за роки, які беруться з розрахунок (з першого по енний);

Зі. _п - збитки можливі за роки, які беруться в розрахунок, через відсутність внутрішньогосподарського контролю або через неефек­тивність діючого;

Ві. _п - витрати на впровадження та підтримку системи внутріш­ньогосподарського контролю за роки, які беруться в розрахунок.

Розробляючи систему внутрішньогосподарського контролю, слід передбачити:

• відповідальність керівництва підприємства за організацію системи ко­
нтролю. Занадто великий вплив на функціонування системи керівних
працівників може зменшити незалежність та об'єктивність контролю;

• проблематичність доцільності використання складних контрольних
систем на невеликих підприємствах. За звичаєм функції контролю на
таких підприємствах виконує керівництво і посадові особи. Однак при
цьому ступінь об'єктивності та достовірності контролю різко зменшу­
ється;

• обмеження ефективності і дійовості контролю керівництвом підприєм­
ства. Щонайкраща система контролю в кінцевому підсумку буде не­
ефективною, якщо керівництво підприємства прагне обійти її, здійс­
нює натиск, або вступає з нею в змову. Якщо зловживання здійсню­
ються та вміло приховуються керівниками високого рангу з допомо­
гою бухгалтерів і контролерів (внутрішніх ревізорів, аудиторів), то ні­
яка система контролю не зможе діяти ефективно;

• відмову від неадекватних засобів контролю. Цей пункт тісно зв'язаний
з попереднім. Бо якщо діючі або розроблювані системи контролю не­
ефективні чи явно неадекватні, то в такому контролі просто немає не­
обхідності. В кінцевому підсумку це призведе до збитків;

• ступінь довіри до внутрішньогосподарського поточного (оперативно­
го) контролю, певна довіра виникає тоді, коли постійно діюча система
поточного контролю супроводжується проведенням адекватно спла­
нованих перевірок на відповідність. При цьому необхідно, щоб нега­
тивні результати аналізувались та визначалось одноразові чи система­
тичні виявлені недоліки;

• довіра до діяльності внутрішніх контролерів (ревізорів, аудиторів).
Для цього вони повинні мати професійні навички; незалежність від
контрольованих ними підрозділів, служб; повинні бути об'єктивно на­
лаштованими та чесними.

Дієвим посібником для внутрішніх контролерів може стати Кодекс професійної етики аудиторів України, який, окрім правил надання ауди­торських послуг, запроваджує фундаментальні принципи етики, що їх має дотримуватись аудитор, без сумніву такі принципи, як чесність, об'єктив­ність, високий професіоналізм, збереження комерційної таємниці, певна незалежність та законність повинні бути притаманні кожному, хто зосе­реджує свою професійну діяльність на засадах контролю, в тому числі і внутрішнього.

Слід пам'ятати, що діяльність внутрішніх контролерів (ревізорів, аудиторів) значною мірою впливає на економічну стабільність діяльності як окремого підприємства, так і Держави в цілому; на добробут працівни­ків підприємства і всього суспільства. Тож працівник системи внутріш­ньогосподарського контролю (внутрішній контролер) повинен бути чес­ним в усьому, що стосується його професійної діяльності.

Внутрішній контролер повинен виконувати свої функціональні обов'язки старанно, повинен бути справедливим і не допускати суб'єкти­вістського впливу на хід та наслідки перевірок, на взаємовідносини з по­садовими особами, чия діяльність перевіряється. В такому разі буде доде­ржано принцип об'єктивності.

Контролер повинен працювати компетентно, створювати добру ре­путацію фахівця, постійно підтримувати фахові знання. Для додержання принципу високого професіоналізму контролер повинен мати відповідну освіту; підтримувати і постійно відновлювати знання, вивчаючи законо­давчі і інструктивні матеріали, керуватись в своїй роботі означеними ети­чними принципами.

Принцип збереження комерційної таємниці передбачує, що внут­рішні контролери не будуть без згоди керівника підприємства розголошу-

вати отриману в ході перевірок інформацію, а навпаки будуть суворо до­тримувати її конфіденційності.

Певна річ: незалежність для внутрішнього контролера досить від­носний принцип вже хоча б тому, що він є працівником підприємства, на якому одержує заробітну платню. Однак цей принцип варто розглядати з позицій незалежності внутрішніх контролерів від контрольованих ними підрозділів та служб підприємства.

В своїй роботі внутрішні контролери повинні безапеляційно керу­ватись принципом законності. Факти виявлених недоліків і порушень во­ни зобов'язані обґрунтовувати посиланням на відповідний пункт інструк­ції, наказу, закону, інших зовнішніх та внутрішньогосподарських норма­тивних документів. Доцільним буде також розтлумачувати тим посадо­вим особам, чия діяльність перевіряється, необхідність та обов'язковість додержання і в їх безпосередній роботі принципу законності.

Особливості організації