Аудит системы управления организацией

Аудит (оценка) системы управления, как правило, включает два этапа:

1. Анализ системы управления

Анализ проводится для выявления существующих проблем системы управления. Могут быть выполнены следующие виды анализа:

- функциональный анализ деятельности по управлению организацией;

- SWOT-анализ системы управления;

- ПВО-анализ системы управления.

Функциональный анализ деятельности по управлению организацией проводится с целью выявления «слабых мест» в нормативной проработке функций управления.

SWOT-анализ системы управления проводится для разработки стратегии развития организации. SWOT-анализ предполагает: построение первичной матрицы SWOT-анализа, т.е. определение сильных (S) и слабых (W) сторон организации, а также ее возможностей (О) и угроз (Т) со стороны внешней среды. При построении первичной матрицы учитываются тенденции в развитии этих факторов. Затем производится построение вторичной матрицы SWOT-анализа, т.е. формулировка четырех стратегий деятельности (S-O, S-T, W-O, W-T), сочетающих в себе соответствующие группы факторов, перечисленных при построении первичной матрицы.

ПВО-анализ (проблемы, возможности, ошибки) системы управления проводится для выявления главной проблемы в деятельности организации. ПВО-анализ предполагает:

- определение проблем системы управления (П) – дается ответ на вопрос «Что мешает эффективному функционированию системы управления?», с указанием самих проблем, их причин и потерь от их наличия;

- определение возможностей системы управления (В) – дается ответ на вопрос «Что не задействовано в системе управления?», с указанием имеющихся возможностей, причин их неиспользования и возникающих вследствие этого потерь;

- определение ошибок в системе управления, или неудачных управленческих решений (О) – здесь дается ответ на вопрос «Что не так делается в управлении организацией?», с указанием допущенных ошибок, их причин и потерь от их наличия.

2. Формулировка главной проблемы и постановка измеримой цели по ее решению

На основании проведенного анализа производится формулировка главной проблемы системы управления, с указанием ее основных причин.

Для решения главной проблемы выбирается одна из четырех стратегий, сформулированных в ходе SWOT-анализа.

В соответствии с выбранной стратегией, определяется основное направление деятельности (идея цели) по решению главной проблемы. Затем производится разработка цели организации. Для этого определяется измеритель (единица измерения) идеи цели и устанавливается необходимое численное значение измерителя (измеримая цель).

Заключительным этапом является проверка измеримой цели на достижимость, т.е. оценка вероятности достижения цели в установленные сроки.

По результатам аудита системы управления производится моделирование бизенс-процессов.

В аудит системы управления компанией входит всестороннее исследование, т.е. анализ и оценка эффективности функционирования системы целиком и полноценного взаимодействия ее составных частей. По ее результатам происходит понимание того, насколько качественно функционирует весь механизм действия компании.

Любая компания – это многоуровневая система, состоящая из множества деталей (так или иначе, но всегда присутствует планирование, контроль, распределена ответственность, в наличии мотивация сотрудников). Вопрос в том, насколько все эти и другие детали правильно взаимосвязаны между собой, и как они влияют друг на друга, на сколько согласованы и уравновешены. Ответить на эти вопросы и позволяет проводимый аудит.

Проведение диагностики системы управления предприятия позволит:

1. выявить сферы управленческой деятельности, требующей развития и слабые стороны управления организацией, препятствующие полноценному развитию предприятия;

2. разработать программу оптимизации системы управления компанией;

3. снизить риски при проведении организационных изменений;

4. сформировать позицию руководства компании по направлениям и методам оптимизации системы управления компанией;

5. предупредить кризисные ситуации, обусловленные внутренней средой предприятия.

6. внедрить усовершенствованную систему мотивации для рядовых сотрудников и руководящего состава, позволяющую выстроить наиболее результативную управленческую деятельность.

Основная цель аудита учредительных документов и расчетов с учредителями - подтверждение законных оснований деятельности экономического субъекта на протяжении всего периода его функ­ционирования от момента регистрации до фактической реорганизации или ликвидации. Из данного определения следует, что аудитор должен ответить на следующие вопросы.

Насколько полно и своевременно оформлены все необходимые документы для того, чтобы экономический субъект имел юридические основания для:

- функционирования;

- прекращения функционирования.

Полностью ли приведены все расчеты с учредителями по:

- формированию уставного капитала;

- промежуточным расчетам;

- окончательным расчетам.

Соблюдено ли законодательство по налогам.

Для ответов на эти вопросы аудиторская организация должна учесть все моменты, существенным образом влияющие на ход проверки экономического субъекта. А именно:

1. организационно-правовая форма. Для зарегистрированных на территории РФ экономических субъектов в соответствии с ГК ч. 1 (ОАО, ЗАО, ООО и т. д.).

2. форма собственности. Для зарегистрированных на территории РФ экономических субъектов в соответствии с ГК ч. 1 (государственная, частная и т.д.).

3. юрисдикция. Подчинение законодательству международному, российскому, субъектов федерации и т.д.

4. статус (дочернее, зависимое, холдинг, МП). Экономические субъекты могут быть зависимыми, дочерними, малыми предприятиями.

5. виды деятельности. Деятельность может осуществляться как на основе специальных разрешений, как на основе лицензий, так и без них.

6. участие иностранного капитала. Экономические субъекты могут быть как полностью контролируемые иностранным капиталом, так и совместными.

7. правовой режим территории. Территория функционирования может не ограничиваться территорией РФ, свободных экономических зон, а также закрытых административно-территориальных образований.

Аудиторская организация должна выделить для себя, по крайней мере, 4 направления проверки:

- аудит учредительных документов.

- аудит формирования уставного капитала.

- аудит расчетов с учредителями.

- аудит налогообложения при формировании уставного капитала и при расчетах с учредителями.

Первое направление предполагает проверку юридических оснований на право функционирования экономического субъекта в соответствии с действующим законодательством; второе — проверку правильности и своевременности формирования уставного капитала; третье — проверку правильности формирования уставного капитала, промежуточных и окончательных расчетов с учредителями (участниками), а четвертое — проверку начисления и выплаты налогов и иных обязательных платежей.

Из анализа этих направлений проверки вытекают следующие задачи:

1. подтвердить юридические основания на право функционирования экономического субъекта;

2. подтвердить правильность формирования уставного капитала;

3. подтвердить правильность промежуточных и окончательных расчетов с учредителями;

4. установить полноту и своевременность формирования уставного капитала;

5. установить полноту и правильность расчетов с учредителями;

6. подтвердить достоверность бухгалтерской (финансовой) отчетности в части:

- величины и структуры уставного капитала;

- задолженности учредителей (участников) по вкладам в уставный капитал;

- наличие собственных акций, выкупленных у акционеров;

- задолженности учредителям (участникам) по выплате доходов;

- организационных расходов. Финансовые вложения в части вложения в уставные капиталы других экономических субъектов.

7. Установить правильность и наличие оснований расчетов. Оценить вносимые в качестве вкладов в уставный капитал материальные ценности (включая объекты недвижимости), нематериальные активы, ценные бумаги и т. д.

8. Установить правильность и своевременность получения доходов от участия в уставных капиталах других экономических субъектов.

9. Установить юридические основания для вхождения, участия и выбытия из уставных капиталов других экономических субъектов.

10. Установить правильность начисления, удержания и перечисления налогов и иных обязательных платежей.

11. Экспертиза учредительных документов экономического субъекта

В ходе аудиторской проверки экономического субъекта аудитор должен осуществить экспертизу учредительных документов не на соответствие действующему законодательству, а на наличие и полноту сведений, которые позволяют:

- осуществлять деятельность экономического субъекта;

- производить расчеты;

- исполнять обязательства;

- осуществлять формирование уставного капитала, фондов и резервов;

- уточнять расчеты с учредителями;

- определить правовые и налоговые последствия сделок и т. д.

Здесь необходимо помнить, что полученную в ходе экспертизы учредительных документов информацию аудитор может использовать при проверке других участков и операций учета. Поэтому в рабочих документах ему следует определять влияние полученной информации на формирование полного аудиторского суждения.

В ходе экспертизы учредительных документов необходимо установить:

1. структуру управления экономическим субъектом и полномочия руководителей всех уровней при принятии соответствующих управленческих решений;

2. своевременно ли внесены в учредительные документы изменения (если они были);

3. виды деятельности экономического субъекта;

4. учредителей экономического субъекта;

5. размер уставного капитала и доли каждого учредителя;

6. адекватность методов оценки вносимых учредителями долей в уставный капитал в натуральной и нематериальной формах;

7. своевременно ли учредители внесли свои доли в уставный капитал;

8. в каком размере и виде учредители внесли свои доли в уставный капитал;

9. правильность оформления документов по взносам в уставный капитал;

10. организационно-правовую форму экономического субъекта (акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и т.д.);

11. является ли проверяемый экономический субъект субъектом малого предпринимательства;

12. предусмотрено ли в уставе осуществление внешнеэкономической деятельности;

13. счета, которые имеет право открывать экономический субъект в учреждениях банков;

14. предусмотрено ли в уставе создание резервного и других фондов;

15. имеет ли право экономический субъект создавать на территории РФ и за рубежом филиалы и другие структурные подразделения, выделенные на самостоятельный баланс;

16. наличие лицензии на осуществление видов деятельности, подлежащих лицензированию в соответствии с действующим законодательством;

17. порядок распределения прибыли, оставшейся в распоряжении экономического субъекта по итогам года после уплаты обязательных платежей;

18. правильность исчисления доходов учредителей и акционеров и удержания налога на доходы;

19. правильность оформления бухгалтерской документации и составления бухгалтерских проводок по формированию уставного капитала;

20. соответствие записей в первичных документах записям в регистрах бухгалтерского учета по счетам 75 «Расчеты с учредителями» и 80 «Уставный капитал».

Эти данные потребуются аудитору при проверке других участков и операций бухгалтерского учета экономического субъекта.

Для проверки аудиторской организацией используются следующие основные документы:

- устав экономического субъекта;

- учредительный договор;

- патент для субъектов малого предпринимательства;

- протоколы собраний учредителей;

- свидетельство о государственной регистрации;

- свидетельство о регистрации в Министерстве экономики РФ (для экономических субъектов с участием иностранного капитала);

- документы, связанные с приватизацией и акционированием предприятий, находившихся в собственности государства, субъектов Федерации, общественных организаций, колхозов и т.д.;

- документы, подтверждающие права собственности учредителей на имущество, вносимое в оплату приобретенных ими акций при государственной регистрации общества с участием государст­венных или муниципальных предприятий;

- свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговых органах, Пенсионном фонде, Фонде социального страхования, Фонде обязательного медицинского страхования, в экологических фондах и т.д.;

- договор на банковское обслуживание;

- зарегистрированные изменения к учредительным документам;

- реестр акционеров для акционерных обществ;

- выписки из протоколов годового собрания акционеров;

- выписки из протоколов собраний акционеров, учредителей;

- выписки из решений совета директоров;

- приказы и распоряжения исполнительной дирекции;

- лицензии и разрешения на определенные виды деятельности;

- переписка с учредителями и акционерами;

- журналы регистрации выдачи доверенностей и полномочий при регистрации, перерегистрации, ликвидации, реорганизации и иных действиях другим лицам (помимо руководителя) экономического субъекта;

- внутренние положения;

- документы, подтверждающие внесение долей учредителей в уставный капитал в денежной, натуральной, нематериальной формах или в виде ценных бумаг (выписки банка, приходные кассовые ордера, акты оприходования имущества, представленного в натуральной форме в качестве взноса в уставный капитал и т.д.);

- методики оценки вносимых долей в уставный капитал в натуральной и нематериальной формах;

- отчетность за начальный период деятельности экономического субъекта после государственной регистрации;

- годовая отчетность;

- отчетность на дату ликвидации или реорганизации экономического субъекта.

Планирование аудиторской проверки учредительных документов и расчетов с учредителями осуществляется на основе сводного общего плана и сводной программы аудита экономического субъекта.

Общий план проверки учредительных документов и расчетов с учредителями должен учитывать направления аудита, рассмотренные выше.

При организации учета расчетов с учредителями и формировании уставного капитала возникают различные упущения, ошибки, испорченные записи. Приведем основные из них:

- кредитовый остаток по счету 80 не соответствует заявленному в учредительных документах;

- необоснованное увеличение уставного капитала в результате завышения стоимости материальных ценностей, нематериальных активов, вносимых в счет уставного капитала;

- невнесение или неполное внесение учредителями долей в уставный капитал в установленные сроки;

- несвоевременное внесение изменений в реестр акционеров;

- несвоевременное оформление выбытия и приема новых учредителей;

- невыплата дивидендов по привилегированным акциям;

- неправильное оформление крупных сделок для акционерных обществ (в соответствии с Федеральным законом «Об акционерных обществах»);

- неправильное оформление вносимых учредителями долей в уставный капитал;

- неправильное оформление возврата учредителям долей из уставного капитала;

- отсутствуют подтверждающие документы по совершенным финансово-хозяйственным операциям;

- недооформленные и просроченные документы;

- исправления записей в документах без необходимых оснований;

- отсутствие подлинников или заверенных в соответствии с законодательством документов;

- фиктивные документы и операции;

- неотражение свершившихся операций;

- деятельность без лицензии;

- неправильное исчисление налога на доходы;

- неисполнение нормативных документов.

Общие подходы к экспертизе учетной политики.

В системе нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации для экономических субъектов наиболее существенным является четвертый (низший) уровень, который включает рабочие документы экономического субъекта (организации), формирующие ее учетную политику в методическом, техническом и организационном аспектах.

Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), устанавливает основы формирования (выбора и обоснования) и раскрытия (придания гласности) учетной политики организаций, являющихся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации (кроме кредитных организаций). Учетная политика включает совокупность способов ведения бухгалтерского учета — первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.

Экспертиза учетной политики, как правило, должна предшествовать всем остальным этапам аудиторской проверки. Поэтому аудитор прежде всего должен выяснить, имеется ли приказ (распоряжение) руководителя предприятия по учетной политике.

Термин «учетная политика» встречается в основных документах по нормативному регулированию бухгалтерского учета, включая Закон о бухгалтерском учете, Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, ПБУ «Учетная политика организации», и других документах, что свидетельствует о значимости этого положения для экономического субъекта.

Основные положения учетной политики затрагивают различные аудиторские документы и прежде всего методики проведения аудиторской проверки и российские правила (стандарты) аудиторской деятельности, которые содержат прямые ссылки на учетную политику экономического субъекта (организации). Такие ссылки имеются в таких российских правилах (стандартах) аудиторской деятельности, как «Аналитические процедуры», «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита», «Понимание деятельности экономического субъекта», «Действия аудитора при выявлении искажений бухгалтерской отчетности» и др.

Общим в отмеченных ссылках является прямое указание аудиторам обращать внимание на правильность формирования и использования экономическим субъектом положений по учетной по­литике. Следовательно, задача аудитора — проанализировать и оценить как общие, так и конкретные элементы учетной Политики и отразить все это в аналитической части аудиторского заключения.

В связи с введением в действие с 1 января 2002 г. гл. 25 Налогового кодекса РФ «Налог на прибыль» в ст. 313 подчеркнуто, что «порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя». Таким образом в учетной политике налогоплательщик должен выделить все важнейшие положения, которые он будет применять.

Независимо от используемых вариантов учетной политики аудитор должен проверить правомерность применения ее положений как в целях ведения бухгалтерского учета, так и в целях налогообложения.

Экспертиза основных элементов учетной политики экономического субъекта в целях бухгалтерского учета. Под основными элементами учетной политики понимают методические, технические и организационные ее элементы.

Неудовлетворительный уровень свидетельствует о том, что:

- учетная политика в целях ведения бухгалтерского учета в организации отсутствует;

- положения учетной политики не соответствуют нормативным актам;

- большинство методик по ведению бухгалтерского учета в учетной политике экономического субъекта не приведено.

Экспертиза учетной политики в целях налогообложения. Основные положения, которые должны быть включены в учетную политику в целях налогообложения

Неудовлетворительный уровень свидетельствует о следующем:

- учетная политика в целях налогообложения отсутствует;

- положения учетной политики не соответствуют нормативным актам, зафиксированным в НК РФ, особенное гл. 25;

- большинство положений учетной политики в целях налогообложения отсутствует в учетной политике аудируемого лица.

По результатам анализа учетной политики как в целях бухгалтерского учета, так и в целях налогообложения аудитор делает общие выводы и вместе с субъектом принимает решение о дальнейшем ведении работы по проверке аудируемого лица.