Документация по трудовым отношениям

К первичным документам трудоустройства работников относятся:

¾ заявления о приеме на работу;

¾ резюме;

¾ приказы по личному составу;

¾ личная карточка формы Т-2;

¾ характеристика работника;

¾ автобиография работника;

¾ анкета работника;

¾ трудовой договор (контракт);

¾ личное дело сотрудника;

¾ трудовая книжка.

Заявление о приеме на работу представляет собой краткую письменную просьбу о приеме на работу с указанием должности. Текст документа должен начинаться со слов «Прошу принять на работу …», с указанием наименования структурного подразделения предприятия, должности и желаемой даты приема на работу. Это заявление подписывается заявителем с указанием даты написания, личной подписи и ее расшифровки.

Заявление согласуется с руководителем структурного подразделения предприятия (начальником цеха, отдела и т.п.), в которое принимается на работу соискатель.

Резюме – это документ, содержащий краткие (основные) биографические данные о соискателе. Этот документ постепенно вытесняет на второй план традиционные автобиографии и анкеты.

Следует подчеркнуть, что грамотно составленное резюме вполне способно заменить и пространственную автобиографию и объемистую анкету. Более того, такой документ не только несложно составить, но и удобно изучать, что имеет существенное значение для руководителя структурного подразделения, которому надо дать ответ на прием данного работника.

Приказы по личному составу – документы, которые оформляют прием на работу, перемещение по службе, увольнении, предоставлении ежегодных отпусков, объявлении поощрений, мер воздействия к нарушителям и др.

Приказ должен быть объявлен работнику под расписку. Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишутся слова: «о приеме на работу», «о переводе на другую работу», «об увольнении», «о предоставлении отпуска», «о поощрении «и т.д.

Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие, и пишется прописными буквами: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ и т.п.

Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество – строчными, затем указывают должность, структурное подразделение. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник.

В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.

В приказе об освобождении от занимаемой должности указывают статью КЗоТ, на основании которой производится увольнение.

После каждого пункта приказа по личному составу располагается реквизит «Основание»: личное заявление работника; представление; докладная записка; справка-вызов учебного учреждения; график отпусков, контракт и т.д.

Личная карточка формы Т-2 является документом, обеспечивающим работу по учету качественного и количественного состава кадров, получение оперативной всесторонней информации о работнике предприятии (перевод на другую должность, повышение квалификации, предоставление различных видов отпуска, изменения оплаты труда, данные воинского учета и др.).

Личная карточка формы Т-2 заполняется работниками кадровой службы на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании или квалификации, решений аттестационной комиссии и т.п.) и хранится на предприятии по каждому сотруднику.

Характеристика работника – это официальный документ, который выдает администрация предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступление в учебные учреждения; аттестация на должность и т.п.). В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности сотрудника, оценка его деятельности и моральные качества. Характеристика оформляется на общем бланке формата А4.

Текст характеристики излагается в форме третьего лица и в нем можно выделить следующие логически связанные между собой составные части:

1. Анкетные данные (фамилия, имя, отчество, должность, ученая степень и звание, год рождения; национальность; образование).

2. Данные о трудовой деятельности (специальность;, продолжительность работы на данном предприятии; сведения о продвижении по службе; уровень профессионального мастерства и т.п.).

3. Собственно характеристика, т.е. оценка моральных и деловых качеств (отношение к работе; повышение профессионального уровня; отношение к товарищам по работе). Здесь же указывают наличие у сотрудника правительственных наград и другие служебные поощрения.

4. Заключительная, где содержится вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Автобиография работника – документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиография типового формуляра не имеет и составляется произвольно. Однако рекомендуется в автобиографии указывать:

¾ название документа;

¾ имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения;

¾ сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);

¾ образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личная подпись.

Анкета работника - документ, который заполняется работником собственноручно при оформлении на работу. Как правило, на предприятии составлена форма анкеты и работник вносит в нее данные на основании документов. Затем анкета проверяется специалистом по кадрам, заверяется подписью и печатью.

Трудовой договор – это документированное соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, оформляется в двух экземплярах: первый экземпляр отдается работнику, второй – подшивается в личное дело сотрудника.

Подготовка трудового договора, как правило, поручается сотруднику отдела кадров организации или иному уполномоченному лицу. Составление пунктов трудового договора осуществляется в соответствии со ст. 57 Трудового кодекса РФ. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания сторонами, если иное не установлено федеральными законами, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Контракт – это один из разновидностей взаимоотношений работника с администрацией. Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах уже не одно десятилетие и даже столетие. По сравнению с действующей в нашей экономике тарифной системой оплаты труда в ее повременной и сдельной формах контрактная система имеет два несомненных преимущества. Во-первых, труд работников можно оплачивать в значительно в большем размере, чем это предписано окладами, тарифными ставками и расценками в рамках существующей государственной системы оплаты, и реализовать на практике рыночный принцип: за хорошую работу – большие деньги, за плохую работу – никаких денег. Во-вторых, контрактная система позволяет легко и просто избавиться от нерадивого работника путем расторжения контракта, не вступая при этом в противоречие с Кодексом законов о труде и не согласования это увольнение с профсоюзом. Эти преимущества делают контрактную систему чрезвычайно привлекательной для тех предприятий, где действительно желают добиться резкого повышения эффективности производства.

Личное дело сотрудника – это основной источник документированных сведений о персональных данных и профессиональной деятельности сотрудника организации. Личное дело оформляется как отдельная папка, в которую подшиваются все документы по сотруднику: анкета; автобиография; копии документов об образовании; трудовой договор (второй экземпляр); договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников); выписки из приказов (копии приказов) о перемещении на другие должности; выписки из документов (копии документов) о награждении или привлечении к дисциплинарной ответственности.

Личные дела сотрудников оформляют и ведут сотрудники кадрового органа в приспособленном для этих целей помещениях.

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность. Она служит для установления общего, непрерывного и специального стажа, поэтому трудовым книжкам и точному их заполнению придается особое значение.

Трудовые книжки ведут только по месту основной работы сотрудниками отдела кадров. На лиц, работающих по совместительству трудовые книжки не заводятся. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время последней работы, должны быть заверены подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или его отдела кадров. Лицом, персонально ответственным за правильное заполнение трудовых книжек, чаще всего является начальник отдела кадров, а там, где такого отдела нет, - специальное лицо, назначаемое приказом руководителя.

Оформленная трудовая книжка выдается работнику или служащему под расписку в день его увольнения. В остальных случаях администрация выдает работнику (по его просьбе) заверенную выписку сведений о работе из трудовой книжки.

Трудовые книжки, не полученные их владельцами после увольнения, хранятся в отделе кадров в течение двух лет, а затем сдаются на 5—летнее хранение в архив данной организации.

 

5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-
СПРАВОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ

Справки

 

Справки – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов:

- с информацией о фактах и событиях служебного характера, выдаются заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта;

- о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличия иждивенцев и т.п. Это самая многочисленная группа справочных материалов, которая выдается ежедневно.

Справки по вопросам хозяйственной деятельности предприятия оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для ее написания, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером и заверяется печатью.