Застосування інформаційних систем і технологій для обробки облікової інформації створює якісно нові організаційно-технічні умови функціонування бухгалтерського обліку на підприємстві. При цьому з'являються можливості вдосконалювання форм і методів бухгалтерського обліку в напрямку кращої відповідності його сучасним вимогам керування виробничо-господарської діяльності підприємства в умовах переходу до ринку.
Обробка облікової інформації на персональних ЕОМ найбільшою мірою торкається аспектів бухгалтерського обліку, що ставляться до його інформаційної функції. Якість функціонування автоматизованої системи обліку визначається в першу чергу відповідним розвитком інформаційної функції обліку. Функціонування автоматизованої обробки інформації забезпечує скорочення тривалості й підвищення вірогідності обробки даних, дає можливість одержувати в більше короткий термін необхідну інформацію бухгалтерського обліку.
Удосконалювання інформаційної функції бухгалтерського обліку зв'язано насамперед з підвищенням оперативності обліку, розширенням використовуваних у ньому способів і форм подання інформації споживачам.
Розширення використовуваних у бухгалтерському обліку способів і форм подання інформації споживачем дає можливість поліпшити доступність облікової інформації для конкретних споживачів.
В основі розвитку автоматизованих форм і методів бухгалтерського обліку лежить інформаційна природа облікової функції. На базі сучасних ПЭВМ може бути досягнуть новий якісний рівень обробки більших інформаційних сукупностей на основі швидкодії, оптимального угруповання інформації з різних ознак, компактності зберігання інформації.
Важлива роль у підвищенні ефективності функціонування інформаційних систем обліку приділяється створенню автоматизованих робочих місць, орієнтованих на виконання певних функцій керування й даного функціонального призначення, що дозволяють у межах, нарощувати кількість розв'язуваних завдань.
У ході розробки автоматизованого інформаційного забезпечення бухгалтерського обліку визначається склад показників, що враховують, а також можливість використання наявних класифікаторів. Бухгалтерський облік має досить складну структуру інформації, що включає ряд комплексів облікових завдань. Аналіз існуючих внутрішніх і зовнішніх зв'язків, характерних для бухгалтерського обліку, знаходить своє відбиття при створенні систем автоматизованої обробки облікових завдань.
Функціональний підхід до організації АРМ дозволяє класифікувати їх з позицій реалізації функцій бухгалтерського обліку. Основними завданнями, розв'язуваними в підрозділах бухгалтерського обліку, є: облік матеріальних цінностей; облік розрахунків з постачальниками; облік основних засобів; облік витрат на виробництво; облік готової продукції; облік відвантаження й реалізації продукції; облік і контроль оплати по праці; облік коштів і документальне оформлення розрахункових і кредитних операцій; ведення узагальнених регістрів середнього обліку; складання балансу й інших форм бухгалтерської звітності; аналіз господарської діяльності за даними поточного обліку й звітності; облік руху грошових коштів.
Виходячи з такої класифікації функціональних завдань обліку й визначається проектування й розробка конкретних автоматизованих робочих місць.
Наприклад, функціональне призначення завдань по обліку матеріалів на підприємстві складається в організації оперативного обліку руху матеріальних цінностей з метою:
наявності, надходження й витрати матеріальних ресурсів;
одержання точних відомостей про виконання плану матеріально-технічного постачання;
своєчасного виявлення невикористовуваних на підприємстві матеріальних ресурсів для їхньої реалізації;
забезпечення завдань планування й аналізу необхідною інформацією.
Для ефективної реалізації завдань обліку матеріальних ресурсів доцільна розробка автоматизованих робочих місць, об'єднаних у єдину мережу:
Арм-склад для працівників, що здійснюють облік руху матеріалів на складах підприємства;
Арм-бухгалтер для працівників матеріальної бухгалтерії;
Арм-економіст для працівників підрозділів матеріально-технічного постачання.
Арм-економіст забезпечує рішення завдань формування плану матеріально-технічного постачання, обліку надходження матеріальних ресурсів від постачальників, розрахунку лімітів матеріалів на виконання виробничої програми й здійснення обліку їхньої витрати, контролю за станом запасів матеріалів на складах, розрахунку штрафні санкції за порушення умов поставки.
Арм-бухгалтер призначен для одержання бухгалтерської звітності про рух матеріальних ресурсів на підприємстві на основі інформації Арм-склад й Арм-економіст.
Автоматизовані робочі місця на складах Арм-склад призначені для проведення оперативної роботи й дозволяють здійснювати облік надходження матеріалів на склад, залишків матеріалів й одержання необхідної звітності про рух ресурсів за добу (декаду, місяць, квартал, рік).
Подання інформації користувачам при функціонуванні АРМ буде здійснюватися в різних режимах - діалоговому й пошуковому. Діалоговий режим спрямований на забезпечення користувачів всієї необхідної при особистій участі їх у проведенні розрахунків планів матеріально-технічного забезпечення, уточненні й коректуванні вихідних нормативів, одержанні різної інформації про ресурси. При пошуковому режимі забезпечується можливість одержання інформації із запиту користувачів для уточнення окремих показників.
Склад завдань Склад-арм-склад забезпечує обробку прибутково-видаткових документів, одержання звітів за зазначений період (день, з початку місяця, з початку кварталу, року). У цілому склад завдань АРМ забезпечить одержання необхідного обсягу інформації, що задовольняє інформаційні потреби користувачів для виконання їхніх функціональних обов'язків.
Інформаційна потреба користувачів у сфері матеріально-технічного постачання повинна забезпечуватися:
необхідним обсягом інформації відповідної структури й складу для розробки й формування планів матеріально-технічного постачання;
досить повною сукупністю даних для здійснення обліку, контролю й аналізу руху матеріальних ресурсів;
мінімально необхідним обсягом інформації для регулювання використання матеріальних ресурсів у процесі виробництва;
інформацією для прийняття управлінських рішень у випадку відхилень як у виробництві, так й у поставках ресурсів.
Функціонування АРМ забезпечує наявність можливостей у користувача по обробці даних, які дозволяють виконувати користувальницькі програми безпосередньо на робочому місці, у такий спосіб зводячи до мінімуму час реалізації системи й забезпечуючи більше зручне й высокотехническое його обслуговування. Більші можливості надаються користувачам при забезпеченні інформаційної взаємодії різних АРМ.
Взаємодія автоматизованих робочих місць різного функціонального призначення виконується в цей час у двох напрямках:
інформаційний обмін між різними локальними АРМ здійснюється за допомогою технічних носіїв - гнучких, магнітних дисків;
створенням мережі АРМ за допомогою каналів зв'язку.
Найбільш перспективним є напрямок створення локальних обчислювальних мереж АРМ. При організації мережі АРМ у першу чергу повинні бути вирішені наступні питання:
забезпечення функціональної й топологічної децентралізації АРМ;
забезпечення універсального зв'язку з відносно високою надійністю й мінімальною надмірністю;
можливості дрібного підключення або відключення окремих АРМ без істотних змін характеристик мережі.
Організаційні вимоги звичайно відбивають технологічну сторону обробки інформації й пов'язані із забезпеченням можливого обміну файлами, передачі повідомлень між децентралізованими АРМ із метою керування виконанням конкретних операцій. До економічних вимог варто віднести насамперед питання поділу ресурсів.
При функціонуванні локальної мережі, що поєднують автоматизовані робітники місця конкретних користувачів, стає можливим обмін цілими файлами нормативно-довідкової й оперативної інформації зі збереженням всіх переваг функціональної незалежності АРМ у складі такої мережі.
Типові проекти автоматизованого інформаційного забезпечення бухгалтерського обліку передбачають розробку бази даних і створення файлів довідкової, умовно-постійної й змінної інформації. Технологія децентралізованої обробки даних бухгалтерського обліку включає послідовно виконувані підготовчі, початковий й основний етапи відповідно до меню програми.
Сучасні функціональні пакети автоматизованого інформаційного забезпечення бухгалтерського обліку розроблені для великих, середніх і малих підприємств. Відповідно відрізняється й технологія обробки облікових завдань залежно від розмірів підприємств.
Створення інформаційної системи обліку на підприємстві дає можливість підвищити ефективність організації і якості керування за рахунок функціонування АРМ на основі мережної обробки даних.
