Виды контроля и основные этапы процесса контроля. Модель процесса контроля

Реализация функции контроля включает проведение различных видов контроля деятельности организации, предприятия для достижения цели: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля являются определенные правила, процедуры и линии поведения, которые вырабатываются для обеспечения реализации намеченных планов предприятия Строгое соблюдение этих правил, процедур и поведения позволяет убедиться в необходимой организации обеспечения будущей деятельности. Предварительный контроль применяется, как правило, в трех ключевых областях обеспечения хозяйственной деятельности предприятия: человеческие, материальные и финансовые ресурсы.

Контроль человеческих ресурсов обеспечивается путем тщательного анализа интеллектуальных и деловых характеристик персонала, соответствия компетенции работника его функции. При отборе работников используются их личные документы, рекомендации, результаты психологических и профессиональных тестов и необходимых собеседований с работниками до его найма. Эта процедура, как правило, продолжается в период прохождения обязательного курса обучения и испытательного срока их работы по найму.

Контроль используемых материальных ресурсов ведется в соответствии с действующими стандартами качества. Существуют различные методы предварительного контроля материальных ресурсов: входной контроль поступающих материальных ресурсов на предприятие; выбор поставщика, который убедительно доказал свои возможности и ответственность поставлять материалы, соответствующие техническим условиям; установление минимальных нормативов запасов материальных ресурсов, исключающих их дефицит в производстве.

Контроль финансовых ресурсов сводится к его планированию по имеющимся и доступным источникам. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является разработка бюджета, который одновременно выполняет и функцию планирования. Бюджет позволяет оценить и сбалансировать необходимые наличные деньги с источниками их поступления, а также обеспечивает установление и контроль затрат по каждому подразделению предприятию в целом с целью запрета на использование финансовых ресурсов сверх установленных лимитов.

Текущий контроль проводится непосредственно в ходе проведения работ. Он рассматривается как измерение фактических результатов (показателей результативности) после завершения конкретных этапов, процессов или их элементов деятельности. Организация текущего контроля осуществляется в соответствии с принципом обеспечения обратной связи. Отклонения, на которые должно реагировать предприятие как социально-экономическая система, могут вызываться внешними и внутренними факторами. В этом случае управление следует рассматривать как воздействие на систему, обеспечивающее ее функционирование с эффективной обратной связью, инструментом которой является функция текущего контроля.

Заключительный контроль по принципу организации аналогичен текущему контролю. Их различия состоят в организации обратной связи и измерении результатов деятельности предприятия. При текущем контроле обратная связь используется в ходе выполнения работ при соответствующем определении результатов в процессе текущей деятельности. В рамках заключительного контроля обратная связь срабатывает после завершения всего производственного цикла. Этот контроль не может повлиять на возникающие в процессе деятельности проблемы, но он решает две важные задачи:

- полученная в результате заключительного контроля информация о достигнутых результатах используется для планирования аналогичных работ в будущие периоды. Что позволяет избежать выявленных проблем и повторения ошибок посредством принятия упреждающих решений.

- полученные результаты способствуют объективной мотивации работников, подразделений.

Осуществление предварительного, текущего и заключительного контроля предусматривает заблаговременную разработку и освоение стандартов, которые имеют количественную оценку и могут быть измерены в процессе контроля.

В процедуре контроля достаточно отчетливо проявляются три этапа, каждому из которых соответствует конкретная, присущая этому типу, совокупность действий.

На первом этапе осуществляется выработка стандартов и критериев, которые могут быть определенных конкретными показателями оценки в процессе контроля. Стандарты представляют определенные цели или показатели деятельности предприятия, изменение которых поддается измерению. В качестве стандартов принимаются конкретные показатели результативности деятельности предприятия или его подразделений, сформированные в соответствии с их целями и стратегиями. Стандарты целей учитывают две важные характеристики этих целей: наличие временных рамок и конкретность критерия оценки целевого фактора. Например, целевым фактором может служить: обеспечить удвоение валового внутреннего продукта Российской Федерации к 2010 г. Показатель результативности точно определяет, что должно быть получено (удвоение ВВП) в установленных временных рамках – 2010 г. Не всегда удается показатели результативности выразить количественно. В этом случае используются косвенные численные оценки. Например, оценку удовлетворенности работой или моральный уровень в подразделении можно измерить косвенно через текучесть кадров. Для уточнения такой оценки используются опросы, обследования, экспертные оценки и т. д.

Второй этап предусматривает осуществление измерений, сопоставление полученных результатов с установленными стандартами и выявление отклонений. Операции и результаты этого этапа являются основой для принятия управленческого решения о начале действий по корректировке. Операции второго этапа осуществляются в следующей последовательности и включают:

· определение масштаба отклонения при измерении;

· измерение результата;

· формирование и оценка информации о результатах для принятия решения о выявленном отклонении.

Масштаб допустимых отклонений устанавливается высшим менеджментом при организации системы контроля в виде допусков параметров измеряемого показателя (стандарта). Устанавливаемый масштаб определяет минимальное отклонение, ниже которого оно не вызывает необходимости корректирующих действий (включения обратной связи). Экономичность контроля достигается путем сравнения затрат на функцию контроля с теми преимуществами, которые обеспечивается в процессе ее реализации. Одним из способов увеличения экономической эффективности контроля является метод управления по принципу исключения (часто его называют «принципом исключения»), сущность которого состоит в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Конечно, задача состоит в том, как определить эти заметные отклонения. То, что незначимым является в одной ситуации, может иметь совершенно другую оценку в ином контексте. В книге М. Мескона (5) приводится пример, убедительно иллюстрирующий подобную ситуацию: для «Джениралс Моторс» ничего не значит, если объем недельных продаж снизится на 1 млн. дол. От запланированной суммы; но если этой корпорации не удастся проконтролировать качество 50-центовой детали, то она вынуждена будет впоследствии забрать на доработку сотни тысяч уже проданных автомобилей, что приведет к дополнительным издержкам в десятки миллионов долларов.

Измерение результатов является наиболее трудоемкой и дорогостоящей операцией контроля. Выбирается такая измерительная единица (мера), которая может быть преобразована в единицу измерения стандарта. Это могут быть единицы продукции (штуки), погонные метры, кубические метры, тонны, рубли, проценты. Измерения проводятся с такой частотой, которая позволит зафиксировать значимые отклонения от стандартов. Частота измерений может рассчитываться по известным вероятностным моделям или обеспечивается опытом.

Передача и распространение информации является ключевой операцией в обеспечении эффективности контроля и предусматривает безусловное доведение достигнутых результатов контроля работников и менеджмента контролируемых функций, а в случаях, когда выявленные отклонения имеют общий характер, то до менеджмента всех уровней управления и работников других функциональных подразделений предприятия. Для обеспечения эффективности контроля информация должна быть точной, своевременной и понятной для принятия решений и действий. Следует иметь в виду возможность большого или небольшого искажения информации при передаче, что обуславливает необходимость систематического контроля ее на адекватность.

Оценка информации о результатах является заключительной стадией этапа измерений и сопоставления результатов с установленными стандартами. Эта операция заключается в выработке решения менеджером о полезности полученной информации, адекватно ли она описывает контролируемое явление, операцию, процесс, деятельность всего предприятия, а также о ее необходимости и достаточности для принятия верного решения, направленного на достижение цели. Менеджер берет на себя серьезную ответственность, лично оценивая и интерпретируя значимость полученной информации, устанавливая соответствующие зависимости и закономерности между параметрами и показателями деятельности подразделения, предприятия. Естественно, что в оценке информации о результатах контроля существует определенный риск, величина которого определяется компетенцией руководителя. Цель этой оценки состоит в том, чтобы принять правильное решение – необходимо ли действовать, и если да, то как.

Третий этап предусматривает формирование конкретных решений для вмешательства (невмешательства) корректирующими действиями по отклонениям. При этом могут быть выбраны решения: ничего не предпринимать, устранить отключение, пересмотреть стандарт.

Если система контроля показала, что отклонения и его показатели по какому-либо элементу структуры предприятия не выходят за пределы допустимых отклонений (в соответствии с установленными масштабами измерений), то необходимо продолжить измерение результатов, повторяя цикл контроля. Такое решение принимается менеджером, когда он может быть уверен в достижении предприятием целей, несмотря на обнаруженное несоответствие фактического показателя от стандартного. Возможны варианты сокращения временного интервала контроля показателя на некоторый труд.

Для устранения отклонения от стандарта действия, прежде всего, направляются на выявление и устранение истинных причин этих отклонений. Смысл корректирующих действий состоит в том, чтобы установить причины отклонения и принять меры по организации и реализации действий по возвращению предприятия к функционированию по траектории достижения запланированного результата, цели. Эти действия могут быть направлены на улучшение тех или иных внутренних переменных предприятия, совершенствования функций управления, технического или технологического перевооружения, развитие компетенций персонала. Модель процесса контроля, его элементы и операции представлены на стр. 177 (рис. 9.3)