Керівники підприємства (генеральний директор, фінансовий директор, керівники служб) повинні володіти оперативною інформ., щоб при виникн. відхилень від плану, в першу чергу по витратах, мати можл. вчасно приймати корегуючі рішення.
Традиційно інформацію у вигляді фактичного кошторису витрат по підприємству надає бухгалтерія. Дані на окремі види продукції надаються після того, як:
-оброблені рахунки за електроенергію, газ, воду;
-здійснено розрах. послуг цехів один одному та організаціям;
-нарахована амортизація, зарплата;
-розподілені накладні витрати між цехами та видами продукції;
-нараховані податки і здійснені відрахування у фонди.
Інформаційні потоки – це фізичний рух інформації від одного співробітника підприємства до іншого або від одного керівника до іншого. Перетворення інформації (бухгалтерська проводка) не розглядається в якості інформаційних потоків.
Система інформ. потоків – це сума потоків інф., яка дозволяє вести підпр. фін.-госп. діяльність, реалізувати будь-яке рішення.
Типові недоліки системи інформ. потоків вітч. підприємств:
-дублювання наданої інформації;
-відсутність релевантної інформації (суттєвої);
-відсутність однозначного розподілу відповід. за документи;
-несвоєчасність надання інформації;
-інформація може не доходити до адресата;
-після отримання інформації можуть бути потрібні уточнення.
Важливою задачею служби контролінгу є удосконалення системи інформаційних потоків, зміна алгоритмів проходження документів, автоматизація передачі інформації.
Система інформаційних потоків повинна органічно вбудовуватися в загальну систему інформаційних потоків підприємства, інакше відбудеться відторгнення співробітниками підприємства нав’язаної ним схеми.
Потрібен аналіз функціонування існуючої на підприємстві системи інформаційних потоків на наявність “вузьких місць”, зайвих ланок. Впровадження системи контролінгу приводить до перебудови та оптимізації системи інформаційних потоків – всього економічного документообігу підприємства.
Вимоги до системи інформаційних потоків в системі контролінгу:
-своєчасність, тобто інформація по витратах, виручці, прибутку повинна надходити тоді, коли ще доцільно її аналізувати;
-достовірність;
-релевантність, інформ. повинна допом. приймати рішення;
-корисність (ефект від використання інформації повинен перекривати витрати на її отримання);
-повнота, тобто не повинно бути упущень;
-зрозумілість
-регулярність надходження.
