Ћекции.ќрг


ѕоиск:




 атегории:

јстрономи€
Ѕиологи€
√еографи€
ƒругие €зыки
»нтернет
»нформатика
»стори€
 ультура
Ћитература
Ћогика
ћатематика
ћедицина
ћеханика
ќхрана труда
ѕедагогика
ѕолитика
ѕраво
ѕсихологи€
–елиги€
–иторика
—оциологи€
—порт
—троительство
“ехнологи€
“ранспорт
‘изика
‘илософи€
‘инансы
’ими€
Ёкологи€
Ёкономика
Ёлектроника

 

 

 

 


 ак не утонуть в бумагах




»стина состоит в том, что нет необходимости возвращатьс€ к бумагам. Ёто не означает, что вам вообще не следует дотраги≠ватьс€ до бумаг. ќднако вы можете выработать систему, позвол€ющую вам находить дл€ каждой бумаги нужное место. ¬ы должны вз€ть под контроль вход€щую и исход€щую бумагу и то, что с ней происходит по мере ее превращени€ из вход€щей в ис≠ход€щую. ¬ этом случае вы никогда не утонете в бумагах.

¬ход€щую почту следует разбирать и сортировать. ƒл€ этого постарайтесь в течение нескольких дней внимательно изучать содержание вашей корреспонденции. ѕри этом обратите внима≠ние на необходимость сокращени€ объема поступающих к вам бумаг. (¬озможно, вы обнаружите, что некоторые издани€ и формы отчетов, поступающие к вам регул€рно, вам больше не нужны.)

¬ы можете сказать вашему секретарю, какие материалы сле≠дует сразу же выбрасывать, какие - направл€ть другим люд€м, а какие - складывать в архив.

Ћично € заставил своего секретар€ рассортировывать почту на три папки: "ѕрин€ть меры", "»нформаци€" и "ќтложено". ѕапку "ѕрин€ть меры" € прочитывал немедленно и тут же реа≠гировал соответственно содержанию бумаг.

ѕапку "»нформаци€" € помещал в портфель, чтобы читать по дороге в поезде или в самолете.

я укладывал папку "ќтложено", в которой находились перио≠дические публикации, в €щик стола, и обращалс€ к ней в редкие свободные минуты или же когда мне хотелось отдохнуть от со≠средоточенной работы над более важными делами.

¬ы сможете добитьс€ более быстрого решени€ вопросов и за≠вершать дела скорее, если не будете готовить ответы на письма, а будете писать короткие резолюции на бумагах, присланных вам, и отсылать их кому следует.

≈сли вам следует вести учет корреспонденции, проход€щей через вас, или же вы хотите проверить исполнение вашего указа≠ни€, попросите вашего секретар€ приготовить вам ксерокопию бумаги. ≈сли вам нужен развернутый ответ, то вам поможет дик≠тофон.

“е, кто умеет составл€ть письма с первой попытки, приход€т в восторг от экономии времени, которую они получают с помо≠щью этой техники.

я экономлю еще больше времени, надиктовыва€ своему сек≠ретарю лишь ключевые мысли и позвол€€ ей привести их в лите≠ратурную форму. “олько один раз, зато с толком!

ќдно из моих правил гласит: "Ѕерите каждую бумагу в свои руки лишь один раз". ѕостарайтесь не откладывать вход€щую бумагу, котора€ требует немедленного ответа, до тех пор, пока ответ не готов. √ораздо легче придумать подход€щий ответ сразу же после того, как вы прочитали письмо.  роме того, если вы отложите ответ, то потратите врем€ на вторичное прочтение письма.

Ќе все бумаги позвол€ют вам приступить к немедленным и окончательным действи€м. Ќекоторые бумаги вис€т над вами в течение нескольких недель и даже мес€цев, а работа над ними требует действий, которые раст€гиваютс€ во времени. Ѕывает и так, что следует взвесить каждое слово в вашем ответе. »ногда более правильные решени€ приход€т в голову только после дол≠гого размышлени€.

ѕоэтому в более развернутом виде формула звучит так: "—тарайтесь брать каждую бумагу лишь один раз. ≈сли это не≠возможно, то пытайтесь сделать с ней хот€ бы что-нибудь дл€ того, чтобы продвинуть вперед то дело, с которым она св€зана".

≈сли вы не сможете совершить большой шаг вперед, то даже небольшой шажок пригодитс€.

Ќапример, € могу вз€ть бумагу и подумать: "Ёто - малопри≠€тное дело. я не хочу этим заниматьс€ сейчас, но следующий раз, когда € возьмусь за него, € тут же позвоню по телефону и дело закрутитс€". “аким образом, € хот€ бы немного продвигаю дело вперед, продумав следующий шаг, который € предприму.  огда бумага вновь попадет ко мне в руки, € уже не положу ее обратно, пока не наберу номер телефона.

— другой стороны, не старайтесь делать больше, чем необхо≠димо. ћне жаловалась мо€ секретарша на своего предыдущего начальника, который стремилс€ достичь такого совершенства, что никогда не отправл€л писем прежде, чем не переделывал их, по меньшей мере, три раза, даже пуст€ковые. “ак как она знала, что первые варианты все равно не будут отправлены, то у нее выработалась привычка печатать небрежно, и она подавала ему на подпись экземпл€ры с большим количеством опечаток.

ѕусть ваш секретарь получает от вас готовый текст, который можно отпечатать дл€ отправки по почте. ѕрежде чем редакти≠ровать свое письмо, подумайте, существенно ли возрастет цен≠ность отредактированного варианта, если вы затратите врем€ на его улучшение. ѕодумайте и о том, не лучше ли будет, если ваше письмо быстро попадет в руки вашего адресата, нежели будет ожидать новой редакции.

—ледующий раз, когда вы заметите, что бесцельно перебирае≠те бумаги, задумайтесь о том, что часто самые главные дела не запечатлены на бумаге. «адайте себе вопрос: "„то стоит за этой бумагой и как вам следует разрешить возникшую ситуацию, если бы вы постарались вникнуть в ее суть". ј потом немедленно приступите к делу.





ѕоделитьс€ с друзь€ми:


ƒата добавлени€: 2015-09-20; ћы поможем в написании ваших работ!; просмотров: 1228 | Ќарушение авторских прав


ѕоиск на сайте:

Ћучшие изречени€:

≈сли вы думаете, что на что-то способны, вы правы; если думаете, что у вас ничего не получитс€ - вы тоже правы. © √енри ‘орд
==> читать все изречени€...

1274 - | 1309 -


© 2015-2024 lektsii.org -  онтакты - ѕоследнее добавление

√ен: 0.009 с.