Компьютерная система бухгалтерского учета (КСБУ) должна обеспечивать выполнение всех функций и требований бухгалтерского учета. Основой бухгалтерского учета является учетная политика организации – совокупность правил ведения бухгалтерского учета, первичного наблюдения, стоимостного измерения и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. В учетной политике организаций утверждаются:
· Рабочий план счетов бухгалтерского учета.
· Формы документов, в том числе для внутренней бухгалтерской отчетности.
· Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации.
· Методы оценки активов и обязательств.
· Правила документооборота и технология обработки учетной информации.
· Порядок контроля совершения хозяйственных операций.
· и др.
План счетов бухгалтерского учета – систематизированный перечень синтетических счетов бухгалтерского учета. Стандартный план счетов является основой для формирования рабочего плана счетов предприятия. Для программной реализации алгоритмов бухгалтерского учета используются следующие признаки счетов:
· Структура кода счета.
· Принадлежность к группе, подгруппе счетов или разделу плана
· Тип сальдо для балансовых счетов – Активный, Пассивный, Активно-Пассивный.
· Периодичность и алгоритм закрытия счета.
· Валютный учет на счете.
Компьютерная система бухгалтерского учета (КСБУ) должна позволять использовать различные рабочие планы счетов, программным способом устанавливая соответствие между счетами различных планов. Для этого в бухгалтерские проводки включается признак «Вид плана счетов», соответствующий определенным моделям учета.
КСБУ должна обеспечивать синтетический и аналитический учет.
Синтетический учет – это обобщение данных об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях в стоимостном выражении. Детализация объектов учета на синтетических счетах осуществляется путем открытия субсчетов к ним. Субсчета обеспечивают возможность дополнительной классификации и анализа хозяйственных операций. Для одного синтетического счета можно вводить иерархию субсчетов.
Аналитический учет обеспечивает группировку информации внутри каждого синтетического счета в стоимостном и натуральном выражении. Объектами аналитического учета являются:
· Материалы, товары, основные средства, нематериальные активы, сотрудники предприятия, заказы.
· Организации (поставщики, покупатели, клиенты, заказчики, дебиторы, кредиторы) с которыми ведутся расчеты.
· Материально-ответственные и подотчетные лица.
· Акционеры и учредители.
· Виды ценных бумаг, бланки строгой отчетности.
· Структурные подразделения.
· Статьи и элементы затрат, издержки обращения.
· Статьи доходов, виды движения денежных средств
· и т.д.
В компьютерных бухгалтерских системах обозначение счета – код счета определяет виды обработки учетной информации. В код счета может быть включена информация о признаках счета:
· Код плана счетов.
· Раздел плана.
· Тип сальдо счета.
· Признак валютного учета.
· Код синтетического счета.
· Код синтетического субсчета.
· Код аналитического счета
· Код аналитического субсчета.
Таким образом, в структуре кода счета можно отразить всю необходимую информацию. Разрядность кода достаточно большая (до 255 символов), что вполне достаточно для представления любого набора призначной информации.
В компьютерных системах бухгалтерского учета аналитическим счетам соответствуют справочники, картотеки, реестры документов, учетные регистры. Вся учетная информация о хозяйственных операциях в виде бухгалтерских проводок накапливается в базе данных. Для каждого синтетического счета, субсчета, аналитического счета должен быть предусмотрен ввод начального сальдо и обеспечена проверка соответствия равенства сальдо активных и пассивных балансовых счетов.
