Унификация и стандартизация управленческих документов

В.А. Цыганков, Н.С. Морозова

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Учебное пособие

 

г. Омск 2006

 

 

УДК 651.51.8 (075.8)

ББК 65.050я 73

Ц

 

Рецензенты:

 

 

В.А. Цыганков, Н.С. Морозова

Ц Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. Омск: Изд-во ОмГТУ, 2005. 49 с.

 

В учебном пособии описаны основные виды организационно-распорядительной документации, а также требования к их составлению и организации документооборота.

Методический материал подготовлен в строгом соответствии с действующим в Российской Федерации законодательными актами и нормативно-методическими документами по вопросам документирования и документационного обеспечения управленческой деятельности предприятия.

Данное учебное пособие предназначено для студентов экономических специальностей, изучающих документирование управленческой деятельности.

УДК 651.51.8 (075.8)

ББК 65.050 я 73

©Авторы, 2006

©Омский государственный технический университет, 2006

 

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ

УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Основные положения по документированию
управленческой деятельности

 

Термин «делопроизводство» характеризует отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

Документирование – регламентированный процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам.

Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носитель – материальный объект, используемый для закрепления и хранения информации.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Основными функциями документа являются:

1) информационная;

2) историческая;

3) коммуникативная;

4) культурная;

5) правовая;

6) социальная.

Комплекс документов, создаваемых на предприятии, определяется:

− кругом вопросов, решаемых в процессе деятельности предприятия;

− характером и объемом компетенции учреждения;

− порядком разрешения вопросов (единоначалие или коллегиальность);

− объемом и характером взаимосвязи с другими учреждениями.

Порядок и правила документирования управленческих действий обеспечивается следующими нормативными материалами:

- государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая представляет собой совокупность правил и принципов, устанавливающих единые требования к документированию;

- унифицированной системой документации (УСД), представляющая собой совокупность взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и характерны для определенной сферы деятельности;

- отраслевым классификатором технико-экономической документации (ОКТЭД).

.

Унификация и стандартизация управленческих документов

 

Унификация – приведение чего-либо к единой системе. Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций и единых правил работы с документами.

Унификация проводится в целях сокращения количества документов, типизации их форм, что снижает трудоемкость их обработки, более эффективное использование средств вычислительной техники. Таким образом, унификация направлена на создание трафаретных текстов.

Работа по унификации документов включает:

¾ разработку (УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

¾ внедрение межотраслевых УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД:

¾ внедрение УСД и ОКТЭД с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

¾ разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

¾ разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, по которым определяется эталон или образец, принимаемый за исходный для сопоставления с ним других объектов.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Установлены следующие категории стандартов:

- государственные стандарты (ГОСТ);

- отраслевые стандарты (ОСТ);

- республиканские стандарты (РСТ).

Цель внедрения стандартов - достижение эффективности документирования управленческой деятельности.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координирование соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация пот внедрению и ведению УСД и ОКТЭД в республике, а на отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭД в отрасли.

Государственный надзор за соблюдением УСД в государственном секторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе – на местные органы исполнительной власти.