Методологический подход при создании муниципальной информационной системы. Базовые части и основное звено в структуре муниципальной ИС.

Информатизация управленческой деятельности в городах реализуется, как правило, в соответствии с основными концепциями создания автоматизированных информационных систем.

В основу методологии создания информационной системы города положен принцип адекватного отражения организационной структуры управления городским хозяйством. Информационная структура города должна строится с учетом структуры и процессов функционирования его органов управления, потребностей в информационном обеспечении населения и различных организаций.

Рис. 36. Пример структуры мэрии города

Целью создания и функционирования ИС управленческой деятельности административных структур является автоматизированная обработка всей поступающей информации для принятия мэром и руководящим звеном мэрии своевременных, взвешенных и наиболее обоснованных решений по управлению социально-хозяйственным комплексом города.

Представленная на рис. 36 обобщенная структура мэрии города показывает составляющие систему городского управления подразделения, должностные лица которых являются пользователями информации.

Подсистемы муниципальной ИС решают следующие комплексы функциональных задач:

· законодательное и нормативное обеспечение;

· экономика, финансы и налогообложение;

· управление муниципальным имуществом;

· социальная защита и помощь населению;

· здравоохранение;

· землеустройство, строительство, архитектура и экология;

· жилищное и коммунальное хозяйство;

· дороги и транспорт;

· образование;

· культура и спорт;

· торговля, общественное питание и бытовое обслуживание населения;

· охрана и правопорядок.

Функциональные подсистемы отражают вертикальную структуру органов управления на всех уровнях власти - городской совет, мэрия, администрации округов, органы управления муниципальных учреждений. Ведомственные организации представляют собой взаимодействующие подсистемы, с которыми организуется и осуществляется обмен информацией по интересующим вопросам. Распределение по функциональным подсистемам определяет основу структуры ИС города, так как информация в них легко структурируется по предметному признаку, обеспечивая необходимую унификацию для автоматизации процессов сбора, обработки, хранения, накопления в банках данных и использования информации в пределах подсистемы. При создании муниципальных ИС, как правило, выделяют справочно-аналитическую и управленческую ее части.

В справочно-аналитической части системы сосредоточиваются большие общегородские массивы данных. Так, в крупных городах создаются автоматизированные банки данных в масштабе городского хозяйства, имеющие целью своевременно обеспечивать широкий спектр пользователей актуализированными достоверными сведениями о состоянии объектов и субъектов городского хозяйства за определенный период времени. В частности, разрабатываются и функционируют базы данных по территориальному кадастру (Землепользование, Застройка, Административное деление, Транспортно-улично-дорожная сеть, Инженерное обеспечение и др.), база данных по предприятиям и организациям (например, Общегородской реестр предприятий), базы данных по зданиям жилого и нежилого фонда, адресов строений и т.п. Большое практическое использование получили базы данных, устанавливающие взаимодействие физических и юридических лиц с объектами недвижимости, обеспечивающие учет распределения жилой площади, учет квартиросъемщиков и др.

Управленческая часть системы развивается по мере автоматизации рутинных процедур реализации функциональных задач и принятия решений, составной частью которых являются расчеты. В отличие от задач справочно-аналитического характера управленческие задачи обычно имеют четкую периодичность и жесткие сроки исполнения. Примерами автоматизированного решения наиболее крупных задач являются расчет и выдача пенсий или расчет и распечатка платежных документов по сбору квартирной платы с использованием новых информационных технологий.

Рассмотренные методические и практические стороны информатизации управленческой деятельности по ряду департаментов муниципального управления позволяют сделать некоторые обобщения по применению информационных технологий для автоматизации решения функциональных задач в этой проблемной области.

· Информационно-технологическую основу ИС муниципального управления составляют АРМ специалистов, решающих задачи по конкретным направлениям деятельности отдельных департаментов, комитетов, реализующих узкоориентированные оперативно-тактические цели функционирования на уровне административных округов.

· Центральным звеном создаваемой или функционирующей ИС на основе которого строится информационный взаимообмен, является локальная вычислительная сеть мэрии, образованная из локальных сетей отдельных департаментов и подразделений мэрии, где за каждым из файл-серверов изначально закрепляются узкопрофессиональные задачи.

· Многоуровневые информационно-вычислительные сети, объединенные каналами связи, не только обеспечивают необходимое информационное взаимодействие между уровнями управления, но и позволяют организовать для каждого пользователя удобный интерфейс как со справочно-аналитический частью ИС муниципального управления, так и с корпоративной сетью, составляющей программно-технологическую базу решения функциональных задач.

Такой подход является предпочтительным, так как позволяет реализовать принцип одноразового ввода информации в систему и ее многократное использование разными подразделениями. Применение открытых систем в ИС муниципального управления, которые состоят из компонентов, взаимодействующих друг с другом через стандартные интерфейсы, предопределено современными подходами в развитии информационных технологий, стандартов открытых систем, средств вычислительной техники.

Как показывает практика создания ИС муниципального управления, с ростом потоков информационного взаимообмена и унификации отдельных технологических цепочек территориально распределенные сети отдельных подразделений (например, департамента финансов, департамента муниципального имущества, аппарата мэра и др.) легко объединяются в единую корпоративную сеть. Сетевые информационные ресурсы в таких случаях размещаются на нескольких файловых серверах, один из которых является коммуникационным. Это позволяет осуществлять удаленный доступ к сетевым ресурсам мэрии пользователям, находящимся вне стен здания мэрии.

В качестве базового элемента для изучения города, а затем и разработки проектных решений, как правило, выбирают городской административный район, который достаточно полно охватывает все стороны информатизации. Особенно это актуально для городов со сложной административной и организационной структурой. Удачный выбор района в качестве базового элемента проектируемой информационной системы позволяет при минимальных затратах в сжатые сроки провести экспериментальную проверку идей информатизации на одном (двух) районах с последующим тиражированием результатов на все районы города. В опытном районе создается первичная (базовая) распределенная информационно-вычислительная система, представляющая собой корпоративную сетевую структуру, важнейшим звеном которой является информационный или ситуационный центр. К центру подключаются локальные сети и системы, персональные компьютеры, являющиеся рабочими станциями организаций и отдельных абонентов. Созданная таким образом информационная система реализует все технологические функции - осуществляет сбор, обработку, хранение, передачу информации, формирование отчетности, оказание всевозможных видов коммуникационных, информационных и вычислительных услуг. При наличии ситуационного центра администрации предоставляются все необходимые условия для выработки и принятия не только индивидуальных, но и групповых, кооперативных и коллегиальных решений, а использование программно-технологических средств электронного офиса открывает неограниченные возможности специалистам и администраторам пользоваться информацией в формах печатных изданий, графических материалов, баз данных и баз знаний в режиме реального времени, а также проводить консультации, совещания, конференции и т.п.

Основные требования к информационной системе логистики предприятия (ИСЛП). Структурная диаграмма основных бизнес-процессов в информационной системе логистики предприятия (синтаксис IDEF0).

Автоматизация функций логистики возможна лишь при параллельном функционировании информационной системы логистики предприятия (далее ИСЛП) и физической логистической системы.

ИСЛП - это совокупность персонала, оборудования, интерактивных процедур обработки информации, объединенных общим информационным потоком, отражающим физические материальные потоки на предприятии. ИСЛП используется для контроля, анализа и в конечном счете управления логистической системой.

Информационные потоки в логистике формируются по следующим направлениям:

· информация о наличии и местонахождении товаров, сроках, категории заказа, способах отправки, отгрузочных документах, являющаяся необходимым элементом потребительского сервиса;

· оперативная, полная и достоверная информация о запасах в логистической цепи, позволяющая уменьшить потребность в запасах, финансах и трудовых ресурсах за счет уменьшения неопределенности спроса.

Наличие информации обеспечивает гибкость логистической системы, указывая, где, когда и как нужно использовать ресурсы фирмы для получения конкурентных преимуществ.

Основные принципы построения и требования к ИСЛП

· Полнота информации и пригодность ее для использования. Менеджер-логистик должен получать информацию в том виде, месте и с той полнотой, которые необходимы для обеспечения управления логистической системой.

· Точность представления данных. При предельно низких уровнях рентабельности (единицы процента), обусловленных высокой конкуренцией, даже погрешность 1% в оценке уровня запасов может иметь серьезные последствия.

· Своевременность информации. Как правило, в современных системах управления используется режим on line.

· Проблемная ориентация. ИСЛП ориентируется именно на выявление и уменьшение логистических издержек, экономию ресурсов, улучшение качества. Затраты на нее должны быть необходимы и достаточны именно для поставленных целей, не более того.

· Адекватность и адаптируемость. Циркулирующая в ИСЛП информация, выходные формы должны полностью удовлетворять потребности персонала и иметь возможность оперативно модифицироваться в случае необходимости.

· Совместимость по форматам данных. Это совершенно естественное общее требование, так как ИСЛП является частью общей информационной системы предприятия.

Основные бизнес-процессы в ИСЛП

Информационную систему можно представлять в виде иерархической совокупности бизнес-процессов. ИС разбивается на крупные бизнес-процессы, которые в свою очередь делятся на более мелкие и т.д. Обычно разработчики сопоставляют бизнес-процессы информационной системы с подсистемами проектируемой системы автоматизации. В ИСЛП такими основными бизнес-процессами являются управление закупками, управление запасами, управление физическим распределением.

На рис. 41 в горизонтальном направлении изображены бизнес-процессы, в вертикальном - виды менеджмента: логистический, финансовый, маркетинговый.

 

 

Рис. 41. Взаимодействие между основными бизнес-процессами и видами менеджмента.

Ø Управление закупками - это сбор, учет, обработка заказов на материальные ресурсы, выбор поставщиков, размещение заказов, оплата и контроль оплаты. В случае необходимости - возврат товаров поставщикам. Процесс подразделяется на ряд этапов.

· Обработка и учет заявок на материальные ресурсы от внутренних подразделений, в процессе чего заявки, поступающие от подразделений, группируются по типам и видам материальных ресурсов, срокам исполнения, потенциальным поставщикам и т.д. Формирование заявок выполняется в тесном контакте с финансовым менеджментом, в компетенцию которого входит согласование объемов и сроков исполнения с финансовыми планами предприятия.

· Выбор выгодных поставщиков для размещения заказов на материальные ресурсы. Основными критериями здесь являются, во-первых, цена и качество продукции, во-вторых, длительность отношений с поставщиком, в-третьих - географическое расположение. Последний критерий для логистического менеджмента очень важен, так как непосредственно влияет на транспортные издержки, а также на скорость и своевременность доставки груза. Для торговых предприятий (магазинов) ключевой показатель - продаваемость товаров данного поставщика. Продаваемость относится к компетенции маркетингового менеджмента.

· Учет договоров на поставку материальных ресурсов. В договорах определяются сроки поставок и платежей за ресурсы. Оговариваются особые условия поставок и оплаты (транспорт, тара, вид отгрузки и оплаты) и т.д.

· Учет и контроль исполнения поставок материальных ресурсов. Этот этап предусматривает учет поступающих как приходных товарных, так и расходных финансовых документов, контроль их соответствия договорным условиям. Менеджер по закупкам дает распоряжение на оприходование товара на склад, если приходные документы выполнены в соответствии с действующими договорами.

· Учет возврата материальных ресурсов поставщикам. Этот этап выполняется в случае несоответствия поставленных ресурсов условиям договоров. На возвращаемые ресурсы оформляются возвратные товарные документы.

Ø Управление запасами - определение оптимальных структур и объемов запасов, оперативные учет и контроль уровня запасов на кладах материальных ресурсов и готовой продукции.

· Осуществление складского учета. Регистрация карточек или записей складского учета, в которых фиксируются операции по оприходованию и списанию материалов и товаров.

· Учет и контроль внутреннего перемещения товарно-материальных ценностей по предприятию. Оформление внутренних приходно-расходных документов.

· Инвентаризация товарно-материальных запасов. Оформляются ведомости инвентаризации, акты списания недостач и оприходования излишков.

· Учет и контроль товарных запасов. Анализ динамики запасов товарно-материальных ценностей по их объему и структуре, определение как оптимальных, так и пороговых уровней запасов. Оперативная информация позволяет оценить объем замороженных в запасах финансовых средств. Снижение затрат на хранение товарных запасов объединяет усилия логистического, маркетингового и финансового менеджмента.

Ø Управление физическим распределением - выбор каналов распределения, контроль оплаты заказов и контроль исполнения заказов, обеспечение, в случае необходимости, возврата готовой продукции от потребителей.

· Учет заказов на товары от потребителей. Определяются размеры партий товаров, виды оплаты, виды отгрузки, каналы распределения (собственные склады, дилерская сеть, оптовые посредники). Здесь объединяются усилия логистического (выбор каналов распределения), маркетингового (ценообразование, упаковка) и финансового (план поступления денег) менеджмента.

· Учет договоров с потребителями на поставку товаров и оказание услуг. В договорах отражают план-графики отгрузки товаров и оказания услуг, графики поступления платежей, а также прочие условия отгрузки и оплаты (вид отгрузки, вид оплаты и т.п.).