Документирование с применением электронно-

ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

Как уже отмечалось, документирование может осуществляться не только на естественном

языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае

информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется,

т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения

могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть

представлены в похожей форме.

К кодированию информации человек стал прибегать с давних пор. Как справедливо

отмечается в литературе, уже письмо и арифметика представляют собой не что иное как

системы кодирования речи и числовой информации. Однако решающий шаг был сделан в

результате изобретения так называемого двоичного кодирования, т.е. кодирования

информации с помощью всего лишь двух символов - 0 и 1, называемых битами (от англ.

bit - binary digit - двоичная цифра). Таким способом стало осуществляться кодирование

букв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Именно двоичное

кодирование было заложено в конструкцию компьютеров.

Техническими предпосылками появления компьютера стало развитие электроники и

счётно-аналитической вычислительной техники. Ещё во второй половине 18 века француз

Ж.М.Джакард предложил использовать машинные перфокарты для управления ткацкими

станками. А в 1834 г. Ч.Бэббедж разработал проект управляемой с помощью программы

счётной механическойаналитической машины, имевшей практически те же устройства,

что и современные компьютеры: память, арифметическое устройство, устройства

управления, ввода и вывода информации. В конце 19 века Г.Холлерит сконструировал

электромеханическую счётную машину, способную сортировать и считывать

информацию с перфокарт, использовавшихся как матричные носители

документированной информации. С помощью этой машины удалось всего лишь за один

год обработать материалы 11-й переписи населения Северо-Американских Соединённых

Штатов, вместо первоначально предполагавшихся 7 лет71. В России счётные машины для

работы с перфокартами впервые были применены в 1897 г. для обработки материалов

первой всеобщей переписи населения.

В первой четверти 20 столетия были изобретены и широкое распространение в

радиотехнике получили электронные лампы.

В результате на рубеже 1930-х - 1940-х годов сразу в нескольких странах мира, в том

числе и в СССР, возникла идея создания программно управляемых вычислительных

машин. В нашей стране серийное производство ЭВМ было налажено в 1952 г.

С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации процессов

документирования информации, её передачи, хранения и использования. Всё более

широкое распространение получают документы на машинных носителях, т.е. документы,

созданные с использованием материальных носителей и способов записи,

обеспечивающих обработку документированной информации электронно-

вычислительной техникой.

На первых порах в процессе работы с ЭВМ использовался преимущественно

перфорационный метод закрепления, передачи и хранения кодированной информации,

т.е. необходимая информация с помощью специальных машин - перфораторов и

контрольников фиксировалась на машинных перфокартах или перфолентах в виде

круглых либо прямоугольных пробивок в определённых информационных точках.

Впоследствии закрепление закодированной информации стало осуществляться

преимущественно на магнитной ленте, магнитных дисках и др.

С начала 1960-х годов в Советском Союзе стали действовать первые вычислительные

комплексы, предназначенные для автоматизированной обработки управленческой

информации. К середине 1980-х годов в стране насчитывалось уже более 6000

автоматизированных систем управления. Это привело к массовому созданию

управленческих документов на машинных носителях. В 1982 г. было создано первое в

СССР архивохранилище машиночитаемых документов72.

С конца 1980-х гг. в нашей стране начинается широкое использование персональных

компьютеров. К настоящему времени в большинстве организаций, учреждений, на

предприятиях работа с документами осуществляется преимущественно с помощью

компьютерной техники. Таким образом, электронные документы прочно вошли в сферу

документационного обеспечения управления. Во второй половине 1990-х годов вошёл в

употребление и сам термин "электронный документ".

Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них

информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она

зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация

приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора,

принтерная распечатка и т.п.).

Подобная специфика порождает дискуссии вокруг понятия "электронный документ". Не

случайно сам этот термин пока отсутствует в Государственном стандарте. Вместо него в

ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

сохранён прежний термин - "документ на машинном носителе", который определяется

как "документ, созданный с использованием носителей и способов записи,

обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной".

Предлагаемые же в документоведческих исследованиях определения электронного

документа нуждаются в совершенствовании и уточнении.