Формирование единого информационного пространства. Поддержка принятия управленческих решений. Потоки информации. Классификация источников информации

Информационные потоки – это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Цель работы с информационными потоками – оптимизация работы предприятия. Система информационных потоков – совокупность физических перемещений информации, которая дает возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать решение. Наиболее общая система информационных потоков – это сумма потоков информации, которая позволяет предприятию вести финансово-хозяйственную деятельность. Информация, которая собирается в системе контроллинга для обработки и анализа должна отвечать следующим требованиям: своевременность (информация по затратам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать), достоверность (чтобы не тратить дополнительное время на ее проверку), релевантность (существенность), полезность (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение), полнота (не должно быть упущений), понятность (информация не должна требовать значительных усилий для расшифровки), регулярность поступления. Чтобы обеспечить выполнение этих требований к информации, сотрудники, работающие в системе контроллинга, вынуждены разбираться с информационными потоками, чтобы не происходило дублирование информации, информация доходила до адресата и не требовала уточнений. Система информационных потоков контроллинга должна быть органично встроена в общую систему информационных потоков предприятия, в противном случае произойдет отторжение сотрудниками предприятия навязанной им системы контроллинга. Часто сама система информационных потоков предприятия работает плохо (документы проходят медленно, никто не отвечает за документ в целом). В таком случае не имеет смысла встраивать подсистему контроллинга, которая должна работать хорошо, в систему, которая работает плохо. В рамках работы по внедрению системы контроллинга необходимо перестроить и оптимизировать всю систему информационных потоков на предприятии. И, наконец, существует задача автоматизации бухгалтерии и других финансово-экономических служб предприятия. Если принять решение о сборе фактической информации раз в неделю (вместо один раз в месяц), то подразделения физически не будут успевать обрабатывать информацию и предоставлять в службу контроллинга, которая в свою очередь не будет успевать сводить все данные по предприятию. Поэтому целесообразно автоматизировать контроллинговую работу. Самая важная задача службы контроллинга – обеспечение оперативного получения информации о выручке и затратах предприятия. Время решения этой задачи для руководителей ограничено возможностью принятия конкретных управленческих решений для исправления ситуации. В настоящее время на большинстве предприятий основной период планирования и учета – это месяц. Задача службы контроллинга – создание системы, обеспечивающей руководителей информацией чаще, чем 1 раз в месяц. Для того, чтобы собирать затраты и сводить баланс каждый день, требуется принципиально новый уровень автоматизации учета. Рассмотрим основные элементы затрат, по которым требуется собирать информацию: • материалы и малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (МБП); • заработная плата; • электроэнергия, газ, вода; • амортизация; • услуги сторонних организаций; • услуги цехов друг другу. Составив перечень элементов затрат, необходимо выяснить, можно ли собирать информацию о затратах, например, в середине месяца, каждые 10 дней; какие имеются препятствия, как их можно устранить. Также необходимо решить вопрос: куда предоставлять информацию? В результате обработки контроллинговые данные получаются «не совсем точными» с бухгалтерской точки зрения, однако эта точность достаточна для принятия управленческих решений. Точные на 100% бухгалтерские отчеты месяц спустя – информация бесполезная для принятия оперативных управленческих решений.

В частности, к содержанию информации и, в первую очередь, к информации, влияющей на подготовку и принятие оперативных управленческих решений по отраслевой реструктуризации региональной экономики, предъявляются следующие основные требования2:

• по объекту назначения – необходимый и достаточный объем;

• по качеству – краткость и однозначность формулировок;

• своевременность;

• достоверность.

Информация в контроллинге на уровне региона приобретает особое значение. Для обеспечения задач управления информация должна формироваться на высоком качественном уровне и быть представлена заинтересованным элементам системы управления региональной экономики в нужный момент и в удобном для использования виде. Сам смысл контроллинга заключается в реакции на поступающую информацию. Роль информации в управлении хорошо освещена множеством публикаций теоретического и практического плана. Требования к информации и информационным потокам в рамках систем контроллинга различного уровня величины и сложности также имеет большую научно-практическую базу3.

Методы обработки информации могут быть вполне применимы в контроллинге. Но, в отличие от маркетинга, контроллингу необходима достоверная информация об изменениях внешней и внутренней сред, которая не является предметом маркетинговой деятельности. Так, при получении информации о скором отключении необходимого производству энергоносителя, задачи контроллинга заключаются в максимальной детализации предстоящего отключения и в подготовке адекватного наступающему событию управленческого решения, основанного на этой информации. Изменение рыночной конъюнктуры может повлиять на отраслевые приоритеты, на которых основывается программа отраслевой реструктуризации. Следовательно, контроллинг должен иметь свою информационную базу, а также специфические методы получения и обработки информации.

Информационная система контроллинга представляет собой совокупность программно-аппаратных средств, информационных ресурсов и процессов, обеспечивающих потребность при принятии решений. На рис. 1 представлена обобщенная схема информационной системы контроллинга. Она построена по общим принципам информационных систем, но имеет специфические особенности контроллинга.

В соответствии с этой схемой источниками информации контроллинга могут быть как существующая информационная система на уровне отраслей, хозяйствующих субъектов, так и оригинальные контроллинговые источники. При этом с организационной точки зрения, специфические модули поиска, получения и обработки информации в целях контроллинга могут быть реализованы на базе корпоративных информационных систем, адаптированных с учетом требований отраслевой реструктуризации региональной экономики. Как и в маркетинге, контроллинг применяет первичные и вторичные источники данных. Основными источниками вторичных данных являются:

1. Внутренние источники: балансовые отчеты, отчеты о прибылях и убытках, статистика продаж, доклады торговых представителей, счета-фактуры, складские записи, материалы исследований.

2. Официальные сообщения и публикации: печатные источники Российской Федерации и других стран, включая специализированные публикации и источники в Интернете.

3. Периодические издания и книги.

4. Специализированные журналы.

5. Общие журналы заданного направления.

6. Бизнес-информация.

7. Проспективные базы данных: представляют собой упорядоченное множество разнообразных данных об отдельных потребителях, текущих или готовящихся проектах и предположениях.

Данные вторичной информации в целях контроллинга, в отличие от маркетинга, должны быть обязательно связаны с решением текущей задачи, а их источник – по возможности быть стабильным. К достоинствам вторичной информации можно отнести: дешевизну, доступность, высокую скорость получения, множественность (несколько источников информации позволяют повышать достоверность информации на автоматизированном уровне). К основным недостаткам вторичной информации относятся: неполнота, устаревание и противоречивость.