Номенклатура дел организации

 

Для обеспечения правильного формирования и учета дел в каждой организации должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке. Номенклатура дел составляется для обоснованного распределения (группировки) дел, обеспечения быстрого поиска дел и их учета.

Различают три вида номенклатуры дел:

¾ типовую;

¾ примерную;

¾ номенклатуру дел.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатура дел разрабатывается службами ДОУ Министерств и ведомств РФ, утверждается их руководителями.

Номенклатура дел организации составляется службой ДОУ на основе номенклатуры дел структурных подразделений. При их составлении руководствуются типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями.

Номенклатура дел делится на разделы, которые отражают документируемые участки работы, например: канцелярия, отдел планирования, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел кадров и др.

Содержательная часть (текст) номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф:

Индекс дела	Заголовок дела	Количество ед. хранения	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

¾ индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);

¾ порядковый номер дела внутри данного структурного подразделения или направления деятельности.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений (служб, отделов) или направлений деятельности предприятия, например: канцелярия; финансовый отдел; бухгалтерия и др. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее – заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки дел в порядке убывания сроков хранения документов.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года, когда дела за прошедший год полностью сформированы и известен их объем (количество листов в деле).

В графе 4 указываются срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на государственные или отраслевые перечни типовых документов со сроками хранения или на типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые по отдельным направлениям деятельности.

В графе 5 могут проставляться следующие отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, о месте хранения подлинников (если дело содержит копии документов), об изъятии дел, об уничтожении дел, об утрате дел и т.п.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на данном предприятии.

По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел по различным категориям: постоянного и временного сроков хранения. По каждой категории дел подсчитывается также количество незаконченных в прошедшем календарном году дел (переходящих) и количество дел с отметкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия).

 

Формирование дел

 

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются на предприятиях централизованно или децентрализовано.

Контроль за правильным формированием дел на предприятии и его структурных подразделениях осуществляется службой ДОУ или лицами, ответственными за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только правильно оформленные документы в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;

- помещать в дело только исполненные документы, т.е. с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело;

- раздельно группировать: документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; подлинники и копии; годовые, квартальные и месячные планы и отчеты; документы постоянного и временного хранения; утвержденные документы и их проекты;

- помещать приложения вместе с основными документами;

- группировать в дело документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела сотрудников ведутся на всем протяжении периода его работы);

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

- в одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела должна быть не более 4 сантиметров.

При формировании документов в дела используются следующие основные признаки заведения дела:

- номинальный;

- предметно-вопросный;

- авторский;

- корреспондентский;

- географический;

- хронологический.

Номинальный признак означает, что основанием для группировки документов служит из разновидности. Например, заводятся дела по таким видам документов:

- уставы, положения, инструкции;

- приказы по основной деятельности;

- приказы по личному составу;

- утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, титульные списки;

- перспективные планы;

- лицевые счета;

- протоколы заседаний, совещаний;

- переписка;

- обзоры, докладные записки, акты, справки.

При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, причем сначала помещают основной документ определенного вида и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса, которому посвящен основной документ.

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора, например: Протоколы производственных совещаний ООО «Автоматика».

Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса, например: Переписка с инструментальным заводом «Фрезер» о поставке оборудования за 2006 г.

Географический признак группировки дел означает объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов по какому-то одному вопросу, например: Переписка с предприятиями г.Омска и Омской области по вопросам поставки сырья и материалов.

Хронологический признак преследует цель группировки документов в дело за какой-либо определенный период времени.