Сутністю даного підетапу є визначення основних факторів, здатних вплинути на хід саме даної PR-кампанії. Грунтуючись на попередньо виявлені проблеми / можливості і дані фокусованого дослідження, формулюють головну мету даної фази – визначення «бачення» ситуації для підготовки створення теоретичної моделі проведення кампанії. Для досягнення цієї мети необхідно вирішити наступні задачі.
1. Здійснення спільного аналізу ситуації з точки зору зв'язку організації з іншими суб'єктами, що впливають на її діяльність. Типові питання, на які треба знайти відповідь на даній фазі:
Яка передісторія існуючої ситуації, на вихід з якої спрямована PR-кампанія?
Яка сучасна ситуація в організації?
Яке оточення організації?
Якими бачаться перспективи організації?
Які зовнішні та внутрішні, залежні та незалежні фактори, що впливають на ситуацію?
Які проблеми і можливості пов'язані з ситуацією?
Які основні фактори ризику для даної ситуації?
Які сильні та слабкі сторони позиції організації в даній ситуації?
Очевидно, що на даній фазі доцільне використання методу SWOT-аналізу.
2. Опис характеру існуючих зв'язків організації з громадськістю:
- загальна характеристика груп громадськості та характеру зв'язків з ними даної організації (аудит громадськості). Результатом такого аудиту повинен стати попередній опис даних груп за критерієм інтенсивності зв’язків: центральні, полупериферійні, периферійні;
- розкриття «явних» негативних стереотипів і установок громадської думки по відношенню до організації;
- Вивчення позитивного ставлення громадськості (за групами) до організації.
3. Розкриття специфіки взаємостосунків організації з іншими організаціями. Тут слід, по-перше, визначити зв'язки та їх характер з іншими суб'єктами, залученими в процес, по-друге, проаналізувати співвідношення плюсів і мінусів організації з плюсами і мінусами конкурентів.
4. Попереднє дослідження іміджу організації:
- Визначення основних складових іміджу організацій даної галузі;
- Виявлення іміджевих переваг / недоліків даної організації стосовно конкурентів;
- Вивчення аспектів іміджу, формують негативні та позитивні установки у конкретних груп громадськості.
У результаті повинна бути отримана загальна схема (формула) складових іміджу.
5. Попередній аналіз комунікацій організації:
- аналіз комунікаційних потоків організації (де, коли, по яких каналах, як часто, з яким ефектом і т.д.);
- аналіз видів, типів комунікації організації;
- аналіз комунікаційного клімату організації (ступеня її відкритості / закритості в очах громадськості);
- аналіз відповідності комунікативних мереж та структури організації;
- Попередній аналіз «зрозумілості» і «дохідливості» повідомлень для різних груп громадськості.
Таким чином, аналіз ситуації в стислому і початковому вигляді хіба що дублює основні підсумки аналітичного етапу в цілому. Основною особливістю даної фази є те, що виявлення проблеми протікає у формі дискусій і обговорень фахівців організації, визначається як би «внутрішнє бачення»ситуації.
