Здійснюючи ЗЕД, пов'язану з експортом або імпортом товарів, будь-яке підприємство вступає у взаємовідносини з митними органами, що охоплюють митне оформлення вантажів, сплату податків, мит, зборів тощо. Тому необхідною умовою реалізації права на здійснення ЗЕД є обов'язкова акредитація (облік) господарюючих суб'єктів у таких органах.
Відповідно до Порядку обліку осіб, які здійснюють операції з товарами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 15.06.2015 р. № 552 «Про затвердження Порядку обліку осіб, які здійснюють операції з товарами», визначено вимоги щодо процедур обліку Державною фіскальною службою України та митницями ДФС осіб, які здійснюють операції з товарами, а саме: взяття на облік осіб, які здійснюють операції з товарами; присвоєння облікових номерів особам, які здійснюють операції з товарами; внесення змін до облікових даних осіб, які здійснюють операції з товарами; зняття з обліку осіб, які здійснюють операції з товарами; встановлення форм заяв та документів з питань обліку осіб, які здійснюють операції з товарами.
Облік осіб, які здійснюють операції з товарами, ведеться автоматизовано в реєстрі осіб, які здійснюють операції з товарами (далі - Реєстр). Реєстр ведеться централізовано ДФС у складі Єдиної автоматизованої інформаційної системи органів ДФС (далі - ЄАІС), а також у результаті взаємодії Єдиного банку даних про платників податків - юридичних осіб та Державного реєстру фізичних осіб - платників податків (далі - ДРФО).
Процедури обліку осіб, які здійснюють операції з товарами, ведуться в підрозділах митниць ДФС, на які покладено ведення такого обліку. Обмін інформацією щодо взяття на облік (внесення змін до облікових номерів) осіб, які здійснюють операції з товарами, в електронному вигляді між ДФС та особами, які здійснюють операції з товарами, проводиться шляхом обміну електронними документами.
Взяття на облік осіб, які здійснюють операції з товарами, проводиться одноразово у відповідному підрозділі будь-якої митниці:
1) за зверненням таких осіб, у тому числі засобами електронного зв’язку, до відповідних підрозділів митниць;
2) при першому здійсненні такими особами операцій з товарами, контроль за якими покладено на митниці ДФС.
Особа, яка здійснює операції з товарами (або її представник, повноваження якого підтверджені довіреністю або письмовим договором між ним та особою, яку він представляє), для взяття на облік подає заяву, за формою № 1-ЗЕД (додаток № 1 до цього Порядку);
Заява подається в паперовому вигляді безпосередньо до відповідного підрозділу митниці або засобами електронного зв’язку на адресу Інформаційного порталу ДФС.
Згідно з п. 6 Порядку, відповідний підрозділ митниці або ДФС відмовляє в реєстрації особи в таких випадках:
- особа, яка здійснює операції з товарами, перебуває в процесі припинення, склала розподільчий або ліквідаційний баланс, передавальний акт, які затверджено в установленому законодавством порядку, та отримала довідку про відсутність заборгованості зі сплати податків, зборів за формою № 22-ОПП або припинила підприємницьку діяльність;
- заяву про взяття на облік подано особою, яка вже перебуває на обліку, або заяву про внесення змін - особою, яка не перебуває на обліку;
- відомості про уповноважену особу, стосовно якої відкликається право представляти інтереси особи, яка здійснює операції з товарами, не включено до Реєстру.
У разі відсутності підстав для повернення заяви на доопрацювання або відмови в реєстрації особи відповідний підрозділ митниці в день отримання заяви вносить до Реєстру дані про особу із заяви, а також дані, отримані у взаємодії з Єдиним банком даних юридичних осіб та/або ДРФО. Дані про особу, яка подала заяву засобами електронного зв’язку, вносяться до Реєстру автоматично.
Взяття на облік осіб, які здійснюють операції з товарами, здійснюється не пізніше наступного робочого дня після отримання заяви шляхом присвоєння таким особам облікового номера. Дата формування облікового номера є датою взяття на облік.
За результатами розгляду кожної отриманої заяви не пізніше наступного робочого дня після її отримання відповідний підрозділ митниці або ДФС інформує особу про:
- взяття особи на облік та повідомляє її обліковий номер шляхом видачі або направлення поштою витягу з Реєстру осіб, які здійснюють операції з товарами (далі - витяг). У разі подання заяви про взяття на облік засобами електронного зв’язку витяг також направляється засобами електронного зв’язку;
- повернення заяви на доопрацювання з обов’язковим зазначенням причин (зазначених у п. 5 Порядку);
- відмову у реєстрації особи з обов’язковим зазначенням причин (визначених п. 6 Порядку).
У разі виникнення змін у даних про особу, яка здійснює операції з товарами, така особа (або її представник) звертається до відповідного підрозділу будь-якої митниці із заявою безпосередньо або засобами електронного зв’язку.
Зняття з обліку особи, яка здійснює операції з товарами, проводиться відповідним підрозділом митниці за місцезнаходженням (місцем проживання) особи шляхом внесення відповідного запису до Реєстру та анулювання облікового номера особи, яка здійснює операції з товарами.
Зняття з обліку особи, яка здійснює операції з товарами, здійснюється із одночасним анулюванням облікового номера в таких випадках:
1) прийняття особою рішення про припинення діяльності, пов’язаної зі здійсненням операцій з товарами;
2) державної реєстрації припинення підприємницької діяльності фізичної особи - підприємця чи державної реєстрації припинення юридичної особи;
3) прийняття рішення про припинення юридичної особи чи припинення діяльності іншої особи, яка здійснює операції з товарами.
Рішення про зняття з обліку та анулювання облікового номера особи, яка здійснює операції з товарами, приймає керівник (заступник керівника) митниці ДФС за місцезнаходженням (місцем проживання) особи.
Про зняття з обліку та анулювання облікового номера особи, яка здійснює операції з товарами, вноситься запис до Реєстру із зазначенням причини анулювання. Про факт зняття з обліку та анулювання облікового номера особи, яка здійснює операції з товарами, відповідний підрозділ митниці письмово або засобами електронного зв’язку інформує таку особу або її правонаступників у триденний строк.
Відсутність акредитації суб'єкта ЗЕД в митному органі є підставою для відмови у пропуску вантажів через митний кордон та їх митному оформленні.
