Компьютерный учет должен соответствовать единой методологической основе бухгалтерского учета и обеспечивать:
· Ведение бухгалтерского учета на основе принципов двойной записи.
· Взаимосвязь данных аналитического и синтетического учета.
· Сплошное отражение автоматизированным способом хозяйственных операций на основании первичных учетных документов.
· Сокращение трудозатрат на ведение учета.
· Контроль достоверности вводимых данных, целостности учетной информации.
· Формирование произвольных сводов, бухгалтерских отчетов автоматизированным способом.
В компьютерном варианте бухгалтерского учета может создаваться несколько иерархически связанных учетных регистров:
· Бухгалтерских проводок.
· Хозяйственных операций.
· Первичных учетных документов.
Для каждого такого регистра в базе данных создаются определенные реляционные структуры данных в виде взаимосвязанных таблиц.
Например, минимальный состав реквизитов регистра «Бухгалтерские проводки» соответствует структуре данных бухгалтерского регистра «Книга хозяйственных операций», но имеет расширение для связи со счетами аналитического учета и регистрами хозяйственных операций и документов-оснований:
· Дата (время) проводки.
· Код (идентификатор) документа (строки документа) для проводки.
· Код хозяйственной операции.
· Синтетический счет дебета.
· Синтетический счет кредита.
· Аналитические счета (субконто) для дебетовой части проводки.
· Аналитические счета (субконто) для кредитовой части проводки.
· Сумма.
· Количество (при наличии такого признака на одном из корреспондирующих счетов).
Для соблюдения жесткого хронологического порядка используется регистрация не только дат, но и времени отражения в учете бухгалтерской проводки, поскольку это дает возможность отразить порядок их следования в пределах одного дня.
При регистрации операции автоматически формируются бухгалтерские проводки, сумма проводки рассчитывается автоматически на основании суммы операции.
Хозяйственные операции можно типизировать, заранее подготовить шаблоны бухгалтерских проводок по видам операций. Такие шаблонны можно использовать в процессе бухгалтерского учета для ввода сразу нескольких проводок с различной корреспонденцией, отражающих в учете одну хозяйственную операцию.
Для первичных документов создаются их электронные аналоги – формы, имеющие графический интерфейс. Электронные формы первичных документов содержат все реквизиты, которые должны быть занесены в БД, например:
· Код вида первичного документа.
· Номер документа.
· Дата (время) регистрации/выписки документа.
· Сумма по документу
· и др.
Если документ связан с формированием бухгалтерских проводок, одновременно с воодом сведений по документу создается набор проводок в регистре бухгалтерского учета. Все эти проводки имеют ссылку на идентификатор документа, который их создал, т.е. документ является владельцем некоторой совокупности данных. Таким появляется возможность пакетного формирования множества проводок одним документом. Например, один регламентный документ «Начисление амортизации по основным средствам» может генерировать сотни, или даже тысячи проводок по начислению ежемесячной амортизации в полностью автоматизированном режиме.
Общий технологический процесс обработки учетной информации может быть представлен следующей схемой:
 |
Рис. 42. Технологический процесс обработки учетной информации.
69. Технология компьютерной обработки учетных задач на малом предприятии. Основные фазы технологического процесса обработки бухгалтерской информации в программе 1С: Бухгалтерия 7.7.
В связи с развитием электронно-вычислительной техники и появлением персональных компьютеров появилась возможность кардинального изменения подхода к постановке бухгалтерского учета на малом предприятии. Это связано с ростом количества ПЭВМ, повышением их технических характеристик, снижением цен на них. Решая вопрос компьютеризации на малом предприятии, необходимо учитывать ряд факторов, связанных со спецификой финансово-хозяйственной деятельности конкретного предприятия, его экономическими возможностями, а также уровнем подготовки персонала.
Подбор оптимальной конфигурации технических средств и программного обеспечения является серьезной проблемой, с которой сталкивается малое предприятие. Это связано с тем, что среди сотрудников малого предприятия редко встречаются специалисты, разбирающиеся в вопросах компьютеризации бухгалтерского учета. Для составления индивидуального проекта не у всякого малого предприятия хватит средств, поэтому важное значение здесь имеет правильный выбор типового проекта и адаптация его к конкретным условиям своего предприятия. Как правило, следует выбирать фирму, обеспечивающую конкретную помощь во внедрении типового проекта и издающую хорошую документацию по его освоению. При выборе типового проекта малому предприятию необходимо ориентироваться на хорошо зарекомендовавшие себя фирмы, ознакомиться с результатами конкурсов программ автоматизации бухгалтерского учета, которые регулярно публикуются, например, в печатных изданиях или Интернете.
Компьютеризация бухгалтерского учета на малых предприятиях ведется на основе большого количества программных средств, относящихся к классам «Мини-бухгалтерия» и «Интегрированная бухгалтерская система».
Пакеты мини-бухгалтерии имеют много общего и действуют по аналогичной схеме обработки информации. Рассмотрим принцип работы этих пакетов на примере «1С:Бухгалтерия» (версия 7.7).
Программа ориентирована на привычную ручную работу бухгалтера с типовым набором первичных документов. Меню программы составлено в удобной форме, имеется возможность пересчета остатков и оборотов после ввода и изменений операций, получение итогов за любой расчетный период и интервал времени. В программе имеется возможность формирования и печати всех необходимых первичных документов: приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов, платежных документов. Программа обеспечивает ведение учета в валюте, хранит курсы валют и позволяет автоматически выполнять переоценку валют. Результатом обработки является набор форм отчетности для анализа финансового состояния предприятия на основе показателей, принятых в международной практике.
Рассмотрим схему технологии обработки бухгалтерской информации при помощи пакета «1С:Бухгалтерия». Технологический процесс включает подготовительный, начальный и основной этапы.
Подготовительный этап выполняется при внедрении проекта. При этом осуществляется ввод реквизитов предприятия, данных о руководстве, главном бухгалтере, данные учетной политики, индивидуальные настройки (осуществляется с помощью специальных форм из меню «Сервис»). На этом этапе происходит начальное заполнение базы данных справочной информацией. Просматриваются типовые проводки (режим «типовые проводки») и самостоятельно формируются дополнительные проводки. «Типовые проводки» предназначены для упрощения ввода стандартных и часто используемых операций. При вводе типовой проводки создается одна или несколько проводок, причем суммы этих проводок вычисляются автоматически. Выполняется корректировка плана счетов и субконто, т.к. на каждом предприятии, как правило, план счетов имеет свои индивидуальные особенности в части субсчетов. Корректировка плана счетов – это важная и ответственная работа, которая должна выполняться специалистами владеющими встроенным языком 1С Предприятия совместно с главным бухгалтером. Рекомендуется как можно в меньшей степени изменять план счетов и состав субконто (объектов аналитического учета), в противном случае это ведет к неоправданным затратам на перепрограммирование документов и отчетов.
На начальном этапе осуществляют ввод начальных остатков по каждому счету в режиме ручного ввода через специальный документ «Операция». Если предприятие уже имеется какая-либо бухгалтерская база и осуществляет переход на 1С Бухгалтерию, то возможен экспорт данных через файлы в формате xml, dbf, txt. Результатом начального этапа является база данных с заполненной начальной справочной информацией о состоянии средств предприятия на определенную дату и вступительный баланс.
Основной этап выполняется периодически, по мере ведения отчетного периода, и заключается во вводе в машину переменных данных с различных бухгалтерских первичных документов; реализуется различными функциями 1С Бухгалтерии, цель всех действий пользователя на этом этапе – сформировать проводки текущего отчетного периода в базе данных. Формирование проводок происходит, в основном в режиме ввода электронных первичных документов. При вводе документа пользователю предоставляется экранная форма – аналог бумажного первичного документа. Поэтому бухгалтер быстро осваивает технику ввода реквизитов. Большинство документов формирует сразу несколько проводок, отражающих суть обрабатываемой хозяйственной операции, при этом работа бухгалтера состоит лишь в правильном вводе реквизитов с бумажного документа. Часть хозяйственных операций, которые происходят на предприятии только в моменты окончания месяца или отчетного периода (регламентные операции) полностью автоматизирована. Пользователь должен только запустить соответствующий документ и задать требуемую дату. Уникальные хозяйственные операции, которые не повторяются циклически или происходят на предприятии редко и не каждый отчетный период не имеет смысла автоматизировать. Поэтому в 1С Бухгалтерии 7.7 остался режим «ручного ввода» проводок через универсальный документ «Операция». Каждая строка этого документа является бухгалтерской проводкой, в которой необходимо заполнить соответствующие реквизиты. Но даже в режиме «ручного» ввода проводок программа предоставляет пользователю различные средства выбора реквизитов из списков справочников, раскрывающихся списков, ввод чисел через открывающийся калькулятор, автоматический подсчет сумм и др. Основной этап завершается получением отчетности, которую в системе «1С Бухгалтерия» можно разделить на несколько видов:
· Стандартные отчеты
· Специализированные отчеты
· Регламентированные отчеты
· Регистры налогового учета
Стандартные отчеты включают в себя основной набор отчетов, которые бухгалтер использует в своей повседневной деятельности:
· Оборотно-сальдовая ведомость отражает сводную информацию о движениях по каждому бухгалтерскому счету – начальное сальдо, обороты по дебету, обороту по кредиту, конечное сальдо. А также общие итоги всех показателей. Этот отчет можно использовать для проверки правильности вышеперечисленных показателей перед составлением баланса.
· Сводные проводки отражают общие суммы по корреспондировавшим счетам за выбранный период. Этот отчет представляет бухгалтеру сводную информацию об оборотах между определенными бухгалтерскими счетами в простой табличной форме и не содержит общих итогов по колонкам.
· Шахматка отражает ту же информацию, что и сводные проводки, но в виде перекрестной таблицы. В строках этой таблицы отражаются номера счетов, которые имели дкбктовые обороты за период, а в столбцах – кредитовые. В ячейке, расположено на пересечении строки и столбца можно видеть обороты между корреспондирующими счетами. Кроме того отчет содержит итоги по строкам (дебетовый оборот) и по столбцам (кредитовый оборот). Эта форма показывает всю информацию (детальную и сводную) об оборотах любого всех счетов за период.
· Оборотно-сальдовая ведомость по счету необходима бухгалтеру для того, чтобы увидеть всю аналитическую информацию по выбранному счету. На тех счетах у которых установлен признак аналитического учета (субконто) программа фиксирует всю детальную информацию о каждом объекте аналитического учета. Например, если к счету закреплены виды субконто – контрагенты и договора, то в оборотно-сальдовой ведомости по этому счету можно увидеть информацию по каждому контрагенту и любому договору с ним. Причем как сразу по всем, так и выборочно.
· Главная книга представляет сводную информацию о выбранном счете в динамике – за выбраны период. В каждой строке этого отчета отражаются сводные показатели (начальное сальдо, дебетовый и кредитовый обороты, конечное сальдо) за месяц. Сформировав набор таких отчетов по каждому балансовому счету можно получить Главную книгу предприятия зп определенный период.
· Журнал-ордер (ведомость) по счету. Форма этого отчета похожа на Главную книгу, но позволяет детализировать обороты счет в по более мелким хронологическим периодам: декада, неделя, день, проводка. В отчете есть возможность настройки для получения только Ведомости по счету (обороты только по Дебету), Журнала-ордера (обороты только по Кредиту) или того и другого вместе (аналог Главной книги).
Кроме основных отчетов, которые необходимо распечатывать для получения твердых копий отчетной бухгалтерской информации имеется также ряд других стандартных отчетов: журнал-ордер счета по субконто; анализ счета; карточка счета; анализ счета по субконто; анализ счета по датам; анализ субконто; карточка субконто; журнал проводок. Весь комплекс стандартных отчетов позволяет бухгалтеру оперативно получать и анализировать информацию о состоянии средств предприятия и их источников.
Специализированные отчеты предназначены для получения информации в специальной форме, утвержденной органами статистки или принятой на предприятии. Эти формы представления отчетности в основном предназначены для внешних пользователей отчетности (для контролирующих государственных органов или для других служб предприятия). К ним относятся: кассовая книга, книга продаж, книга покупок, различные инвентаризационные описи, различные карточки и справки учета доходов физических лиц, социального налога. В отдельную группу можно выделить отчеты по основным средствам в формах, утвержденных органами государственной статистики и т.д.
Регламентированные отчеты включают все основные формы отчетности для внешних пользователей (налоговые органы, акционеры, вышестоящие организации, биржы, поставщики, покупатели и т.д.): форма №1 – баланс; форма №2 – отчет о прибылях и убытках; форма №3 – отчет об изменениях капитала; форма №4 – отчет о движении денежных средств; форма №5 - приложение к балансу; форма №6 – целевое использование средств. А также различные отчеты в фонды и налоговые декларации. Важной характеристикой регламентированных отчетов является то, что они не встроены в информационную базу 1С Бухгалтерии, а являются внешними. Это позволяет фирме 1С централизованно обновлять комплекты регламентированной отчетности в соответствии с изменяющимися регламентациями Минфина РФ и МНС РФ. Зарегистрированные пользователи этой программы всегда могут своевременно получать регламентированные отчеты через региональные центры поддержки и сопровождения программ 1С (франчайзинговых представителей).
Регистры налогового учета – это специальный вид отчетов, которые формируются на основании промежуточных накопительных документов. В настоящее время их формы не регламентируются налоговыми органами. Предприятие само в праве разрабатывать эти формы. Они должны предоставляться только при проведении проверок контролирующими органами. Но фирма 1С, в тесном сотрудничестве с МНС РФ разработала для своих пользователей такие формы. Они получаются через промежуточные накопительные документы. Документ заполняется уже на основании введенных за отчетный период первичных документов автоматически. После заполнения табличной такого промежуточного документа бухгалтер сразу может просмотреть и распечатать соответствующий регистр налогового учета, отвечающий требованиям налоговой службы содержащий всю необходимую информацию.
Таким образом программе 1С Бухгалтерия автоматизируется весь бухгалтерский цикл отчетного периода После закрытия отчетного периода и составления отчетов переходят к обработке операций, нового отчетного периода и т.д.
Во избежание потери информации в случае возникновения внештатных ситуаций рекомендуется ежедневно архивировать информацию на какой-либо магнитный носитель. Функция «Сохранение данных» позволяет сохранить введенную информацию на дискетах, а также использовать ее для передачи на другие компьютеры.
70. Компоненты системы 1С: Предприятие 7.7 и возможности их применения в различных предметных областях автоматизации учета.
1С: Предприятие – это система программ, которая предназначена для решения широкого круга задач по автоматизации различных областей экономической деятельности. Все прикладные задачи создаются на основе трех базовых компонент:
Компонента «Бухгалтерский учет» предназначен для ведения учета на основе бухгалтерских операций. Для накопления переменной информации в информационной базе применяется механизм проводок и бухгалтерских итогов.
Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения материальных средств в самых различных разрезах. Для накопления переменной информации в информационной базе применяются специальные объекты программы, называемые регистрами.
Компонента «Расчет» предназначена для выполнения сложных периодических расчетов. Для накопления переменной информации используются журналы расчетов, где каждая запись представляет результат какого-либо расчета. Журналы расчетов упорядочивают результатную информацию по периодам и позволяют делать выборку и группировать информации в отчетах в соответствии с требованиями поставленной задачи.
По классификации компьютерных систем программа 1С: Предприятие 7.7, включающая все три основных компонента может быть отнесена к комплексным системам управления базами данных масштаба среднего предприятия.
Функциональные компоненты вместе с механизмами накопления переменной информации образуют технологическую платформу 1С: Предприятие 7.7.
 |
Рис. 44. Состав функциональных компонент 1С: Предприятие 7.7
На основе компонент технологической платформы системы 1С: Предприятие создаются конфигурации - конкретные прикладные решения, ориентированные на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности. В комплект поставки 1С: Предприятие включаются типовые конфигурации в которых реализуются наиболее универсальные прикладные решения. На основе одной и той же компоненты или их комбинаций могут быть созданы совершенно различные конфигурации, по разному решающие как сходные прикладные задачи, так и совершенно различные.
Для создания и изменения конфигураций используются средства конфигурирования, включающие конфигуратор и отладчик. Эти средства предоставляют разработчику среду программирования и отладки приложений (конфигураций), имеющую различные инструменты для создания конфигураций (встроенный язык, графический и текстовые редакторы, средства проверки синтаксиса и т.п.).
Режим «Предприятие» является основным режимом эксплуатации созданной и отлаженной конфигурации. Он предназначен для выполнения учетных функций, расчетов и формирования отчетности. Основной режим эксплуатации может быть монопольным, когда доступ к информационной базе имеет только один пользователь. В этом режиме доступны все функции программы, которые позволяют производить регламентные операции с базой данных (удаление объектов, пересчет итогов, открытие периода учета, восстановление информационной базы и др.). Обычный – многопользовательский режим эксплуатации применяется в повседневной работе, когда пользователи выполняют регистрацию хозяйственных операций на своих рабочих местах. В этом режиме работы каждому пользователю доступны только те возможности, которые назначены его роли в системе ролей и распределения прав доступа.
Существует также режим «Монитор пользователей», позволяющий производить настройку журнала транзакций, экспорт записей журнала в текстовый файл, оперативно анализировать работу пользователей в сети. В журнале транзакций фиксируются все значимые события, происходящие в информационной базе в хронологическом порядке (вход пользователя в систему, создание, проведение, удаление документов и элементов справочников и т.д.). Такой режим необходим для администратора информационной базы, когда к ней подключаются пользователи, выполняющие различные функциональные обязанности, но использующие одни и те же ресурсы программы. Анализ журнала транзакций позволяет найти решения для устранения конфликтов прав пользователей, построить оптимальную защиты информационной базы от несанкционированного доступа и неквалифицированных действий пользователей.
Программы системы 1С: Предприятие поставляются в разных версиях. Начиная от однопользовательских комплектов, устанавливаемых на один компьютер, до клиент-серверных версий, могущих работать под управлением Microsoft SQL Server.
Использование системы
Функционирование системы делится на два процесса – конфигурирование (описание модели предметной области средствами системы) и исполнение (обработку данных предметной области).
Результатом конфигурирования является конфигурация, которая представляет собой модель предметной области. На этапе конфигурирования система оперирует такими универсальными понятиями (объектами), как «Документ», «Журнал документов», «Справочник», «Реквизит», «Регистр», «Журнал расчетов», «Операция», «Проводка» и др. Совокупность этих понятий и определяет концепцию системы. Объекты и стандартные операции по их обработке определены на уровне системы. Средства конфигурирования позволяют описать структуры информации, входящей в эти объекты и алгоритмы, описывающие специфику их обработки в соответствии с особенностями учета. При конфигурировании максимально используются визуальные средства настройки, а для описания алгоритмов используются встроенные языковые средства. В процессе конфигурирования формируется структура информационной базы, алгоритмы обработки, формы диалогов и выходных документов. Информационная структура проектируется на основе предусмотренных в системе базовых типов объектов предметной области (константы, справочники, документы, регистры, перечисления, журналы расчетов, бухгалтерские счета, операции, проводки и др.).
В процессе исполнения система уже оперирует конкретными экземплярами объектов, описанных на этапе конфигурирования. При работе пользователя в режиме исполнения конфигурации обработка информации выполняется как штатными средствами системы, так и с использованием алгоритмов, созданных на этапе конфигурирования.
