Отправитель и получатель информации в системе коммуникации осуществляет и общую базовую функцию. должны отвечать общим требованиям: иметь хотя бы минимальный уровень гуманитарных знаний; понимать общий символьный язык (код); иметь ключи для кодирования и дешифрации закодированной информации; иметь взаимное желание к установлению и поддержанию коммуникации. Кроме того они должны обладать так называемыми фоновыми знаниями коммуникантов — знаниями окружающей действительности, социальных ценностей общества, культуры и т.п.
Коммуникатор, ставящий цель овладеть конкретной аудиторией, должен определить ее социальную ориентацию, знания и интересы. В зависимости от этого подбирается форма информации, ее объем и структура, а также средства ее передачи. Причем не любая информация служит реализации основной цели коммуникации - передаче содержательной информации. Одна часть информации является фоновой, другая несет лишь эмоциональный заряд, третья - ассоциативную функцию, напоминая о чем-либо, вызывая нужные для данного случая ассоциации.
Для уточнения коммуникативной ролей определим взаимосвязи между ролью и статусом. Социальный статус в определенной степени обусловливает ролевые отношения коммуникантов: зная социальный статус коммуникантов, мы можем с определенной долей вероятности прогнозировать их ролевые функции и способы их выражения. Одновременно по коммуникативным ролям можно судить о социальном статусе коммуникантов.
Термины «статус» и «роль» в определенной степени связаны с понятием "социальный стереотип". Американский исследователь У. Липпман это понятие ввел в оборот в 1922 г. для обозначения устойчивых образов социальных объектов и событий. В качестве примера устойчивого образа можно привести консерватора, милиционера, фермера, безработного и т. п. Стереотипы социальных объектов могут иметь как положительную, так и отрицательную стороны. В последнем случае они способствуют возникновению предубеждений, неприязни как на межличностном уровне, так и на общенациональном уровне. Стереотипы оказывают большое влияние на формирование образа коммуникантов благодаря коммуникативной установке, регулярности и повторяемости.
Процесс коммуникации, включая его главный компонент - обмен информацией между коммуникантами осуществляется в коммуникативной сфере. Под коммуникативной сферой мы понимаем область коммуникативной деятельности человека в которой происходит сообщение или получение определенной информации. В коммуникативной сфере осуществляется общественная деятельность людей в сфере духовной, политической, экономической, производственной жизни. Коммуникативная сфера интегрирует целый ряд социально значимых характеристик коммуникации, таких как смысловая информация, социальный статус коммуникантов, их коммуникативные роли и степень мотивированности в обмене информацией и тем самым она определяет себе роль доминанты в коммуникативной системе.
Коммуникативная сфера по разному реагирует на сообщение. По отношению к субъекту событий (сообщений) она «ведет» себя дружественно, нейтрально или враждебно. Эта реакция среды зависит также от качественных параметров информации. Так например, негативная информация дружественной средой будет воспринята с сочувствием, враждебная с злорадством. «На позитивное событие дружественная среда ответит похвалой, враждебная - недоверие. Эти типы реакций должные моделироваться и учитываться при планировании коммуникативных кампаний»[49][49].
Коммуникативная сфера определяется уровнем социально-экономического и культурного развития общества. Основным критерием классификации коммуникативных сфер является информационное поле дискурса, а вспомогательным - способ и средства выражения информации. Различают обиходно-бытовую, деловую, научную, профессиональную и художественно-творческую коммуникативные сферы. Эти сферы отличаются функционально-стилистическими особенностями языковых элементов, используемых в конкретной коммуникативной системе.