Організація робіт зі складання річної звітності

У річній звітності підсумовуються результати фінансово-гос­подарської діяльності підприємства за звітний рік, тому до орга­нізації її складання слід ставитись особливо відповідально та ви­важено. Крім того, терміни її подання користувачам суворо регла­ментуються, тому процес її складання необхідно ретельно органі­зувати.

Порядок виконання робіт зі складання та подання річної звіт­ності оформлюється наказом (розпорядженням) по підприємству, який затверджується у вересні. Проект наказу (розпорядження) розробляє головний бухгалтер разом із головними спеціалістами підприємства (головним економістом, фінансистом, начальником ' відділу кадрів, тощо).

У наказі встановлюють терміни виконання кожного виду ро­біт зі складання та подання звітності; призначають осіб, відпові­дальних за той чи інший комплекс робіт; ступінь участі кожного з економічних підрозділів підприємства (планового відділу, бух­галтерії, головного економіста, тощо) у складанні річного звіту. Крім того, в наказі зазначаються особи, відповідальні за створен­ня нормальних умов роботи апарату, зайнятому складанням річ­ного звіту. Наказ є підставою для складання списку підготовчих робіт, визначення комплексу робіт зі складання річної звітності й плану-графіку облікових робіт.

Перед початком робіт зі складання форм звітності доцільно на підприємстві оформити робочий альбом річної звітності. Він скла­дається з переліку форм звітності, їх правильно заповнених зраз­ків, вказівок з їх складання, які є робочими інструкціями з методи­ки і техніки заповнення звітів. Такі робочі альбоми формуються на підставі нормативних документів зі складання звітності.

Для планування робіт зі складання та подання річної звітнос­ті на початку вересня розробляють план-графік облікових робіт (табл. 11.7).

Таблиця 11.7

План-графік робіт зі складання річного звіту

Його доцільно розробляти за стрічковою формою, як найбільш простою у складанні та наочною порівняно з іншими формами графіків. У графіку вказують етапи і види робіт зі складання та по­дання звітності; осіб, відповідальних за їх виконання та терміни виконання, а також відмічають хід фактичного виконання робіт.

Комплекси робіт, представлені у графіку (організаційна підго­товка; проведення повної інвентаризації; уточнення показників поточного обліку за одинадцять місяців; складання форм звітнос­ті; затвердження звітності та її подання користувачам) поділяють на підкомплекси, у складі яких виділяють окремі види робіт. Де­талізація комплексів облікових робіт потрібна для застосування оптимальних методів і прийомів їх виконання. Наприклад, інвен­таризація кожного об'єкта господарювання (необоротних активів; запасів; розрахунків, тощо) проводиться із застосуванням специ­фічних методів і прийомів, тому у її складі виділяють відповідні підкомплекси та розробляють порядок організації робіт.

Склад комплексів, підкомплексів та видів робіт, які необхідно виконати та зазначити у графіку, визначає головний бухгалтер підприємства виходячи із певних умов, обсягів роботи, чисельнос­ті виконавців, відповідальних за їх виконання та організаційно-технічного оснащення бухгалтерії.

Відповідальними за виконання комплексу робіт або їх частини призначають працівників, які згідно посадової інструкції викону­ють цю роботу.

Терміни виконання робіт встановлюються виходячи із вимог нормативних документів щодо строку подання звітності. При вста­новленні термінів виконання кожного виду робіт необхідно виходи із їх обсягів; часу, що щоденно виділяється виконавцю для їх здій­снення, за умови одночасного виконання ним поточних функцій.

Обсяги кожного виду робіт визначають на підставі досвіду попе­редніх років, «Пам'ятки про складання річної звітності» і враховують можливі зміни у строках їх виконання, зумовлені комп'ютеризацією облікових робіт, тощо. Для своєчасного виконання робіт необхідно розробити найбільш оптимальну послідовність їх виконання. Ро­боти у графіку слід розташовувати у хронологічній послідовності їх здійснення для рівномірного розподілу навантаження серед вико­навців на весь період складання звітності.

Розглянувши та порівнявши обсяги робіт, головний бухгалтер перевіряє, чи рівномірно розподілено навантаження між окре­мими виконавцями, чи не перевантажені окремі працівники, чи немає небезпеки зриву строків виконання окремих робіт. При по­требі перерозподілу навантаження строки виконання робіт, вклю­чених у графік, залишаються незмінними, а змінюються лише ви­конавці. Навантаження розподіляється відповідно до кваліфіка­ції та практичних навичок, індивідуальних цільових здібностей і схильностей кожного виконавця. При такому підході ділові якості працівників використовуються найефективніше.

Мінімальними плановими відрізками часу при плануванні тер­мінів виконання робіт необхідно обирати у вересні - декаду, у жовтні-грудні - п'ять днів, а у січні-лютому - кожний день. При збіль­шенні планових відрізків часу контрольні можливості графіку знижуються. При визначенні термінів, необхідних для виконання робіт, необхідно враховувати виконання графіку у попередні роки. Для наочності графіка і оперативного контролю за дотриман­ням термінів виконання робіт доцільно розробити різні способи позначення їх планового і фактичного часу. Планові відрізки часу, відведеного для виконання робіт, позначають у графіку суцільни­ми лініями чорного кольору у відповідних графах. Кожна лінія по­казує декаду, п'ятиденну або день. Фактичний час виконання ро­боти наносять лінією іншого кольору. Це дозволяє одразу порівню­вати темпи виконання робіт та їх коригувати на наступний день.

Після оголошення наказу головний бухгалтер проводить із пра­цівниками, залученими до складання звітності, інструктивну на­раду, на якій знайомить із переліком та обсягами облікових робіт та графіком їх виконання. Після обговорення графіка він затвер­джується керівником підприємства, розміщується на дошках ого­лошень та доводиться під розписку до усіх виконавців.

Для удосконалення процесу складання та подання річної звіт­ності, уникнення помилок, допущених при організації роботи у

попередні роки, узагальнення раціональних способів та прийомів виконання тієї чи іншої роботи, головному бухгалтеру слід вести «Пам'ятку про складання річної звітності». У ній необхідно зазна­чати всі невдачі, помилки й напрацювання та використовувати ці записи при організації роботи в наступні роки. Структура пам'ятки повинна відповідати переліку комплексів та підкомплексів робіт зі складання річної звітності, зазначеним у плані їх виконання. Для кожного виду робіт необхідно зазначати фактичний час, витраче­ний на їх виконання. У пам'ятці також доцільно узагальнити ре­зультати обговорення організації робіт зі складання річного звіту на виробничій нараді, що проводиться після здачі річного звіту.

Для конкретизації й уточнення плану-графіку робіт зі складан­ня річного звіту для проведення найбільш важливих та значних комплексів робіт розробляють окремі графіки: графік проведення інвентаризації активів, капіталу та зобов'язань; уточнення показ­ників поточного обліку; закриття рахунків, що необхідне при фор­муванні річного звіту та складанні річного балансу; заповнення форм річної звітності та складання приміток до річної фінансової звітності, тощо.

Найважливішим організаційним елементом при організації робіт зі складання річної звітності є табель-календар звітності (табл. 11.8).

Таблиця 11.8