ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ
Как уже отмечалось, документирование может осуществляться не только на естественном
языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае
информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется,
т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения
могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть
представлены в похожей форме.
К кодированию информации человек стал прибегать с давних пор. Как справедливо
отмечается в литературе, уже письмо и арифметика представляют собой не что иное как
системы кодирования речи и числовой информации. Однако решающий шаг был сделан в
результате изобретения так называемого двоичного кодирования, т.е. кодирования
информации с помощью всего лишь двух символов - 0 и 1, называемых битами (от англ.
bit - binary digit - двоичная цифра). Таким способом стало осуществляться кодирование
букв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Именно двоичное
кодирование было заложено в конструкцию компьютеров.
Техническими предпосылками появления компьютера стало развитие электроники и
счётно-аналитической вычислительной техники. Ещё во второй половине 18 века француз
Ж.М.Джакард предложил использовать машинные перфокарты для управления ткацкими
станками. А в 1834 г. Ч.Бэббедж разработал проект управляемой с помощью программы
счётной механическойаналитической машины, имевшей практически те же устройства,
что и современные компьютеры: память, арифметическое устройство, устройства
управления, ввода и вывода информации. В конце 19 века Г.Холлерит сконструировал
электромеханическую счётную машину, способную сортировать и считывать
информацию с перфокарт, использовавшихся как матричные носители
документированной информации. С помощью этой машины удалось всего лишь за один
год обработать материалы 11-й переписи населения Северо-Американских Соединённых
Штатов, вместо первоначально предполагавшихся 7 лет71. В России счётные машины для
работы с перфокартами впервые были применены в 1897 г. для обработки материалов
первой всеобщей переписи населения.
В первой четверти 20 столетия были изобретены и широкое распространение в
радиотехнике получили электронные лампы.
В результате на рубеже 1930-х - 1940-х годов сразу в нескольких странах мира, в том
числе и в СССР, возникла идея создания программно управляемых вычислительных
машин. В нашей стране серийное производство ЭВМ было налажено в 1952 г.
С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации процессов
документирования информации, её передачи, хранения и использования. Всё более
широкое распространение получают документы на машинных носителях, т.е. документы,
созданные с использованием материальных носителей и способов записи,
обеспечивающих обработку документированной информации электронно-
вычислительной техникой.
На первых порах в процессе работы с ЭВМ использовался преимущественно
перфорационный метод закрепления, передачи и хранения кодированной информации,
т.е. необходимая информация с помощью специальных машин - перфораторов и
контрольников фиксировалась на машинных перфокартах или перфолентах в виде
круглых либо прямоугольных пробивок в определённых информационных точках.
Впоследствии закрепление закодированной информации стало осуществляться
преимущественно на магнитной ленте, магнитных дисках и др.
С начала 1960-х годов в Советском Союзе стали действовать первые вычислительные
комплексы, предназначенные для автоматизированной обработки управленческой
информации. К середине 1980-х годов в стране насчитывалось уже более 6000
автоматизированных систем управления. Это привело к массовому созданию
управленческих документов на машинных носителях. В 1982 г. было создано первое в
СССР архивохранилище машиночитаемых документов72.
С конца 1980-х гг. в нашей стране начинается широкое использование персональных
компьютеров. К настоящему времени в большинстве организаций, учреждений, на
предприятиях работа с документами осуществляется преимущественно с помощью
компьютерной техники. Таким образом, электронные документы прочно вошли в сферу
документационного обеспечения управления. Во второй половине 1990-х годов вошёл в
употребление и сам термин "электронный документ".
Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них
информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она
зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация
приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора,
принтерная распечатка и т.п.).
Подобная специфика порождает дискуссии вокруг понятия "электронный документ". Не
случайно сам этот термин пока отсутствует в Государственном стандарте. Вместо него в
ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
сохранён прежний термин - "документ на машинном носителе", который определяется
как "документ, созданный с использованием носителей и способов записи,
обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной".
Предлагаемые же в документоведческих исследованиях определения электронного
документа нуждаются в совершенствовании и уточнении.
