Деловая беседа по телефону.

К дистантному деловому общению относится и разговор по телефону.

Телефон - удобное средство для непосред­ственных контактов с деловыми партнерами, но от пользующегося им требуется определенная подготовка. Поэтому прежде чем снять телефонную трубку, как следует продумайте, какую информацию Вы хотите получить или передать.

В начале разговора следует поздороваться и лишь после этого излагать суть дела. Если Вам звонят на работу, снимая трубку, представьтесь.

Если Вы не застали нужного человека и просите передать ему какое-либо сообщение, обязательно назовите себя.

Если на 5-6-й сигнал вам не отвечают, положите трубку.

Если Вы ошиблись номером, извинитесь и уточните номер.

Если во время разговора телефон отключился, перезванивает тот, кто звонил.

Говорите по телефону коротко, спокойно и вежливо.

Никогда не прерывайте собеседника: дайте закончить мысль, часто сказан­ное в конце помогает понять то, что вы не разобрали вначале. В телефонном разговоре одинаково недопустимы как грубый, так и снисходительный тон.

Договариваясь о встрече, не пытайтесь по телефону разрешить все во­просы, для решения которых назначается встреча.

Если к Вам обратились с просьбой позвать кого-либо к телефону, не следует интересоваться: "Кто спрашивает?"

Не приподнимайте трубку, тут же опуская ее. Вам будут перезванивать. Лучше сказать: "Идет совещание, перезвоните через 15 минут".

Не звоните без крайней необходимости на работу Вашим знакомым по личному делу.

Если звоните не по служебному поводу, спросите, могут ли Вам уделить несколько минут.

Если Вам звонят домой, снимая трубку, говорите: "Слушаю" или "Алло", не называя своего имени.

На вопрос: "Какой это номер?" - спросите: "А какой вам нужен?" В за­висимости от того, что ответят, укажите тот это номер или нет. Если номер набран неправильно, положите трубку, не вступая в разговор. Если номер набран правильно, попросите человека на том конце провода на­звать себя.

Если у Вас автоответчик, постарайтесь составить сообщение таким обра­зом, чтобы из него было понятно только то, что Вы сейчас не можете под­нять трубку. Не говорите, что в данный момент Вас нет дома. Не называй­те своего имени и номера телефона.

Всегда желательно назвать себя, если приходится звонить на квартиру к замужней женщине или женатому мужчине, особенно, если трубку снимает супруг или супруга Вашего абонента.

Не обременяйте своих друзей или знакомых жалобами на плохое само­чувствие, рассказами об огорчениях или неприятностях, Вас постигших.

Даже если Вы чем-то обижены или очень на кого-то сердиты, не повы­шайте голоса. Во время разговора ведите себя корректно.

Не звоните утром до 9 часов или вечером после 22, если не было пред­варительной договоренности.

Старайтесь не беспокоить людей по выходным дням без крайней необ­ходимости.

Если Вы собираетесь зайти к знакомым, предупредите их об этом зара­нее телефонным звонком.

Заканчивает телефонный разговор всегда его инициатор.

Не прибегайте к услугам телефона, если Вы хотите:

- выразить соболезнование,

- поблагодарить за подарок или добрую услугу,

- поздравить с днем рождения пожилого человека.

Выбирайте время для звонка.

Рекомендуется избегать обсуждения по телефону:

- любых вопросов с людьми, с которыми у Вас ранее не было контактов или с которыми не сложились личные отношения;

- вопросов, по которым можно предполагать противоположное Вашему мнение собеседника;

- острых или деликатных вопросов, касающихся самого собеседника или представляемой им фирмы, а также персональных (личных) проблем;

- спорных вопросов взаимоотношений, координации и субординации дея­тельности между Вами или представляемыми Вами организациями;

- вопросов, касающихся третьих лиц или организаций, представители ко­торых могут оказаться в комнате вашего собеседника в момент вашего звонка.

Следует также избегать сообщения по телефону отрицательных решений по запросам. Вашим собеседником это будет расценено как Ваша черст­вость, неуважение к нему, особенно, если ваше отрицательное решение так или иначе затрагивает его лично.

В работе зарубежных фирм практикуется обязательное письменное под­тверждение самого факта переговоров и достигнутых договоренностей, осо­бенно, если переговоры состоялись по телефону. Такой документ не дол­жен быть большим по объему. В нем фиксируются обсужденные вопросы, достигнутые договоренности и нерешенные проблемы. Документ подписы­вается руководителем или лицом, говорившим по телефону, и адресуется руководителю другой стороны или собеседнику по телефону с соблюдени­ем "канонических" форм вежливости.

Личное резюме.

В России формируется новый этикет для ищущих работу. Одним из важных его элементов является личное резюме или CV (Curriculum vitae (лат.) - путь жизни). В нем Вы даете информацию о значи­мых моментах вашей профессиональной деятельности.

Чем лучше оформлено резюме, тем больше шансов, при прочих равных условиях, привлечь внимание к своей персоне. Его следует отпечатать на лазерном или струйном принтере. Оно должно быть удобным для воспри­ятия. Ти­пичной ошибкой является представление резюме на иностранном языке в ответ на объявление о вакансии, знания иностранного языка не требующей.

CV - это не автобиография и не выписка из трудовой книжки, а Ваш профессиональный портрет. Работодателю важно не столько точное на­звание Вашей должности, сколько Ваши прежние обязанности и результа­ты работы. Ценность кандидата определяется его опытом.

Если Вы имеете несколько профессий, то не торопитесь об этом сооб­щать в письменном виде. Специалист обычно ценится выше, чем "много­станочник" или "на все руки мастер". Работодателю скорее подойдет че­ловек, который серьезно занимается тем делом, для которого требуется работник. Иногда даже сведения о дополнительном образовании могут сыграть отрицательную роль.

Наряду с резюме следует иметь письменные рекомендации. Их отсутст­вие может послужить причиной отказа от приёма на работу. Рекоменда­тельные письма помогают тогда, когда работодатель выбирает между не­сколькими кандидатами. Причем они могут быть не только с прежнего места работы. Фирмы обращают особое внимание на поручительства влия­тельных лиц, которые хотя и не были Вашими непосредственными руково­дителями, но сотрудничали с Вами и знают Вас не понаслышке.

Причем желательно, чтобы письма выглядели не как стандартные, без­ликие характеристики, а как рекомендации солидных людей, Иногда письмо, подчеркивающее даже один особый талант работника, способно круто из­менить его карьеру.

Не стоит приносить рекомендации от друзей - они лица заинтересован­ные. Рекомендации, как правило, проверяются и "дружеские характеристи­ки" просто-напросто не примут во внимание.

Если же увольнение с прежнего места работы связано с конфликтной си­туацией, то лучше всего предусмотрительно "смягчить" свои характеристики, заранее обговорив с прежним руководством все "острые углы" в реко­мендации так, чтобы при звонке от работодателя была дана хотя бы ней­тральная характеристика.

Единого стандарта, универсального резюме не существует. Однако это не означает отсутствия общего принципа. В любом резюме присутствуют шесть базовых разделов:

1. Объективные данные (personal).

Резюме начинается с Ф.И.О., которые набирают крупным шрифтом и размещают по центру страницы. Саму номинацию "Фамилия, Имя, Отчест­во" писать не стоит, если возможны сомнения "что есть что", то фамилию следует подчеркнуть или выделить жирным шрифтом.

В этот же блок попадают личные данные соискателя. Дата рождения обычно указывается полностью, например, 21 апреля 1962 г., тогда возраст писать не нужно. На семейном положении можно не останавливаться, но если эти сведения представляются необходимыми, достаточно указать хо­лост или женат (замужем/не замужем). Информация для контакта с Вами должна быть как можно проще: почтовый адрес; телефон с пометкой "рабо­чий", "домашний", "сотовый" и с указанием кода страны и города; электрон­ная почта; факс и др.

2. Предложение(objective).

Здесь размещают информацию о том, в каком качестве претендент же­лает сотрудничать с работодателем. Необходимо четко сформулировать свою специальность, учитывая, что зарубежные компании предпочитают специалистов узкого профиля (универсальность не приветствуется как при­знак дилетантизма).

3. Достижения (achivement).

Этот блок должен обосновывать претензию считаться квалифицирован­ным специалистом. Здесь коротко сообщают о соответствующем образова­нии, навыках, опыте работы, владении оборудованием, знанием рынка и т.п.

4. Образование (education).

Начинать со школьной скамьи следует только в том случае, если специ­ализация школы прямо соотносится с характером искомой работы. То же самое относится к последующему обучению. Перечислять учебные заведе­ния или курсы принято с точным указанием периода обучения (месяц, год поступления и окончания) и полученной квалификации (аттестат, диплом, сертификат), придерживаясь обратной хронологической последовательности или руководствуясь принципом значимости. Чем больше времени прошло с момента окончания учебного заведения, тем меньше места должен зани­мать этот раздел в резюме.

5. Опыт работы(work experience).

Это основной блок резюме. На него, как и на раздел "Образование", рас­пространяется правило обратного хронологического порядка. Указывается период поступления и ухода (причин ухода касаться не надо), наименова­ние организации, название должности, коротко обрисовать круг обязаннос­тей и профессиональные достижения. Интерес работодателя, как правило, сосредотачивается на трех-пяти последних местах работы или периоде за­нятости примерно в 10 лет.

6. Личные качества (personal features).

Здесь сообщается о таких свойствах характера, как общительность, тру­долюбие, пунктуальность, умение работать в команде, увлечения и т.п.

7. Рекомендации(references).

Сообщается о наличии рекомендательных писем, которые вы готовы предоставить.

 

Все вышеперечисленное постарайтесь уместить на одной стороне листа А 4 (предельный объем - две страницы). Слевой стороны остав­ляйте поля, чтобы просматривающий Ваше резюме мог делать свои по­метки.

Резюме должно быть написано понятным (доступным) языком.

Будьте конкретны: "Имею пятилетний опыт работы" говорит о Вас боль­ше, чем "Имею большой опыт работы".

Используйте активные, ане пассивные обороты: "Отвечал за..." звучит лучше, чем "Принимал участие в..." (последнее может означать, что Вы присутствовали при включении штепселя в розетку).

И последнее: проверяйте, что написали. Начните с конца страницы. При чтении в обратном порядке Вы увидите описки и ошибки в написании слов.

В составлении и оформлении резюме важно все - формат, стиль, содер­жание, даже размер шрифта, которым оно отпечатано