Методология Управления проектами в современном виде сформировалась во второй половине XX столетия в развитых странах в условиях рыночной экономики по ряду причин.
До начала 50-х годов XX столетия количество проектов из-за сложности их осуществления были сравнительно невелико. Они не требовали создания особых методов управления и, как правило, осуществлялись традиционными организационными формами и методами управления. Это так называемые, иерархические, функционально ориентированные формы с нечеткой ответственностью за конкретный проект.
Но далее количество проектов и их средняя сложность стали резко возрастать, например, в аэрокосмической промышленности и других наукоемких и технически сложных отраслях экономики (энергетика, электроника, связь, транспорт и др.), а также в военном деле, социальных процессах, политике.
Усилилось влияние следующих факторов:
1) Требования заказчиков и увеличение их компетентности.
2) Собственная сложность конечных продуктов проектов.
3) Взаимосвязь и взаимовлияние с внешним окружением проектов (экономическое, политическое, экологическое, социальное, культурное окружение).
4) Степень неопределенности и риска.
5) Организационные перестройки.
6) Частота смены технологий.
7) Ошибки планирования и ценообразования.
В итоге влияние отмеченных факторов приводило к нарушению сроков осуществления проектов, перерасходу средств, невыполнению требований по характеристикам конечной продукции, что в свою очередь вело к уменьшению прибыли, а часто и к большим убыткам. Это привело к пониманию, что необходима методология управления, которая позволит справляться с выполнением проектов в сложных условиях.
Управление проектами возникло в связи с осуществлением больших и сложных оборонных и космических проектов и в дальнейшем интенсивно развивалась, и вобрала в себя много таких элементов, как сетевое планирование, управление риском, человеческий фактор и т.д. Для других сфер деятельности она оказалась также весьма эффективной, а применение её в различных сферах помогло сформировать принципы и методологию Управления проектами.
Методология управления проектами применима для очень широкого круга видов деятельности, для больших и малых организаций, больших и малых проектов, и широко используется в строительстве, разработке новой продукции и технологий, общественных работах, в финансовых, общественных и правительственных организациях.
Сущность методологии управления проектами - сосредоточение прав и ответственности за достижение целей проекта на одном человеке или небольшой группе, что и позволяет эффективно управлять проектом.
Традиционные линейные, функциональные структуры управления организацией и проектами имеют определенные принципиальные недостатки:
1. Неспособность специализированных (функциональных) подразделений организовать эффективную совместную работу и координацию с другими функциональными подразделениями, заказчиком, правительственными органами и т.д.
2. Соперничество или вражда между линейными подразделениями может привести к потере или задержке критически важной информации.
3. Ответственность за взаимоотношения и координацию может быть размытой или неопределенной из-за параллелизма или неправильного распределения обязанностей.
4. Когда ответственность за работу, которая выполняется несколькими линейными подразделениями, распределяется между ними, то это замедляет и усложняет процесс принятия решений и оказывает отрицательное влияние на весь проект. При этом увеличивается вероятность неадекватного или запоздалого реагирования на изменения условий проекта, что также отрицательно сказывается на проекте.
5. С ростом размеров организации и организационной сложности высшему руководству становится все сложнее уделять внимание повседневным проблемам отдельных проектов.
Любая из перечисленных причин может привести к неудаче проекта и неприятностям для руководства организации.
Высшее руководство обычно приходит к выводу, что нужны изменения и, в частности, необходим контроль и один источник информации о реализации проекта, т.е. применение методологии управления проектами.
Управление проектами может быть определено как искусство и наука координирования людей, оборудования, материалов, финансовых средств и графиков для выполнения определенного проекта в заданные сроки, в пределах бюджета и удовлетворения условий заказчика (потребителя).
Для выполнения поставленных целей Управление проектами использует различные методы и средства, такие как матричная организация работ, формализованные методы планирования и контроля работ, составление и контроль смет и расходов, управление риском, разрешение конфликтов, управление человеческими отношениями, информационные системы и др. В целом методы Управления проектами являются более сложными, чем традиционные, и эффективны не везде и не всегда. В то же время практический опыт и многочисленные исследования показывают, что Управление проектами является наиболее эффективной методологией, позволяющей при квалифицированном использовании преодолеть многие проблемы, возникающие при осуществлении большинства сложных проектов.
