Документування управлінської діяльності як сукупність процесів фіксації управлінських дій

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами управлінських дій на паперових або магнітних носіях, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, переведення, зберігання та використання інформації протягом певного часу або постійно.

Установи здійснюють діловодство, ведуть документа­цію і листування українською мовою. У населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою, можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством.

Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформляти українською мовою або мовою країни - адресата чи однією із мов міжнародного спілкування.

В установах визначають конкретний комплекс до­кументів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

Управлінську діяльність здійснюють шляхом видання розпорядчих і нормативних документів: наказів, розпоряджень, постанов, інструкцій, доручень.

Видання розпорядчих документів установ визначено актами законодавства, положеннями (статутами) про них.

З питань, що становлять взаємний інтерес і входять до компетенції кількох організацій (закладів, установ), можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів є:

· Конституція та закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

· здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань відповідно до її компетенції;

· потреба у правовому регулюванні діяльності установи.

Вирішення найбільш важливих питань викладають у постановах, рішеннях, наказах і розпорядженнях. Конкретні питання виконання і уточнення прийнятих рішень викладають у вказівках та інструкціях.

Розпорядчі документи, що надходять від органів вищого рівня, доводять до установ, що належать до сфери їх управління. Установа має право інформувати про зміст документів органів вищого рівня ті організації, що належать до сфери її управління, шляхом:

· розсилання ксерокопії документів органу вищого рівня разом із супровідним листом;

· видання самостійних розпорядчих документів (наказів, розпоряджень, рішень, вказівок), в яких викладено зміст документа органу вищого рівня;

· видання інформаційного листа, якщо розпорядчий документ органу вищого рівня не потребує конкретизації завдань.

У всіх випадках документи, що видані на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих до­кументів, дати, їх номерів, заголовків.

Хід обговорення питань і рішень, що приймають в колегіальних органах, на зборах, нарадах, фіксують в протоколах. Протоколи оформляють на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі, коли засідання стенографовано, зміст виступів до протоколу не заносять. Розшифровану і належним чином оформлену стенограму додають до протоколу.

Якщо хід засідання фіксують на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковують і заносять до протоколу.

Рішення колегіальних органів, нарад, зборів, засідань доводять до виконавців шляхом надсилання їм рішень. Рішення установ провадяться в життя наказами установи (керівника установи).

Органи вищого рівня під час здійснення оперативних зв’язків із установами, що належать до сфери його управління, можуть надсилати листи. Як правило, листи складають у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз’яснення, вказівки (особисті або телефоном), провести інструктування.

Якщо службовий документ потребує негайного ви­конання, то передавання тексту документа може здійснюватися телефоном, телефаксом, електронною поштою.

Для правильного формування справ у діловодстві кожен документ, як правило, складається з одного питання за винятком протоколів, наказів, розпоряджень, планів, звітів та інших узагальнювальних документів.

Проекти постанов, рішень, наказів, інструкцій та інших документів нормативного характеру обов’язково перевіряє юридичний відділ установи з погляду відповідності вимогам чинного законодавства. Працівники юрвідділу візують ці документи.

Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладено на безпосередніх виконавців і керівників підрозділів чи установ.