Согласование деятельности

"Согласование деятельности"—это инструмент для помощи себе или другим согласовать свои цели и деятельность, и ввести свои планы в действие. Мы обращаем внимание на ключевые компоненты, которые нужны, чтобы начать и поддерживать осмысленную деятельность, выясняем, что эти компоненты из себя представляют, и обеспечиваем их взаимную согласованность. Если какие-то из этих компонентов противоречат друг другу и действуют в разных или противоположных направлениях, то данная деятельность в лучшем случае неэффективна. Задача состоит в том, чтобы определить, что собой представляют компоненты деятельности, и согласовать их всех. Можно провести "согласование деятельности" для себя, для предприятия, для семьи, или любой другой деятельности, которую только можно вообразить.

О каждом компоненте нужно многое знать и есть другие аспекты, которые тоже могут потребовать внимания. Но основная схема—это очень эффективный способ контроля деятельности. Вот основные составные части:

¤ Исходное намерение

¤ Желаемые цели

¤ Осязаемая продукция

¤ Измерение количества

¤ Существующие ограничения

¤ Идеальное положение дел

¤ Реальное положение дел

¤ Имеющиеся ресурсы

¤ Анализ

¤ Общий план

¤ Подробные проекты

¤ Повседневные действия

Каждый компонент—целая самостоятельная тема. У них есть определенная иерархия, но что более важно, это отдельные параллельно происходящие стороны деятельности, и их нужно согласовать. Позвольте мне лишь вкратце описать каждый из них.

У любой деятельности есть ИСХОДНОЕ НАМЕРЕНИЕ. Вы делаете это для чего-то. Эта причина—обычно большое, общее лежащее в основе намерение или желание. Это идея о направлении. Это движение к чему-то желательному, которого хочется больше. Или же это движение от чего-то нежелательного, но такой подход гораздо менее эффективен как инструмент планирования. Исходным намерением может быть: "Писать рассказы", "Помогать людям", "Быть богатым", "Работать с животными", "Искоренить бедность", или что-то вроде этого. Общий вид деятельности или направление.

ЖЕЛАЕМЫЕ ЦЕЛИ —это более конкретные задачи. Это может быть список больших целей, связанных с деятельностью. Если исходное намерение—"писать рассказы", то желаемыми целями могут быть "иметь хорошего издателя", "написать бестселлер за два года", и так далее. Это вполне конкретные события, которые покажут, что личность достигла желаемого. Они должны быть достаточно большими, чтобы быть признаком завершения, но достаточно маленькими, чтобы быть реально достижимыми. "Мир во всем мире" может быть великоват и находиться вне собственной сферы влияния, если мы проводим согласование для отдельного человека, но "вступить в Корпус Мира" может быть осуществимой целью. Для большой организации, например для ООН, "Мир во всем мире" может быть очень подходящей целью. Вообще-то говоря большие общие идеи, к которым кто-то стремится, лучше вписываются в исходное намерение. В желаемые цели мы помещаем то, что более конкретно достижимо для данной личности или организации.

Чтобы какая-то долгосрочная деятельность была эффективной, у нее должна быть ОСЯЗАЕМАЯ ПРОДУКЦИЯ. То есть, должно быть что-то произведенное, которое можно реально пережить на опыте как факт. Должен быть какой-то продукт, который не является просто общими словами. Либо создается что-то физическое, либо происходит что-то измеримое. Очень важно осознавать, в чем состоит эта продукция. Это должно быть что-то производимое за короткие сроки. Чуть больше этого вещества должно материализоваться по крайней мере каждую неделю или месяц. При обращении внимания на осязаемую продукцию деятельность прочно заземляется. Становится яснее, что нужно физически и реально что-то делать, а не просто думать или говорить об этом. Осязаемая продукция—это то, что само по себе желательно и полезно для кого-то. Она должна быть ценной, кто-то должен её желать, и ему должно быть лучше её иметь.

ИЗМЕРЕНИЕ КОЛИЧЕСТВА необходимо для возможности измерения продукции. Недостаточно просто производить что-то ценное. Оно должно быть настолько осязаемым, чтобы мы могли действительно подсчитать его или измерить его. Это измерение количества позволит нам следить за тем, как у нас идут дела. Измерение количества нужно выбирать так, чтобы подсчет был однозначным, чтобы подсчитанное было действительно желательной продукцией, и чтобы он зависел не от мнения, а от механического измерения. Если вы делаете людей счастливыми, продавая им юмористические книги, то книги и счастливые лица людей—это осязаемая продукция. Что касается измерения количества, то мы практически не можем подсчитать счастливые лица, но мы можем сосчитать книги. Это дает нам статистический способ контроля того, насколько успешна наша деятельность. Важно выбрать измерение количества так, чтобы оно играло центральную роль в деятельности. Вы можете подсчитывать прибыль в долларах, но если ваше основное намерение и цель—делать людей счастливыми, то прибыль может быть не лучшим количеством.

Действия в физическом мире обязательно накладывают определенные СУЩЕСТВУЮЩИЕ ОГРАНИЧЕНИЯ. Есть определенные границы того, что вы можете сделать, есть определенные рамки, в которых вам приходится действовать. Сюда входят законы того места, где вы живете, ваши обязательства, недостаток информации и так далее. Вы скорее всего согласились следовать определенным правилам в определенных ситуациях, и это ограничивает ваши возможности. Возможно, для вас важны определенные приоритеты. Может быть, данная деятельность важна, но не так важна как что-то другое, например ваша семья, с которой вам нужно проводить время. Существующие ограничения—это в основном то, что вы считаете неизменным, во что вам приходится вписываться.

ИДЕАЛЬНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ДЕЛ —это совершенные условия для участия в данной деятельности и выработки желаемых изделий или результатов. Под этим я не имею в виду конечный итоговый результат всей деятельности. Это каждодневная ситуация, которая лучше всего способствует данной деятельности. Не буйные мечты, а просто самый удобный расклад дел. Не "если бы я только выиграл 10 миллионов долларов в лотерее", а скорее "ну, если персонал доволен, и у нас есть все, чтобы лучше всего обслуживать клиентов, и мы быстро отвечаем на телефонные звонки, и у нас есть буклеты о том, чем мы занимаемся", и так далее. То, что не требует радикального изменения имеющихся ресурсов, а довольно реалистично. И это должно быть текущее состояние. Не конечная цель, а идеальное положение дел для производства того, что желательно для движения к целям. Если цель в том, чтобы построить лодку, то идеальное положение дел—не безупречная завершенная лодка, а скорее мастерская со всеми необходимыми инструментами, возможность получить необходимую помощь, и знание, что нужно делать.

РЕАЛЬНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ДЕЛ —это как дела реально и честно обстоят на данный момент. Важно беспристрастно подробно описать теперешнюю ситуацию. Не то, как ХОТЕЛОСЬ БЫ, не то, как ДОЛЖНО БЫТЬ, не то, как утверждают правила, а как это РЕАЛЬНО. Что реально производится, хорошее ли у него качество, есть ли задержки, как выглядят дела, что говорят люди, каково моральное состояние? Может быть трудно сделать это, когда находишься в гуще деятельности, но идея в том, чтобы отступить на шаг назад и беспристрастно оценить положение дел.

Нужно рассмотреть ИМЕЮЩИЕСЯ РЕСУРСЫ. Это сырье, инструменты, информация, люди и энергия, которые можно использовать в работе. Полезно подробно перечислить все, что может быть ресурсом. Часто кто-то не замечает ресурсы, которые у него есть. Перечислите все, что вам доступно или что находится под вашим контролем, даже если сейчас неясно, для чего его можно использовать, включая вашу коллекцию юмористических книжек и мастерство вязания вашей мачехи.

Затем нам нужен АНАЛИЗ. То есть нам нужно рассмотреть, чего мы стараемся достичь при каких ограничениях, нам нужно сравнить реальное положение дел с идеальным положением дел, нам нужно рассмотреть имеющиеся ресурсы, и затем нам нужно придумать блестящую идею о том, что мы собираемся делать в связи с этим. Анализ должен раскрыть, где можно достичь наибольшего при наименьших усилиях, то есть как наша деятельность может быть эффективнее всего в осуществлении намерения. Иногда для этого нужно обнаружить, что не в порядке с текущим положением дел, или найти главный козырь. Идея здесь в том, чтобы отступить на шаг назад и беспристрастно проанализировать то, что происходит в сравнении с тем, что ДОЛЖНО происходить, и найти главные вещи, которые нужно изменить или укрепить.

Должны быть сделаны какие-то ОБЩИЕ ПЛАНЫ. Не только для достижения общих целей и действий, но и как сделать это самым эффективным способом, в соответствии с анализом. Это не план вслепую, это план, основанный на рассмотрении ситуации и определении наилучшего подхода. Планы должны быть записаны, а не просто обговорены. Они должны состоять из определенных шагов: "1. Купить подержанный автофургон, 2. Оборудовать его для продажи мороженого, 3. Получить разрешение на продажу мороженого." Общий план состоит из довольно больших этапов, без всех подробностей. В хорошем плане может быть где-то от 5 до 20 конкретных пунктов.

Для уточнения плана есть ПОДРОБНЫЕ ПРОЕКТЫ. Они могут быть записаны или нет. Каждый проект может охватывать один пункт плана. Например, "купить автофургон" может быть проектом. Для его осуществления может потребоваться несколько действий. Мы не можем точно предвидеть, с какими проблемами мы встретимся и как они будут решены. Проект по сути означает, что кто-то принимает ответственность за осуществление чего-то и делает всё необходимое для этого.

ПОВСЕДНЕВНЫЕ ДЕЙСТВИЯ —это то, что действительно делается прямо сейчас ежедневно. Какая деятельность реально происходит и как затрачивается время. Если я каждое утро трачу два часа, чтобы отрегулировать кондиционер, то это повседневное действие. Желательно, чтобы повседневные действия вписывались в текущие проекты, планы и общую схему того, что мы стараемся делать. И желательно, чтобы мои действия действительно давали осязаемую продукцию, полезную для кого-то. Всё это желательно, но на самом деле это может быть по-другому.

Согласование деятельности—это инструмент. Оно предназначено прежде всего для того, чтобы сформулировать и структурировать то, что кто-то хочет осуществить. Если кто-то начинает что-то новое, это может быть хорошим способом наполнить замысел подробностями и действительно начать дело. Если что-то уже происходит, согласование может помочь состыковать части деятельности и направить их к одной цели.

В идеале все эти элементы всё время согласованы, снизу вверх и сверху вниз по списку:

¤ Исходное намерение

¤ Желаемые цели

¤ Общий план

¤ Идеальное положение дел

¤ Осязаемая продукция

¤ Измерение количества

¤ Подробные проекты

¤ Повседневные действия

¤ Реальное положение дел

То есть цели должны соответствовать исходному намерению. Если намерение—"развлекаться", то "вступить в военное училище" может не подходить. План должен согласовываться с целями. Если существующие планы написаны для чего-то другого, то цели вряд ли будут достигнуты. Идеальное положение дел должно быть уточнено в соответствии с тем, что желательно. Осязаемая продукция должна согласовываться с идеальным положением дел, и с реальным намерением. Если мы производим штурмовые винтовки, а исходное намерение "мир во всем мире", то здесь может быть неувязка. То, количество чего мы измеряем, должно соответствовать тому, чего мы действительно хотим. Измерение времени прихода служащих на работу может не измерять нашей желаемой продукции—довольных покупателей. Проекты, над которыми мы работаем, должны соответствовать нашему запланированному направлению. Если всё складывают папки в алфавитном порядке, а мы определили направление — заниматься клиентами, это может быть неэффективно. Повседневные действия, что люди реально делают, тоже должно согласовываться с намерениями и идеалами. Если люди делают что-то совершенно другое, то конечно мы не достигаем эффективно того, что хотим. А реальное положение дел должно как можно лучше приближаться к тому состоянию, которое нам желательно для наилучшего достижения результатов.

В реальных жизненных ситуациях, в фирме, или в чьей-то жизни, вы естественно обнаружите, что основные части деятельности не согласованы. Люди очень часто делают совсем не то, что намерены делать. И для этого есть множество основательных "причин". Ваша работа как консультанта в том, чтобы лучше согласовать дела. Возможно, и не получится сделать это сразу же, но сама проработка идеи согласования и уделение внимания разнообразным элементам деятельности может сыграть большую роль.

Разумно делать записи. По правде говоря, почти невозможно проводить согласование без них. Сядьте за стол с человеком или с группой людей. Тщательно оцените, что происходит с каждым компонентом деятельности. Сначала просто проработайте каждый из них. Не слишком думайте о том, какими они ДОЛЖНЫ быть, просто узнайте, какие они ЕСТЬ.

Когда список компонентов будет записан, станет очевидно, что что-то не согласуется. По крайней мере если согласование было честным. Тогда нужно поработать с этими элементами, согласовывая их. Не просто изменяя слова на бумаге, а реально поощряя людей согласовать разнообразные элементы, необходимые для создания эффективной деятельности.

Согласование вполне может быть регулярным. Можно время от времени возвращаться к листку согласования деятельности и проверять, насколько дела согласованы, и можно исправлять то, что не согласовано.

Согласование деятельности можно проводить во всевозможных областях для всевозможных людей и групп. Его можно проводить для страны. С человеком полезно расписать согласование деятельности для разнообразных сфер жизни, в которых он участвует.

Упражнение Þ Проведите полное согласование действий, либо для себя как фасилитатора, либо для кого-то другого в области по его выбору.