Деловое общение и методы ведения переговоров

 

Под деловым общением понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

Подобное общение является наиболее благоприятной, а зачастую и единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он согласился и продолжал ее. Таким образом, одна из главных задач делового общения – убедить партнера принять конкретные предложения.

Деловое общение выполняет следующие важные функции.

§ Взаимное общение работников из одной деловой сферы.

§ Совместный поиск и оперативная разработка рабочих идей и замыслов.

§ Контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий.

§ Поддержание деловых контактов.

§ Стимулирование деловой активности.

В начале разговора надо дать почувствовать собеседнику, что вы искренне заинтересованы в нем, осознаете авторитет и значимость организации, которую он представляет. Во время делового разговора надо проявлять внимание к партнеру. Следует чаще говорить о том, что его интересует и задавать такие вопросы, на которые ему будет приятно отвечать.

Структура деловой беседы такова, что начинается с подготовки и заканчивается и заканчивается анализом полученных результатов.

1. Подготовка к деловой беседе.

2. Установление места и времени встречи.

3. Начало беседы: вступление в контакт.

4. Постановка проблемы и передача информации.

5. Аргументирование.

6. Опровержение доводов собеседника.

7. Анализ альтернатив, поиск оптимального или компромиссного варианта, либо конфронтация участников.

8. Принятие решения.

9. Фиксация договоренности.

10. Выход из контакта.

11. Анализ результатов беседы, своей тактики общения.

Методы ведения переговоров. Различные представления часто несовместимы друг с другом, в этом случае иногда люди не хотят признавать обстоятельства дел такими, каковы они есть на самом деле. Признается лишь собственная позиция. Каждый пытается убедить собеседника в своей субъективной истине. Обвинение падает на партнера, если тот продолжает отстаивать свое собственное представление и позицию.

Чем раньше удается понять отправную точку партнера такой, какой она есть на самом деле, тем быстрее удается добиться подготовки согласованного решения, поэтому важно стремиться к диалогу.

Диалог позволяет получить представление о позиции обеих сторон по переговорам. Дискуссия требует участия посредника, дабы не создать конфликтной ситуации в процессе взаимодействия. Поскольку сама цель дискуссии заключается в победе одних взглядов над другими, в навязывании своих взглядов.

Участники диалога не пытаются победить, но в нем побеждают все, выигрывают все, если участники переговоров правильно в нем себя ведут, в силу того, что участники диалога рассматривают сложные вопросы комплексно, системно: с многих точек зрения. Кроме того, в диалоге можно увидеть элементы собственного мышления в потоке всесторонних рассуждений. Диалог ориентирует участников на ассоциативное мышление для того, чтобы стимулировать высказывания новых мнений и взглядов, что, несомненно, помогает обсуждению сложных вопросов.

Дискуссия возникает при необходимости достичь согласия и принять решение по сложному вопросу. Она предполагает предъявление и защиту индивидуальных мнений, что является полезным для анализа ситуации.

Таким образом, диалог строится на осмыслении содержания индивидуальных точек зрения, т.е. на том, что является общим в подходах сторон. Дискуссия же выстраивается на допущении, что у каждой стороны свое уникальное видение реальности и, если они смогут встать на точку зрения друг друга, то каждый из них может увидеть что-то новое для себя.

Во время дискуссии рождается истина и происходит согласование идей, сталкивающихся между собой.

Различают два вида переговоров: импровизированные и переговоры, к которым заранее подготовились.

С импровизированными переговорами мы сталкиваемся ежедневно в тех ситуациях, когда к нам приходят другие люди с какой-либо просьбой или предложением. В этих случаях следует соглашаться на разговор, если вы понимаете его необходимость, полезность, или перенести на другое время и подготовиться к переговорам.

В любом случае, следует соблюдать такую последовательность обсуждения вопросов повестки дня.

§ Уяснение рамок проведения переговоров (место проведения переговоров, компетенция принятия решений, срок и время проведения переговоров; краткие сведения об участниках переговоров, вопросы включаемые в протокол).

§ Начало переговоров (общая ситуация – погода, газеты и т.д.; ситуация партнера – настроение, свежие впечатления и т.д.; собственная ситуация – слова благодарности, свежие впечатления);

§ Согласование тематической структуры (на практике в начале переговоров редко согласовываются темы, поэтому часто партнеры не понимают друг друга).

§ Изложение точек зрения партнеров по переговорам (определить общие интересы, высказать веские аргументы, быть готовым умело возражать, не обращать внимания на эмоциональную реакцию партнера, вносить альтернативы, вести переговоры конструктивно, стремиться к компромиссу, достигать консенсуса).

§ Соглашение (фиксировать: с чем согласны обе стороны, на чем необходимо остановиться, какие шаги будут следующими, что еще остается открытым, что еще мешает, что достигнуто).