Тема 3.3 Систематизация документов и их хранение

Номенклатура дел. Виды номенклатур (типовая, примерная, конкретная). Состав номенклатуры. Установление сроков хранения дел. Перечни документов с указанием сроков их хранения (типовые и ведомственные). Формирование дел, требования, устанавливаемые при формировании дел. Текущее хранение дел, правила хранения. Подготовка дел к передаче и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения (подготовка документов к сдаче, проведение экспертизы ценности документов, принципы оценки ценности документов, критерии ценности документов (происхождения, содержания, внешних особенностей) классификация документов организации (по основной деятельности, вспомогательные, по личному составу), порядок проведения экспертизы).

Под экспертизой ценности документов понимаем процесс изучения документов и определения их научного, культурного и государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в Государственный архивный фонд Российской Федерации. Принципы оценки ценности документов: ● принцип историзма (требуется рассматривать любое явление в процессе развития и делать анализ закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений); ● принцип всесторонности (при экспертизе необходимо изучить внутренние и внешние особенности документа); принцип комплексной оценки документа (документ должны оцениваться в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняются другими, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми).

Сроки хранения документов (постоянного хранения в государственных архивах; временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет); подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения).

Оформление дел (полное и частичное оформление дел), составление описей дел, заверительная надпись и внутренняя опись, правила оформления обложки дела, составление описей дел, порядок передачи документов на хранение в архив.

Контрольные вопросы

1. Дайте понятие дела и номенклатуры дел. Структура номенклатуры дел.

2. Перечислите виды номенклатур дел, охарактеризуйте их.

3. Какие сроки хранения дел вы знаете, какими документами они устанавливаются и как исчисляются.

4. Что такое формирование дела?

5. Какую информацию должна содержать обложка дела?

6. Перечислите требования, которые необходимо соблюдать при формировании дел.

7. Как хранят дела?

8. Какие этапы включает в себя подготовка документов к сдаче в ведомственный архив?

9. Дайте определение экспертизы ценности документов, какие принципы лежат в основе оценки ценности документов?

10. На какие три группы можно подразделить систему критериев, на основании которых определяется ценность документов?

11. На какие группы можно разделить документацию современных организаций (учреждений)?

12. Опишите порядок проведения экспертизы ценности документов в организации. Кто проводит экспертизу?

13. На какие четыре группы по срокам хранения делятся документы организации в результате проведения экспертизы их ценности?

14. Что такое оформление дела, какие виды оформления дел вы знаете, для чего нужны заверительная надпись и опись документов?

15. Каковы требования к оформлению обложки дела?

16. Опишите порядок передачи документов на хранение в архив.