Налоговый кодекс РФ не содержит разъяснений по данному вопросу.
По данному вопросу есть две точки зрения.
Согласно официальной позиции для получения компенсации работники должны вести учет служебных поездок в путевых листах. По мнению некоторых авторов, для подтверждения расходов на компенсацию налогоплательщику необходимо представить в том числе и путевые листы. Есть пример судебного решения, в котором указывается, что основанием для компенсационных выплат являются, в частности, путевые листы с отметками о служебных поездках.
В то же время в некоторых авторских публикациях высказывается точка зрения, согласно которой для выплаты компенсации и признания ее в качестве расходов необязательно составление путевых листов. Есть пример судебного решения, подтверждающего данный подход.
Подробнее см. документы
Позиция 1. Расходы признать нельзя
Письмо Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6
Указывается, что для получения компенсации работник представляет в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведет учет служебных поездок в путевых листах.
Аналогичные выводы содержит...
Письмо Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192
Письмо УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776
Письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2005 N 20-12/66690
Статья: Комментарий к Письму Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192 ("Консультант", 2007, N 6)
Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 по делу N А66-7112/2005
Суд указал, что основанием для компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, а также путевые листы с отметками о служебных поездках.
Консультация эксперта, 2011
По мнению автора, для документального подтверждения расходов на компенсацию необходимы, в частности, путевые листы.
Аналогичные выводы содержит...
Статья: Компенсация за использование личных автомобилей для служебных поездок (Блажко Г.) ("Финансовая газета. Региональный выпуск", 2007, N 7)
Консультация эксперта, 2006
Автор рекомендует в целях избежания споров с налоговыми органами вести путевые листы.
Позиция 2. Расходы признать можно
Постановление ФАС Центрального округа от 10.04.2006 по делу N А48-6436/05-8
Суд признал правомерность включения в расходы суммы компенсации, выплаченной работнику за использование личного автомобиля для служебной поездки. По мнению суда, у организации не было обязанности оформлять путевые листы, так как работник не являлся водителем организации.
Тематический выпуск: Нормируемые расходы в 2007 году ("Экономико-правовой бюллетень", 2006, N 12)
По мнению автора, путевые листы не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях. Путевые листы применяются организацией для учета работы ее автотранспорта, но никак не работником для учета своих служебных поездок на личном автомобиле.
Консультация эксперта, 2006
Автор отмечает, что согласно нормам ТК РФ и НК РФ для признания расходов путевой лист необязателен. Приказ руководства подтверждает, что компания нуждается в имуществе своих сотрудников для нормального ведения деятельности. Этим и обосновывается компенсация.
Статья: Путевой лист в разъяснениях контролирующих ведомств ("Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 2)
По мнению автора, оформлять путевые листы нецелесообразно. Производственный характер пользования автомобилем подтверждается приказом руководителя о назначении компенсации за использование личного транспорта сотрудникам, работа которых связана с постоянными служебными разъездами. Разъездной характер работы может быть подтвержден должностными инструкциями работников.
Можно ли признать расходы на транспортные услуги сторонних организаций, если путевые листы у налогоплательщика отсутствуют или составлены с нарушениями (п. 1 ст. 252, пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ)?
Налоговый кодекс РФ не содержит разъяснений по данному вопросу.
По этой проблеме существует две точки зрения.
Официальной позиции нет.
В одних судебных решениях указывается на то, что законодательство не устанавливает требования о наличии путевых листов у заказчиков транспортных услуг. Кроме того, некоторые суды отмечают, что расходы налогоплательщика на транспортные услуги могут подтверждаться и другими документами.
В то же время есть судебное решение, в котором сделан противоположный вывод.
Подробнее см. документы
Позиция 1. Путевые листы необязательны для подтверждения расходов
Постановление ФАС Московского округа от 02.07.2007, 05.07.2007 N КА-А41/6086-07 по делу N А41-К2-15348/06
Суд указал, что путевой лист является документом, целью которого является отчет водителя, состоящего в трудовых отношениях с работодателем-налогоплательщиком, об использовании транспортного средства и ГСМ в производственных целях. Для отчета исполнителя перед заказчиком транспортных услуг в качестве оправдательного документа применяется двусторонний акт приемки (сдачи-приемки) оказанных транспортных услуг.
Постановление ФАС Московского округа от 03.09.2008 N КА-А40/8214-08 по делу N А40-67911/07-129-404
Суд отметил, что согласно Постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 необходимость составления путевых листов предусмотрена для эксплуатирующих организаций, тогда как налогоплательщик является не эксплуатирующей организацией, а получателем услуг.
Аналогичные выводы содержит...
Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.07.2008 N Ф04-3677/2008(6731-А46-26) по делу N А46-6925/2007
Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.03.2007 N Ф04-231/2007(31203-А70-25) по делу N А70-3520/7-2006
Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 11.03.2008 N Ф04-1659/2008(1921-А45-15) по делу N А45-5690/2007-24/123
Суд указал, что путевой лист выписывается в одном экземпляре и хранится у организации - собственника транспортного средства. Учитывая, что встречная проверка перевозчика проведена не была, данные документы истребованы не были, ссылка налогового органа на отсутствие путевых листов несостоятельна.
Постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.08.2008 по делу N А05-9477/2007
Суд указал, что отсутствие путевых листов у заказчика транспортных услуг не опровергает факта получения (и оплаты) транспортных услуг и факта документального подтверждения расходов на эти услуги (с учетом совокупности иных представленных налогоплательщиком документов).
Аналогичные выводы содержит...
Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 16.04.2007 N Ф04-2185/2007(33314-А46-34) по делу N А46-2325/2006 (Определением ВАС РФ от 23.07.2007 N 8365/07 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)
Постановление ФАС Уральского округа от 22.10.2008 N Ф09-7698/08-С3 по делу N А07-19659/07
Постановление ФАС Поволжского округа от 21.10.2010 по делу N А49-442/2010
Суд указал, что действующее законодательство не устанавливает требования о наличии путевых листов у лица, которому оказаны транспортные услуги.
Аналогичные выводы содержит...
Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 14.05.2005 N Ф08-2608/2005-1047А
Постановление ФАС Уральского округа от 11.11.2010 N Ф09-8930/10-С2 по делу N А60-5762/2010-С6
Постановление ФАС Московского округа от 25.08.2011 N КА-А40/9306-11 по делу N А40-137437/10-107-792
Суд указал, что, несмотря на наличие недостатков в путевых листах, налогоплательщик правомерно учел произведенные расходы.
Позиция 2. Путевые листы обязательны для подтверждения расходов
Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 09.12.2009 по делу N А33-15933/2008
Суд указал, что налогоплательщик в нарушение положений Постановления Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, Инструкции Минфина СССР N 156, Госбанка СССР N 30, ЦСУ СССР N 354/7, Минавтотранса РСФСР N 10/998 от 30.11.1983 "О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом", а также Общих правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных Минавтотрансом РСФСР 30.07.1971, не представил путевые листы, подтверждающие факт оказания транспортных услуг.
