Організація та користування системами управління електронними документами

Системи управління електронними документами (СУЕД) призначені для комп’ютеризації усього комплексу робіт з документами як створеними в конкретній установі, так і тими, що надійшли ззовні: введення документів у систему, реєстрація, розподіл і розсилання, редагування і модифікація, оперативне зберігання і архівування, пошук і перегляд, витяг і відтворення, контроль за виконанням, розмежування доступу, довідкова служба, забезпечення групової (кооперативної) роботи з документами.

Основні цілі впровадження систем управління електрон­ними документами в роботу установи:

підвищення продуктивності праці;

· підвищення оперативності роботи з документами;

· покращення якості підготовки, опрацювання, від­творення документів;

· скорочення кількості непотрібних документів і не­потрібних розсилань;

· покращення організації контролю за просуванням і виконанням документів;

· розширення можливостей довідково-інформаційного обслуговування.

Розроблення конкретної системи управління електрон­ними документами або настроювання придбаної системи необхідно здійснювати на основі системного аналізу діяль­ності установи. Для цього визначають:

· основні завдання установи;

· рівні організаційної структури;

· групи користувачів, їх інформаційні запити;

· етапи життя документів і відповідальні за них служби;

· схема функціонування системи;

· склад і структура бази даних;

· форми подання вхідної інформації і вихідних до­кументів.

Конкретний зміст і важливість завдань таких систем визначають на основі аналізу моделі діяльності установи. Узагальнено модель діяльності установи може бути подана як організована сукупність взаємозалежних процесів (ділових процесів його персоналу). До них належать:

· процеси обслуговування клієнтів установ;

· процеси адміністративно-управлінської і господар­ської діяльності;

· організація фінансових розрахунків;

· організація й супровід документообігу;

· інформаційно-аналітичне забезпечення.

Системи управління документами однієї установи об’єднують в єдину систему, структура якої має відбивати організаційну структуру певної установи. Для функціо­нування такої системи створюють і використовують загальне комунікаційне середовище, наприклад, Internet/Intranet, яке дозволяє здійснювати обмін електронними документами як всередині установи, так і між її підрозділами. Таке середовище є основою ефективності доступу до інформаційних ресурсів і систем родинних і вищих організацій. Intranet установи може містити ряд віртуальних підмереж різно­манітних підрозділів із різним ступенем захисту залежно від специфіки їх роботи. Вихід в Internet здійснюють, як правило, з урахуванням вимог безпеки роботи установи.

Кожний користувач системи на своєму рівні приймає рішення щодо подальшого просування документів. Документу необхідно подати зручний графічний інтерфейс, за допомогою якого користувач може вибрати для потрібних документів певну “маршрутну карту” з описом етапів опрацювання цих документів.

Важливим завданням є комп’ютеризація окремих робочих місць секретаря-референта, секретаря-помічника, менеджера, бухгалтера, керівника. Основними недоліками цього підходу є відсутність засобів організації електронного інформаційного обміну між працівниками і підрозділами підприємств (закладів, організацій, фірм), відсутність зв’язків прикладних процедур з автоматизацією процедур діловодства.

Прогрес у застосуванні електронної технології опрацювання документів і поступової заміни паперових форм визначають розвиток комунікацій і, насамперед, Internet.