Организация документооборота

 

Документооборот – организация работы с документами от момента создания документа сдачи его в архив

Различают три основных потока документации:

- документы, создаваемы в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

- документы, поступающие из других организаций (входящие);

- документы, отправляемые в другие организации (исходящие).

Документооборот организует служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат, орготдел и др.), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель и др.). Эта служба должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

К внутренним документам принято относить документы, разрабатываемые должностными лицами, исходя из задач и потребностей организации (ее структурных подразделений) и в соответствии с внутренними правилами разработки документов

Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:

 

 

Входящие документы – это документы, поступающие в организацию извне по различным каналам связи.

Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:

 

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия, необходимую для принятия управленческих решений. Например, письмо с предложением о совместной деятельности, полученное от другого предприятия; жалобы покупателя на низкое качество изделий, выпускаемых данным предприятием.

Без рассмотрения руководителем передаются по исполнение (исполнителям) документы, которые содержат текущую оперативную информацию или адресованные в другие подразделения. Например, письмо-напоминание от головного предприятия подразделению о приближении отчетного периода для подготовки соответствующей отчетности данного структурного подразделения

Исходящие документы – это документы, разработанные внутри организации и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и организациям) либо о исполнение письменных указаний (руководящих документов) высшей инстанции (старших начальников).

Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:

 

 

Учет документов

 

 

Учет документов

 

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, т.е. учитывать объем документооборота. Осуществляется как полный (по всему предприятию), так и выборочный учет документов по структурным подразделениям или группам. Отдельно учитываются такие документы, как:

¾ предложения;

¾ заявления;

¾ жалобы граждан.

На предприятии ведется учет количества документа. При подсчете объема документооборота за учетную единицу удобнее всего принять каждый экземпляр (формат А4), а документы другого формата, например, А5 можно учитывать по схеме:

2 документа формата А5 = 1 документу формата А4.

Сведения о количестве обработанных документов удобно вносить в соответствующую учетную форму (учетные карточки или журналы учета), например:

Сводка учета объема документооборота

за _______________ 200- г.

 

Виды документов	Количество документов:	Всего
оригиналы	копии
Входящие
Исходящие
Внутренние
Итого

Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами и обоснования штатной численности службы ДОУ.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 подлежат учету также полиграфически исполненные гербовые бланки документов (с воспроизведением на бланках Государственного герба РФ и герба субъектов РФ). На гербовых бланках типографическим способом или нумератором проставляется порядковые номера. Учет бланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или журнале).

При учете бланков необходимы следующие реквизиты:

а) при поступлении бланков:

¾ наименование вида гербового бланка;

¾ количество экземпляров;

¾ дата поступления;

¾ номер сопроводительного документа;

¾ наименование поставщика гербовых бланков;

б) при выдаче бланков:

¾ наименование вида гербового бланка;

¾ количество экземпляров;

¾ серия и номер гербовых бланков;

¾ наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы должностного лица - получателя бланков;

¾ расписка в получении;

¾ примечания (отметки об уничтожении).

Допускается тиражирование документов на гербовых бланках для рассылки при условии заверения каждой копии печатью организации.

 

Регистрация документов

 

Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документов путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Необходимость регистрации документов обусловлена решением следующих задач:

¾ учет количества документов;

¾ обеспечение сохранности документов, избежание потерь документов;

¾ обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;

¾ обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. К таким документам можно отнести:

¾ организационно-распорядительные документы;

¾ плановые документы;

¾ отчетные документы;

¾ учетно-статистические документы;

¾ бухгалтерские документы;

¾ финансовые документы

¾ и т.д.

Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их создания (рукописные, с использованием компьютера или пишущей машинки) и способа получения или отправки (почтой, курьером, электронно). При этом следует иметь в виду, что службой ДОУ регистрируются не все документы, а только документы, касающиеся деятельности всего предприятия. Службой ДОУ должен разрабатываться перечень документов, регистрирующих в структурных подразделениях (не регистрируемых службой ДОУ). На таких документах служба ДОУ проставляет только дату поступления.

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления; отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения. Если входящие документы должны дойти до структурных подразделений, то они подвергаются повторной регистрации, но под тем номером, который им был присвоен в службе ДОУ (при первичной регистрации). Таким образом, соблюдается принцип однократности присвоения документам их номеров.

Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

1. Регистрация входящих и исходящих документов.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит как минимум из двух частей, которые отделяются друг от друга косой линий:

- порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;

- номера дела по номенклатуре дел.

- Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть принята такой:

- для входящих документов: очередной порядковый регистрационный номер/номер дела, например: 258/03-12;

- для исходящих документов: номер дела/ очередной порядковый регистрационный номер, например: 03-12/258.

К обязательным частям регистрационного номера могут добавляться при необходимости коды классификаторов: корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

2. Регистрация внутренних документов.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности; приказы по личному составу; отчеты; докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы, применяя простую нумерацию, например: приказ № 5, протокол № 8, акт № 4.

3. Регистрация документов, составленных совместно несколькими организациями.

Документы, подготовленные совместно несколькими организациями, имеют сложные регистрационные номера, состоящие из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставленных через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо)..

В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки.

Журналыудобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу занимает много времени. Поэтому, для удобства необходимо вести одновременно несколько регистрационных журналов отдельно для входящих,, исходящих и внутренних документов, разделив их еще по видам и разновидностям документов. Кроме того, следует отметить, что по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Регистрационно-контрольные карточки лишены указанных недостатков. Причем, таких карточек можно сделать несколько экземпляров, что позволит передать их вместе с документами в то структурное подразделение, где документ будет исполнятся. Это в свою очередь устраняет их повторную регистрацию. Таким образом, такие карточки удобны для регистрации больших массивов документов.

Ниже приведены примеры регистрационных журналов и регистрационно-контрольных карточек.