Для обеспечения правильного формирования и учета дел в каждой организации должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке. Номенклатура дел составляется для обоснованного распределения (группировки) дел, обеспечения быстрого поиска дел и их учета.
Различают три вида номенклатуры дел:
¾ типовую;
¾ примерную;
¾ номенклатуру дел.
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций и носит рекомендательный характер.
Типовая и примерная номенклатура дел разрабатывается службами ДОУ Министерств и ведомств РФ, утверждается их руководителями.
Номенклатура дел организации составляется службой ДОУ на основе номенклатуры дел структурных подразделений. При их составлении руководствуются типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями.
Номенклатура дел делится на разделы, которые отражают документируемые участки работы, например: канцелярия, отдел планирования, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел кадров и др.
Содержательная часть (текст) номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф:
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество ед. хранения | Срок хранения и № статей по перечню | Примечание |
В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:
¾ индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);
¾ порядковый номер дела внутри данного структурного подразделения или направления деятельности.
В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений (служб, отделов) или направлений деятельности предприятия, например: канцелярия; финансовый отдел; бухгалтерия и др. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее – заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки дел в порядке убывания сроков хранения документов.
Графа 3 заполняется по окончании календарного года, когда дела за прошедший год полностью сформированы и известен их объем (количество листов в деле).
В графе 4 указываются срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на государственные или отраслевые перечни типовых документов со сроками хранения или на типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые по отдельным направлениям деятельности.
В графе 5 могут проставляться следующие отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, о месте хранения подлинников (если дело содержит копии документов), об изъятии дел, об уничтожении дел, об утрате дел и т.п.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на данном предприятии.
По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел по различным категориям: постоянного и временного сроков хранения. По каждой категории дел подсчитывается также количество незаконченных в прошедшем календарном году дел (переходящих) и количество дел с отметкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия).
Формирование дел
Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются на предприятиях централизованно или децентрализовано.
Контроль за правильным формированием дел на предприятии и его структурных подразделениях осуществляется службой ДОУ или лицами, ответственными за документацию.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- помещать в дело только правильно оформленные документы в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;
- помещать в дело только исполненные документы, т.е. с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело;
- раздельно группировать: документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; подлинники и копии; годовые, квартальные и месячные планы и отчеты; документы постоянного и временного хранения; утвержденные документы и их проекты;
- помещать приложения вместе с основными документами;
- группировать в дело документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела сотрудников ведутся на всем протяжении периода его работы);
- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
- в одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела должна быть не более 4 сантиметров.
При формировании документов в дела используются следующие основные признаки заведения дела:
- номинальный;
- предметно-вопросный;
- авторский;
- корреспондентский;
- географический;
- хронологический.
Номинальный признак означает, что основанием для группировки документов служит из разновидности. Например, заводятся дела по таким видам документов:
- уставы, положения, инструкции;
- приказы по основной деятельности;
- приказы по личному составу;
- утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, титульные списки;
- перспективные планы;
- лицевые счета;
- протоколы заседаний, совещаний;
- переписка;
- обзоры, докладные записки, акты, справки.
При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, причем сначала помещают основной документ определенного вида и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса, которому посвящен основной документ.
Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора, например: Протоколы производственных совещаний ООО «Автоматика».
Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса, например: Переписка с инструментальным заводом «Фрезер» о поставке оборудования за 2006 г.
Географический признак группировки дел означает объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов по какому-то одному вопросу, например: Переписка с предприятиями г.Омска и Омской области по вопросам поставки сырья и материалов.
Хронологический признак преследует цель группировки документов в дело за какой-либо определенный период времени.
