Організація технології облікового процесу. Основними стадіями технології облікового процесу є: документування господарських операцій (реєстрація первинних показників)

 

Основними стадіями технології облікового процесу є: документування господарських операцій (реєстрація первинних показників), їх підготовка до обробки, контроль достовірності, обробка, зберігання, видача інформації та її передавання.

Організація документування господарських операцій включає: вибір форм первинних документів для кожного об’єкта обліку; технічних засобів і способів складання документів; призначення осіб, відповідальних за правильне і своєчасне складання документів; визначення часу документування кожного виду господарських операцій та переліку робіт, необхідних для створення документа, вибір способів передавання інформації від одного виконавця до іншого.

Приймання документів від матеріально-відповідальних осіб підтверджується підписом бухгалтера у супровідних регістрах (при прийманні звіту касира у касовій книзі), або супровідних документах (при прийманні документів з руху запасів у реєстрі ф. М-13), або спеціальних книгах (картках).

Підготовка облікової інформації включає кодування показників, їх запис або перезапис на електронних носіях інформації, декодування, розмноження носіїв інформації, а також створення електронних носіїв інформації.

Контроль достовірності показників полягає у перевірці змісту інформації, законності господарських операцій, їх економічної доцільності, а також правильності арифметичних підрахунків. Контроль необхідно здійснювати на усіх стадіях технологічного процесу, але обов’язково на двох з них: при одержанні інформації та її видачі з інформаційної системи. При надходженні документів у бухгалтерію вони ретельно перевіряються за формою -встановлюють чи заповнені усі реквізити, а також чіткість, ясність записів, відсутність помарок, виправлень; по суті – чи правильно відображена господарська операція і чи відповідає вона цьому документу; законністю – чи відповідає господарська операція нормам чинного законодавства, чи не спричиняє вона шкоду юридичним або фізичним особам; правильністю арифметичних розрахунків.

Обробка показників – це перетворення первинної (вхідної) інформації у вихідну (підсумкову) шляхом логічних та розрахункових операцій. Сукупність технічних засобів, методів і відповідного технологічного і організаційного порядку, що використовуються в інформаційній обліково-економічній системі у процесі виконання її завдань, утворюють форму обліку. У наш час застосовуються такі форми обліку: меморіально-ордерна, Журнал-Головна, журнально-ордерна, журнальна, спрощена, проста, комп’ютерна.

Система обробки облікової інформації включає: групування та перегрупування (сортування) документів; таксування, складання зведених документів і запис операцій у регістрах обліку, формування показників аналітичного та синтетичного обліку, узагальнення інформації.

Групування і перегрупування документів здійснюються за певною ознакою, що дозволяє вирішити певні облікові завдання. Вибір напрямків групування і перегрупування документів визначається потребами управління в інформації щодо руху або наявності кожного об’єкта господарювання.

Таксування – це розцінка документів шляхом множення ціни на кількість, тобто одержання суми або вартісної оцінки господарської операції.

Контирування – це процес розноски суми господарської операції по рахунках обліку.

Для узагальнення інформації поточного обліку використовують Головну книгу, оборотно-сальдову відомість, тощо.

Облікову реєстрацію необхідно здійснювати систематично і регулярно у міру надходження документів до бухгалтерії. Господарські операції в облікових регістрах необхідно відображувати у тому звітному періоді, у якому вони були здійснені, тобто облікові регістри слід складати щомісяця. Це дозволить своєчасно з належною якістю виконати облікові роботи. Послідовність заповнення облікових регістрів зображена на рис. 4. 3.

 

Рис. 4.3. Послідовність заповнення облікових регістрів

Видача інформації включає такі технологічні процеси: перекодування показників на мову користувачів; запис на носіях у вигляді, що дозволяє їх прочитати; редагування, оформлення, розмноження, комплектація.

Організація складання звітності включає: визначення форм звітності та терміни їх подання; користувачів звітності; осіб, відповідальних за виконання кожного виду робіт; строків підготовки інформації та складання форм звітності; способів передавання форм звітності користувачам; технічних засобів, необхідних для складання звітності. Для забезпечення своєчасного складання звітності розробляють і затверджують табель-календар звітності (табл. 4.2).

Таблиця 4.2