Вимоги до документів, що виготовляють машинописними засобами

Документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп’ютерної техніки. Управлінські документи переважно друкують розміром шрифту у 12-14 друкарських пунктів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні і доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено створювати рукописним способом.

У друкарському бюро і структурних підрозділах друкують лише службові документи. Рукописи, які здають до друку, повинні бути написані чорнилом темного кольору, ретельно вивірені і завізовані виконавцем та керівником структурного підрозділу.

Рукописи, написані нерозбірливо, кольоровим чорнилом, до друку не приймають.

На рукописі виконавець зазначає скільки примірників необхідно друкувати, на якому форматі, дату надання матеріалів в друкарське бюро.

Текст документів, надрукованих на папері формату А4, друкують через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу. Тексти документів, що готують до видання, друкують через два міжрядкових інтервали.

Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів “адресат”, “гриф затвердження”, “Відмітка про наявність додатка”, “гриф погодження” відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

1.5

Заступник Міністра 1

освіти України

Підпис Ініціал(и), прізвище

1.5

Дата

Реквізити документа відокремлюються один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Розшифрування підпису в реквізиті “Підпис” друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем, наприклад:

Директор НТБ Національного університету

“Львівська політехніка” О.В. Шишка

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізи­тів - 73 мм (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

· 12,5 мм - для початку абзаців у тексті;

· 92 мм - для реквізиту “адресат”;

· 104 мм - для реквізитів “гриф затвердження” та “гриф обмеження доступу”;

· 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті “підпис”;

· не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів “дата документа”, “заголовок до тексту”, “текст” (без абзаців), “відмітка про наявність додатка”, “прізвище виконавця і номер його телефону”, “відмітка про виконання документа і направлення його до справи”, найменування посади у реквізитах “підпис” та “гриф погодження”, засвідчувального напису “згідно”, а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого берега, а другий - через 104 мм.

Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова “Додаток” і “Підстава” друкують від межі лівого берега, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок повинні проставлятися по­середині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова “сторінка” та розділових знаків.

Друкований текст перевіряє виконавець. Якщо виявлено друкарські помилки, пропуски тощо, виправлення тексту дозволено лише на машинці, без помарок.

На документи, створених за допомогою ПК, поширено всі основні вимоги щодо оформлення службових документів: застосування бланка, підписання, датування. Додатковою вимогою щодо оформлення цих документів є обов’язковість всіх понять, відображених цифрами, значками та іншим способом. Заголовки до текстів машинограм формулюють за такими ж правилами. У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійну частину заголовка доповнюють змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

 

Розмноження документів

Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначають керівники установи, а необхідність розмноження окремих документів - керівники структурних підрозділів.

Службові документи залежно від їх призначення Друкують у підрозділах установи, друкувальному бюро та розмножуються спеціалізованими підрозділами.

Матеріал, підготовлений до друку на машинці, повинен бути написаний розбірливо, темним чорнилом та ретельно перевірений. Рукописи, неохайно оформлені та з великою кількістю виправлень, до друку не приймають.Для уникнення повторного друку зміст рукописів повинен бути погоджений виконавцем з відповідним керівником.

Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватися безпосередньо секретарем за допомогою засобів оргтехніки, якими обладнане робоче місце. Розмноження великих за обсягом документів повинно здійснюватися спеціалізованим підрозділом за такими правилами:

· для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток 18);

· документи, які необхідно розмножити, передають у спеціалізований підрозділ з розмноження разом із замовленням; на замовленні вказують його номер, дату пере­давання та термін виконання замовлення;

· замовлення реєструють у спеціальному журналі обліку роботи спеціалізованого підрозділу; одержавши розмножений документ, працівник, що його одержує, роз­писується за замовлення та вказує дату отримання;

· оригінали документів і виготовлені з них копії після розмноження повертають замовникам.

Тираж розмноження документів визначає виконавець з урахуванням потреб зацікавлених у них підрозділів установи.