У процесі здійснення ЗЕД її суб'єкти постійно займаються оформленням певних документів, що були видані у зарубіжних країнах для використання в Україні і, навпаки, виданих в Україні для використання за кордоном. Важлива роль у цьому належить легалізації документів, вимога здійснення якої міститься в окремих законах та інших нормативно-правових актах. Так, згідно із ст. 5 Закону України «Про зовнішньоекономічну діяльність», документи, подані для реєстрації представництва іноземного суб'єкта господарської діяльності, мають бути нотаріально засвідчені за місцем їх видачі і легалізовані належним чином в консульських установах, які представляють інтереси України, якщо міжнародними договорами України не передбачено інше.
За загальним правилом, документи, що видані і мають юридичну силу на території однієї держави, можуть бути використані на території іншої держави тільки після їх відповідного посвідчення, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.
Існує два способи посвідчення: консульська легалізація і проставлення апостилю. Мета такого посвідчення - встановлення автентичності документів, тобто їх тотожності оригіналу.
Легалізація офіційних документів передбачає процедуру підтвердження відповідності їх оригіналам або засвідчення автентичності підписів посадових осіб на документах, а також дійсність відбитків штампів на документах.
Повна консульська легалізація документів не потрібна, коли вони надходять з держав, з якими Україна уклала договори про правову допомогу. Так, відповідно до ст. 12 Конвенції про правову допомогу і правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах, підписаної державами - членами СНД 22.01.1993 р. у Мінську (у новій редакції, погодженій у Кишиневі 07.10.2002 р.) і ратифікованої Україною згідно з Законом від 10.11.1994 р. № 240/94 (із застереженнями): документи, що створені або завірені на території однієї із Договірних Сторін установою чи спеціально уповноваженою на це особою в межах їх компетенції за встановленою формою і скріплені гербовою печаткою, приймаються на територіях інших Договірних Сторін без будь-якого спеціального посвідчення.
Згідно із Законом від 10.01.2002 р. Україна приєдналася до Гаазької конвенції від 05.10.1961 р., що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів. Відповідно до Конвенції, на документах, складених компетентними органами однієї держави і призначеними для використання на території іншої держави, проставляється спеціальний штамп - апостиль, що «засвідчує автентичність підпису, в якості кого виступала особа, яка підписала документ, і, в належному випадку, автентичність печатки або штампу, якими скріплено цей документ». Підпис, печатка і штамп, що проставляються компетентним органом на апостилі, не потребують подальшого посвідчення чи легалізації, а документ, на якому поставлений апостиль, може бути використаний у будь-якій країні - учасниці Конвенції. Однак можлива домовленість між державами про скасування чи спрощення цієї процедури.
Постановою КМУ від 18.01.2003 р. № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» надано повноваження на проставлення апостиля, що посвідчує справжність підпису, ким виступала особа, яка підписала документ, у відповідному випадку автентичність печатки чи штампа, якими скріплюється документ,: Міністерству освіти і науки - на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки; Міністерству юстиції - на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України; Міністерству закордонних справ - на всіх інших видах документів.
Відповідно до Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05.12.2003 р. № 237/803/151/5, спеціальний апостиль проставляється: на документах, які виходять від органів судової влади України; на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції; на адміністративних документах; на документах про освіту та вчені звання; на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами; на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.
Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.
У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо:
- документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до ст. 12 Конвенції;
- не підтверджено якість особи, в якій вона виступала, справжність підпису на документі якої перевіряється при проставленні апостиля;
- документ не відповідає зразку або формі, встановленому на дату його видачі та/або не відповідає вимогам щодо складу та порядку розміщення обов'язкових реквізитів, який повинен містити такий документ;
- текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;
- документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку;
- у документі є незастережені виправлення або дописки;
- до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі;
- компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів.
Апостиль установлюється у формі штампа розміром 10 х 10 см, у межах якого розміщено текст відповідно до зразка (додаток до цих Правил).
Порядок проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, затверджено наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2015 р. № 2268/5.
Згідно з цим Порядком проставлення апостиля здійснюється за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів (далі - Реєстр) в такому порядку:
1) прийняття документів, формування та реєстрація заяви;
2) розгляд документів, поданих для проставлення апостиля;
3) проставлення апостиля, відмова у його проставленні;
4) видача документів за результатом розгляду заяви.
Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів. У азі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів.
За надання послуг з проставлення апостиля справляється плата для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – у розмірі 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян; для юридичних осіб - 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Від плати звільняються інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти у разі проставляння апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян (наказ Міністерства юстиції України від 18.12.2003 р. № 161/5 «Про розмір та порядок оплати послуг з проставляння апостиля»; аналогічну норму закріплено і у наказі Міністерства закордонних справ України від 22.12.2003 р. № 253 «Про розмір та порядок оплати послуг з проставлення апостиля»).
Проставлення апостиля здійснюється за заявою будь-якої особи, яка подає відповідний документ, шляхом її особистого звернення до територіальних органів Міністерства юстиції України або надіслання заяви про проставлення апостиля поштовим зв’язком до Міністерства юстиції України чи його територіальних органів, крім випадку проставлення апостиля на виписці з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань.
Поштовим зв’язком може бути надіслана заява про проставлення апостиля виключно з-за кордону та для проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану. У разі коли заява про проставлення апостиля надійшла до Міністерства юстиції України, така заява направляється територіальному органу для її прийняття відповідно до цього Порядку.
Виписка з Єдиного державного реєстру для проставлення апостиля передається державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, яким сформовано таку виписку, до територіальних органів Міністерства юстиції України.
Посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує заяву, на якій заявник за умови відсутності зауважень до відомостей, зазначених у ній, проставляє власний підпис. Після проставляння підпису така заява реєструється у Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації.
Для проставлення апостиля заявник пред’являє посадовій особі територіального органу Міністерства юстиції України документ, що посвідчує його особу, та подає:
- оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;
- документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, з якого відповідною посадовою особою виготовляється копія та долучається до поданої заяви.
Для проставлення апостиля подаються окремі заяви для кожного виду документів, виданих органами юстиції, судами або оформлених нотаріусами України. Кількість таких документів, поданих разом із однією заявою, не обмежується. У такому разі оплата послуги з проставлення апостиля здійснюється відповідно до кількості поданих разом із заявою документів.
Документи, подані для проставлення апостиля, розглядаються Міністерством юстиції України. Посадова особа Міністерства юстиції України з’ясовує: чи підлягають подані документи проставленню апостиля; справжність підпису та якість, в якій виступала особа, що підписала документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документах.
Посадова особа Міністерства юстиції України повинна мати зразки підписів посадових осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, а також зразки відбитків печаток та/або штампів, які проставляються або можуть бути проставлені на відповідних документах.
Посадова особа Міністерства юстиції України звіряє справжність підпису та якість, в якій виступала особа, що підписала документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документах, з наявними у справах Міністерства юстиції України або Реєстрі зразками підписів, відбитків печаток та/або штампів.
У разі відсутності зразка відповідного підпису, відбитка печатки та/або штампа Міністерством юстиції України надсилається запит до відповідного органу, який у триденний строк надає запитувану інформацію адміністратору Реєстру та повідомляє Міністерство юстиції України. У разі необхідності здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, у випадку відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності Міністерством юстиції України надсилається запит до відповідного органу, який у триденний строк надає необхідну інформацію Міністерству юстиції України. У такому випадку апостиль може бути проставлений тільки після наявності відповідних зразків у Реєстрі, внесених його адміністратором, та/або після здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану.
За результатом розгляду заяви та поданих документів посадова особа Міністерства юстиції України проставляє апостиль або відмовляє у його проставленні, формуючи за допомогою програмних засобів ведення Реєстру відповідний електронний документ з накладенням власного електронного цифрового підпису та проставленням на документ електронного цифрового підпису (печатки) Міністерства юстиції України. Відомості про проставлення апостиля або про відмову у його проставленні вносяться до Реєстру.
Під штампом апостиля, сформованого у формі електронного документа, розміщується додаткова інформація відповідно до форми, визначеної у додатку № 2 до цього Порядку, яка викладається українською, англійською та французькою мовами.
У проставленні апостиля посадова особа Міністерства юстиції України відмовляє виключно за наявності підстав, визначених Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, з обов’язковим зазначенням відповідної підстави у повідомленні про відмову.
На практиці практично всі держави-учасниці Конвенції вимагають проставлення подвійного апостиля, зокрема, Італія, Швейцарія, Іспанія та інші. Тобто, якщо, для працевлаштування громадян України на території, наприклад, Італії необхідно надати довідку про відсутність притягнення особи до кримінальної відповідальності. У такому випадку на оригіналі зазначеної довідки Міністерством закордонних справ України проставляється апостиль, після чого робиться переклад, який засвідчується приватним чи державним нотаріусом і подається для проставлення апостиля до Міністерства юстиції України. У той же час, для документів, призначених для використання, наприклад, на території США, досить проставлення апостиля лише на перекладі цих документів. У цьому випадку до оригіналу чи засвідченої у встановленому порядку копії документа підшивається переклад, який засвідчується нотаріусом, після чого проставляється апостиль у Міністерстві юстиції України. Слід зазначити, Конвенцією передбачено проставлення апостиля лише на оригіналі документа. Щодо вимоги проставлення апостиля на перекладі чинним законодавством не передбачено, а може вимагатися тією державою, у якій документ буде пред’явлений. Це також стосується і документів, які надходять в Україну з іншої держави. Тобто, при проставленні апостиля на оригіналі або на копії документа компетентною установою тієї держави, в якій документ був виданий, документ повинен бути прийнятий на території України без будь-якого додаткового засвідчення. Слід звернути увагу, що апостиль на документі проставляється компетентним органом тієї держави, в якій документ був виданий чи складений. Тобто, якщо документ був виданий на території Португалії, то і апостиль проставляється компетентним органом Португалії. Лише після цього він буде дійсним на території України або на території іншої держави-учасниці Конвенції. Необхідно зазначити, що відповідно до ст. 3 Конвенції дотримання вищезгаданої формальної процедури (проставлення апостиля) не може вимагатися, якщо закони, правила або практика, що діють в державі, в якій документ представлений, або угода між двома чи декількома договірними державами, відміняють чи спрощують дану формальну процедуру або звільняють сам документ від легалізації.
Україна є учасницею окремих міжнародних договорів, якими скасоване будь-яке додаткове засвідчення офіційних документів, що подаються до установ держав-учасниць таких Договорів. На сьогодні діють Договори про правову допомогу між Україною та Азербайджаном, Білорусією, Вірменією, Грузією, Казахстаном, Киргизією, Молдовою, Росією, Таджикистаном, Туркменистаном, Узбекистаном, Литвою, Естонією, Латвією, Чехією, Угорщиною, Польщою, Монголією, В’єтнамом, Македонією, Іраном, Болгарією, Кубою та КНР. Під дійсністю документів у вказаних Договорах передбачається наступне: документи, що були складені або засвідчені відповідною установою однієї з Договірних Сторін, скріплені печаткою та засвідчені підписом компетентної особи, мають силу документа на території другої Договірної Сторони без будь-якого іншого засвідчення. Це стосується також копій та перекладів, що засвідчені відповідним органом. Документи, що на території однієї з Договірних Сторін визнаються офіційними, вважаються такими ж й на території другої Договірної Сторони. Таким чином, приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації офіційних документів, є ще одним кроком на шляху інтеграції до європейського співтовариства.
