Методичні і інформаційні матеріали

 

1.6.1 Методичні вказівки до проведення дослідження й аналізу діяльності виробничих, управлінських і інформаційних систем підприємства.

Приступаючи до дослідження, необхідно усвідомити:

 що необхідно дослідити і вивчити?

 як це зробити?

 які висновки необхідно зробити за результатами дослідження?

 які пропозиції або попередні рішення підготувати по тематиці дослідження?

 як оформити і представити отримані результати?

Дослідженню і вивченню підлягають: виробнича, управлінська й інформаційна системи підприємства або деяка її предметна область (постачання, збут, виробництво й ін.).

Виробниче середовище представляє собою потік вхідних матеріалів, що переробляються, результатом чого є готова продукція або послуги для споживачів. На промисловому підприємстві, наприклад, у доменному виробництві – це шихта, що переробляється в рідкий чавун; на торговельному підприємстві – це потік товарів; у банку – це потік коштів; у податковій інспекції – це потік звітної інформації платників податків; у перукарні – це послуги (стрижка, манікюр) тощо. У результатах дослідження необхідно представити склад виробничих підрозділів (ділянок), номенклатуру продукції (послуг) та ін. Перелік матеріалу, що представляється, по цьому і наступному підрозділах надано у розділі «Зміст практики».

Управлінська система – це персонал, організований за ієрархічною схемою у виді штатного розкладу (директор, заступник, головний бухгалтер, начальник відділу, групи тощо). Задача персоналу зводиться: до вироблення і реалізації визначених рішень, що представляються у виді планових завдань або директивних вказівок; обліку виконання планових показників; аналізу, контролю і регулюванню потоку матеріалів (послуг) через показники стану потоку або результатів виробничих і технологічних операцій (надходження матеріалів, збереження, відвантаження).

Для виконання своїх функцій (планування, обліку, аналізу, контролю і регулювання) і рішення в їхньому складі конкретних задач персонал управління використовує інформаційну систему.

Плануючи показники, персонал доводить їх до виконавців через планові документи (плани, графіки, завдання). Одержуючи вихідні документи (рахунки, накладні й ін.) про хід виконання виробничих операцій, персонал веде облік, аналіз і контроль відповідності фактичних даних плановим і дає регулюючі вказівки (дані). Таким чином, інформаційна система є інструментом управління.

Кожна розв'язувана задача має свою інформаційну систему, що містить у собі вхідні, проміжні і вихідні документи в паперовому виді або у виді файлів і операцій з ними. Операції групуються по етапах. Сукупність етапів складає технологічний процес обробки інформації.

В інформаційній системі відрізняють три етапи обробки даних: підготовчий – це підготовка вхідних даних; основний – це обробка даних (перетворення вхідних даних у якісно новий продукт – вихідну інформацію) і представлення даних, тобто їхня видача на носії і передача користувачам (на екран, по каналу зв'язку тощо). Інформація може оброблятися як вручну, так і з використанням комп’ютера. В інформаційній системі на більшості підприємств використовуються комп’ютери, тобто функціонує система автоматизованої обробки інформації. Її складовими елементами є інформаційний потік, технічні засоби і засоби зв'язку, програмне забезпечення, персонал, інструкції.

Як проводити дослідження.

1. Дані по кожній із систем можна одержати з наступних джерел.

2. Роздавальні матеріали, що представляються кафедрою.

3. Від фахівців персоналу підприємства шляхом опитування.

4. З документів про діяльність підприємства.

До початку практики студент знайомиться із завданням і виписує з роздавальних матеріалів (див. перелік роздавальних матеріалів) характеристику об'єкта і перелік розв'язуваних задач у підсистемі, по якій видане завдання на практику.

Під час проходження практики дані, одержані з бесід з фахівцями і з документів, записуються в робочий зошит, а потім систематизуються і представляються в звіті.

Ключовими моментами при дослідженні системи обробки інформації є: збір, систематизація і представлення всіх документів по розглянутій проблемі, установлення їхнього взаємозв'язку між собою, вивчення технології обробки кожного документа (представляється у вигляді схем і їхнього опису).

При цьому не обов'язково, щоб у цих даних фігурувала поточна інформація підприємства. Її звичайно вважають конфіденційною. Можна використовувати тільки бланки документів або документи з даними минулих років, що уже втратили цінність. Кожен бланк можна заповнити своїми даними, дотримуючи значність заповнюваних реквізитів.

По кожній задачі документи підрозділяються на вхідні, вихідні і проміжні. Аналогічно в базі даних комп’ютера – вхідні файли, вихідні і файли бази даних. Рух документів представляється у вигляді схеми існуючого документообігу (див. рис.1.2) і її опису.

В описі схеми дається характеристика документів і операцій з ними. Відображаються недоліки в роботі інформаційної системи.

У висновках по аналізу виробничої системи необхідно вказати на проблеми виробничого, соціального або економічного характеру, що вимагають вирішення. До них можна віднести: необхідність збільшення обсягів випуску продукції, розширення сортаменту; необхідність вивчення ринків збуту; велика дебіторська й кредиторська заборгованість; хиткий фінансовий стан підприємства; необхідність підвищення прибутковості підприємства, рентабельності його діяльності тощо.

У висновках по діяльності персоналу управління проблемами можуть бути: великі обсяги інформації і трудомісткість її обробки вручну; відсутність аналітичних даних, що не дозволяє прийняти якісне рішення; відсутність або неповнота даних; несвоєчасність їхнього представлення через ручну обробку або неефективну технологію обробки інформації тощо.

У висновках по функціонуванню інформаційної системи можуть бути: низький рівень автоматизації; багато задач вирішується вручну; недосконалість технології обробки інформації; неможливість рішення аналітичних задач використовуваним програмним забезпеченням (наприклад, пакетом 1С) та інші.

У результаті, на підставі зроблених висновків, формулюються пропозиції по необхідності автоматизації рішення конкретних задач, що дозволить вирішити проблему інформаційної забезпеченості управлінського персоналу і деякою мірою вплинути на рішення поставленої виробничої або економічної проблеми. Це може бути доповнення до наявної системи обробки інформації у вигляді розширення складу задач або зовсім новий комплекс задач.

Відповідно до тематики завдання на практику вибираються задачі для першочергової автоматизації і проробляються попередні проектні рішення по їхній реалізації.

Складається таблиця ситуаційного аналізу (приклад у таблиці 1.6).

У спеціальній частині звіту формулюється постановка задач, представляється їх інформаційне і програмно-технічне забезпечення.

Методика і приклад постановки задач.

Постановка задач формулюється в наступному порядку:

По проектованій системі:

 найменування комплексу задач, що автоматизується;

 склад задач комплексу;

 призначення проектованої системи;

 ціль рішення задач;

 спосіб реалізації цілі.

По кожній автоматизованій задачі:

 її організаційна сутність;

 економічна сутність задачі;

 розподіл функцій персоналу і технічних засобів;

 взаємозв'язок задач в автоматизованому комплексі і з іншими системами.

Найменування комплексу задач містить у собі чотири складові частини: виконувану роботу, управлінську функцію, по якій автоматизується обробка інформації, предметну область і об'єкт керування. У пропонованому прикладі ці частини виділені квадратними дужками. Приклад: “[Розробка СОЕІ] [по обліку й аналізу] [стану виконання маркетингових досліджень] [на ТОВ “Азот”].

Перелічується склад задач комплексу.

Приклад. Проектована система містить у собі наступні комплекси задач:

 аналіз збуту і реалізації продукції;

 аналіз виконання плану маркетингу тощо.

У призначенні проектованої системи вказуються підрозділи або окремі працівники, для яких призначена інформація з розв'язуваних задач.

Приклад. Інформація з розв'язуваних задач призначена для фахівців відділу маркетингу підприємства.

Метою рішення будь-яких задач є своєчасне забезпечення персоналу конкретною інформацією.

Приклад. Метою рішення задач даного комплексу є забезпечення інформацією персоналу відділу маркетингу про виконання плану маркетингових заходів щодо термінів і календарних періодів.

Спосіб реалізації цілі. Тут указується передбачуваний варіант технологічного процесу обробки інформації.

Приклад 1. Рішення комплексу задач реалізується шляхом використання наявної в базі даних підприємства інформації про виробництво і відвантаження продукції і матеріально-технічне забезпечення.

Приклад 2. Рішення задач здійснюється шляхом збору і підготовки інформації з прайс-листів, створення бази даних тощо.

Далі дається опис організаційної й економічної сутності кожної задачі комплексу.

В організаційній сутності задачі вказується: вид вхідної інформації, її користувач і спосіб використання; вихідні документи, джерела їхнього формування, способи підготовки і передачі; місце і способи обробки, збереження і видачі даних; тимчасові режими по кожному етапу технологічного процесу обробки інформації.

Приклад. По задачі аналізу маркетингових досліджень інформація у формі документа. «Аналіз виконання плану маркетингових заходів» видається начальникові відділу маркетингу і керівнику підприємства по завершенні місяця і використовується для аналізу і коректування плану на майбутні періоди. Вихідні дані накопичуються в окремому файлі бази даних підприємства протягом місяця тощо.

Економічна сутність задачі визначається по складу показників вихідних документів і відображає стан елементів системи (наприклад, наявність товару на складі), або результати виконання операцій (надходження, відвантаження, виробництва тощо).

Приклад. Економічна сутність задачі виражається у відображенні стану виконання запланованих показників по агрегатах і місяцях року…..., тощо.

При описі розподілу функцій необхідно вказати, виконання яких операцій з інформацією покладається на персонал, а яких - на технічні засоби і засоби зв'язку.

Взаємозв'язок задач у проектованій системі представляється у виді схеми з описом черговості рішення і складу даних, переданих з однієї задачі в інші задачі і на зовнішні системи (рис. 1.4).