Тема 2.3 Справочно - информационная документация

Назначение и своеобразие справочно- информационных документов. Акты. Разновидности актов, Структура (единая, независимо от вида акта). Подписи председателя и всех членов комиссии, утверждение (печатью в.т.ч.), ознакомление с содержанием под расписку.

Докладные записки (инициативные или по указанию руководителя). Отчетные, инициативные и информационные докладные записки. Внутренние и внешние докладные записки. Различия в оформлении в зависимости от вида докладной записки. Служебная записка как разновидность докладной.

Служебная записка считается разновидностью докладной. Однако, служебная записка — документ, не имею­щий официального статуса. Ни в одном нормативно-методическом документе, регла­ментирующем состав видов управленческих документов, этот документ не предусмотрен.

Объяснительные записки, их содержание и отличие от докладных.

Справки, их состав, оформление, заверение. Служебные и личные справки, отличие в реквизитах, оформлении.

Служебные письма. Классификации служебных писем: по функциональному признаку (требующие и не требующие ответа), по признаку специализации (так, например, среди сопроводительных писем выделяют договорное), по количеству затронутых аспектов (одно- и многоаспектные), по структурным признакам (регламентированную - стандартную, строго по образцу, и нерегламентированную - нестандартную), с точки зрения составления писем (типовые и трафаретные). Структура писем. Требования к тексту, оформлению, бланкам, бумаге.

Телеграммы, телефонограммы. Их содержание, бланки, требования к оформлению.

Факсограммы (факсы). Объем передаваемого документа (не более 5 листов). Запрещение передачи по факсу документов «Для служебного пользования». Актуальность данного вида документов.

Контрольные вопросы

1. В чем своеобразие справочно-информационных документов?

2. Опишите структуру акта ревизии бухгалтерии предприятия представителем налоговой инспекции.

3. Кто подписывает акт?

4. Должен ли подписывать акт член комиссии, не согласный с ее выводами?

5. Когда необходимо гриф утверждения акта заверять печатью?

6. Для чего необходимо ознакомление всех лиц, упомянутых в акте, с его содержанием под расписку?

7. Чем схожи и чет отличаются между собой отчетные, инициативные и информационные докладные записки?

8. Какие докладные записки оформляются на бланках?

9. Чем объяснительная записка отличается от докладной?

10. Как оформляются служебные справки?

11. В чем особенности справок личного характера?

12. Чем отличаются друг от друга письма, требующие и не требующие ответа?

13. Чем отличается регламентированная (стандартная) от нерегламентиро­ванной (нестандартной) переписки?

14. В чем отличия писем типового и трафаретного?

15. Опишите структуру письма.

16. В чем заключаются требования к тексту?

17. Почему в письме так важно введение?

18. Каковы структура телеграммы и когда необходимы бланки для нее?

19. Что такое телефонограмма и каковы ее реквизиты?

20. Чем отличается факсограмма от телеграммы и в чем ее актуальность?

21. Сколько листов формата А4 можно передавать единовременно, не опасаясь за качество документа?