Успіх наради залежить від того, як її учасники приходять до розуміння завдання. Ретельне планування таких елементів, як мети, склад учасників, порядок денний і місце проведення, – ключ до продуктивної наради.
На етапі визначення мети важливо продумати, чи дійсно потрібне ухвалення групового рішення. Досвід показує, що вирішення проблем групою доцільно у випадках, коли:
· проблема є складною, а ймовірність, що одна людина володіє всією інформацією, яка необхідна для вирішення, невелика;
· розумно поділити відповідальності за вирішення цієї проблеми;
· бажані також і потенційні рішення, а не тільки одне;
· корисна перевірка різних поглядів;
· керівник хоче, щоб підлеглі відчули себе частиною демократичного процесу, або хоче отримати їх довіру;
Членам групи необхідно краще пізнати один одного.
Ефективність нарад залежить від керівництва ними. На всіх етапах наради необхідно впливати на учасників з тим, щоб вони ототожнювали себе з обговорюваною проблемою і прагнули до її вирішення. Завдяки цьому виникає відверта і доброзичлива конструктивно-критична атмосфера, що сприяє зміцненню довіри.
На практиці ефективність наради зменшується через нечітко сформульовану мету наради; недостатньо відповідального ставлення учасників наради до своїх обов’язків; безапеляційного викладу керівником своєї позиції, що не залишає місця для розгортання творчої дискусії.
Уникнути цих помилок дозволить врахування наступних рекомендацій:
· забезпечення початку роботи наради в точно призначений час, представлення учасників, оголошення порядку денного і виклад предмету і мети наради;
· чіткий і зрозумілий всім присутнім виклад висунутої на обговорення проблеми, постановка питань, виділення основних моментів, що сприяють виникненню на нараді творчої дискусії;
· ретельна фіксація виступів учасників наради, які розкривають труднощі й перешкоди, що показують шляхи їх подолання. Визначення, питання, вимоги, аргументи, альтернативні рішення, які відносяться до цього слід формулювати так, щоб спонукати учасників до розбору цієї проблеми і пошуків шляхів її вирішення; прагнення до досягнення мети наради з позиції економії часу;
· коректне переривання тих виступів, які повторюють в загальних рисах вже викладені факти, носять нераціональний, просторовий, суперечливий і поверхневий характер або позбавлені конкретності;
· періодичні узагальнення вже досягнутого, чітке формулювання завдань, які ще належить вирішити, негайне з’ясування всіх непорозумінь, які виникають між учасниками наради;
