Понятие матрицы распределения ответственности в проекте. Основные правила распределения обязанностей и ответственности в проекте.

Матрица распределения ответственности – сопоставление организационной структуры проекта (OBS) и структурной декомпозиции проекта (WBS) для того, чтобы каждой работе проекта было назначено ответственное лицо. Формируется после составления WBS и OBS структур.

Матрица распределения ответственности - графический способ описания и согласования ответственности за выполнение работ, основанный на закреплении работ, задач за исполнителями и конкретными формами их участия в реализации проекта.

Матрица ответственности представляет собой форму описания распределения ответственности за реализацию работ по проекту, с указанием роли каждого из подразделений в их выполнении.Матрица содержит список пакетов работ WBS по одной оси, список подразделений и исполнителей, принимающих участие в выполнении работ,— по другой. Элементами матрицы являются коды видов деятельности (из заранее определенного списка) и(или) стоимость работ.Количество видов ответственности может быть различным в зависимости от специфики проекта и его организации, но в любом случае рекомендуется ограничиться небольшим набором легких для описания и понимания видов участия в выполнении работ. Например, наиболее важную роль в выполнении любой детальной работы играет непосредственно ответственный за ее выполнение, но в матрице должны быть отображены и те люди или организации, которые обеспечивают поддержку работ непосредственного исполнителя, а также те, кто будет осуществлять оценку и приемку работ.Матрица может также отображать виды ответственности конкретных руководителей за те или иные работы. Кроме того, в матрице могут быть отображены роли людей, не задействованных непосредственно в проекте, но которые могут оказывать поддержку в работе команды.Тщательно подготовленная и продуманная матрица является тем инструментом, который обеспечивает успешную поддержку проекта как в рамках команды проекта, так и внешними организациями.

При построении матрицы распределения ответственности необходимо соблюдать основное правило - за каждую работу должен быть назначен один ответственный.

Понятие предметной области и управления предметной областью проекта. Стадии процесса управления предметной областью проекта. Основные задачи стадий процесса управления предметной областью проекта

Управление предметной областью проекта (Project Scope Management) – Раздел управления проектами, включающий в себя процессы, необходимые для обеспечения того, что в проект включены все требуемые работы и только те работы, которые необходимы для успешного завершения проекта. Включает инициацию работ, планирование предметной области, определение предметной области, подтверждение предметной области и контроль изменений предметной области.

Предметная область проекта (Project Scope) - Совокупность продуктов и услуг, производство которых должно быть обеспечено в результате завершения осуществляемого проекта. Предметную область проекта определяют цели, результаты и работы проекта. В процессе жизни проекта все составляющие предметной области проекта могут претерпевать изменения.

Цели, результаты, работы и их характеристики могут изменяться или уточняться как в процессе разработки проекта, так и по мере достижения промежуточных результатов.

Управление предметной областью заключается в управлении этими изменениями на протяжении жизненного цикла проекта и содержит следующие основные этапы:

1. Инициация проекта или его очередной фазы:

Инициация – формальный процесс вовлечения родительской организации в начало выполнения проекта или его очередной фазы.

Инициация включает следующие задачи и процедуры:

• Разработка концепции проекта:

- Анализ проблемы и потребности в проекте;

- Сбор исходных данных;

- Определение целей и задач проекта;

- Рассмотрение альтернативных вариантов проекта.

• Рассмотрение и утверждение концепции.

• Собственно инициирование:

- Принятие решения о начале проекта (о начале следующей фазы проекта);

- Определение и назначение управляющего проектом;

- Принятие решения об обеспечении ресурсами выполнения первой фазы проекта.

2. Планирование предметной области проекта включает следующие задачи и процедуры:

• Анализ текущего состояния и уточнение целей и результатов проекта;

• Уточнение основных характеристик проекта;

• Подтверждение и уточнение критериев успеха и неудач проекта;

• Анализ и корректировка ограничений и допущений, принятых на предыдущих стадиях создания проекта;

• Выбор критериев оценки промежуточных и окончательных результатов создания проекта;

• Построение структурной декомпозиции предметной области проекта.

• Определение объектов и точек контроля в предметной области проекта;

• Определение базовых значений показателей проекта

• Разработка плана управления предметной областью проекта и процедур внесения изменений;

3. Организация выполнения и контроль состояния предметной области проекта

включает следующие задачи и процедуры:

• Распределение функциональных обязанностей и ответственности в соответствии с планом управления предметной областью проекта;

• Установление системы отчетности по изменению состояния предметной области проекта для субъектов управления проектом в соответствии с их ответственностью и компетентностью;

• Контроль прогресса проекта;

• Формирование отчетности о ходе выполнения работ по элементам структурной декомпозиции предметной области.

4. Анализ состояния и регулирование конфигурации предметной области проекта должен включать следующие задачи и процедуры:

• Анализ текущего состояния проекта, отклонений относительно базовых показателей;

• Анализ причин, вызывающих отклонения в предметной области проекта;

• Прогнозирование состояния предметной области проекта;

• Сбор и обработка запросов на изменения в предметной области проекта;

• Подготовка и анализ последствий рекомендуемых корректирующих воздействий для ликвидации нежелательных отклонений от базового уровня показателей предметной области проекта;

• Принятие решений о регулирующих воздействиях и вносимых изменениях в предметную область проекта;

• Процедуры внесения необходимых изменений в предметную область проекта;

• Доведение информации о регулирующих воздействиях и вносимых изменениях в предметную область проекта до его участников

5. Завершение управления предметной областью проекта

• Проведение заключительного анализа результатов проекта и составление сводного отчета;

• Разрешение спорных и конфликтных ситуаций;

• Формирование архива проекта;

• Извлеченные уроки.

10. Структурная декомпозиция проекта (WBS) как основа определения предметной области проекта и инструмент управления проектом.

Структурная декомпозиция работ проекта (Work breakdown structure - WBS) подразумевает разбиение проекта на составные части (элементы, модули, работы и др.), необходимые и достаточные для его эффективного планирования и контроля.

WBS является центральным инструментом определения работ, которые должны выполняться в рамках проекта. Описание работ (пакетов работ) должно включать: содержание работ, предполагаемые результаты, концептуальные границы интегрированного планирования и управления, последовательные измерения и оценки степени выполнения проекта.

Таким образом, WBS -иерархическая структуризация работ проекта, ориентированная на основные результаты проекта, определяющие его предметную область. Каждый нижестоящий уровень структуры представляет собой детализацию элемента высшего уровня проекта. Элементом может быть как продукт, услуга так и пакет работ или работа.

На основе WBS чётко определяется предметная область проекта, работы, которые необходимо выполнить для достижения цели проекта. Кроме того, с использованием WBS разрабатывается матрица распределения ответственности, с помощью которой производится распределение задач по подразделениям организации.

WBS- это базовое средство для создания системы управления проектом.

С помощью WBS поддерживается эффективное управление проектом по стадиям жизненного цикла за счет:

· разделения результатов на составные части (таким образом, гарантируется, что график проекта соответствует утвержденному объему работ и что все необходимые результаты проекта запланированы);

· поддержки планирования и назначения ответственных исполнителей;

· осуществления контроля состояния распределения ресурсов, оценки стоимости, расходов и выполнения;

· декомпозиции на простые компоненты, обеспечивая один из основных методов управления комплексными проектами.

· помощи в определении требований к ресурсам (т.е. квалификации, характеристик и т.д.).

11. Методы разработки структурной декомпозиции проекта (WBS). Планирование методом набегающей волны.

Принципы декомпозиции проекта — выбор начальных, основных элементов проекта, с которых будет начата декомпозиция проекта. В зависимости от типа проекта могут быть выбраны любые основные элементы проекта, которые в совокупности отражают состав всего проекта или общую (укрупненную) технологию его выполнения. Основные элементы всегда должны быть определены с учетом концепции управления проектом и наличия исходной информации.

На практике часто используются два типа основных элементов:

— результаты проекта, если они достаточно четко определены, результаты могут быть представлены объектно-конструктивными или функциональными частями проекта;

— фазы жизненного цикла проекта, используются в проектах, в которых на ранних его стадиях результаты его четко не сформулированы. В этом случае используется типовой состав фаз жизненного цикла (четыре фазы) проекта или укрупненная технология осуществления данного проекта, элементы которой составляют фазы жизненного цикла проекта.

Независимо от выбранного принципов декомпозиции проекта WBS должна удовлетворять следующим правилам:

1. каждый уровень (сечение) иерархии декомпозиции проекта должен иметь законченный вид и охватывать всю сумму частей проекта, представленного на данном уровне детализации;

2. сумма характеристик элементов проекта на каждом уровне (сечении) иерархии структуры должны быть равны;

3. нижний уровень декомпозиции проекта должен содержать элементы (модули), на основе которых могут быть ясно определены все данные, необходимые и достаточные для управления проектом.

Разработка WBS проводится либо сверху вниз, либо снизу вверх, либо используются одновременно оба подхода. Применяемый для этой цели итерационный процесс может включать в себя различные подходы к выявлению информации. Например, используется метод «мозгового штурма», осуществляемого как в рамках команды проекта, так и с привлечением представителей других участников.

Процесс разработки WBS проекта выполняется путем применения таких методов, как декомпозиция – разделение сложного на меньшие, простые, более управляемые элементы, и объединение – группировка отдельных элементов, имеющих общие признаки или взаимосвязи.

Рекомендуемым методом планирования для сложных проектов является метод набегающей волны.

Планирование методом набегающей волны – это вид планирования способом последовательной разработки, при котором работа, которую надо будет выполнить в ближайшей перспективе, подробно планируется на низшем уровне WBS, а далеко отстоящая работа планируется на сравнительно высоком уровне WBS. Планирование работ, предусмотренных на один-два ближайших отчетных периода, конкретизируется по мере выполнения работ в текущем периоде. Поэтому на разных стадиях жизненного цикла проекта плановые операции могут иметь разную степень конкретизации. На ранних стадиях стратегического планирования, когда информация не полностью определена, операции могут оставаться на уровне контрольных событий.