Организация информационного обеспечения

Внутримашинное информационное обеспечение (ИО) включает все виды специально организованной информации, представлен­ной в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы, базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. Информация записывается на магнитных дисках в па­мяти ЭВМ. Информационное обеспечение должно быстро и в полном объеме удовлетворять информационные потребности всех пользователей информационных технологий. К нему предъявляют­ся требования эффективного поиска и выдачи данных в виде, не­обходимом для решения каждой конкретной задачи, наличия возможности поддержания данных в состоянии постоянного обновле­ния и работоспособности.

По содержанию внутримашинное информационное обеспече­ние представляет собой совокупность фактических сведений, ис­пользуемых в хозяйственной деятельности объекта. Состав и струк­тура внутримашинного информационного обеспечения определя­ются способами организации файлов, баз и банков данных, взаи­модействием между ними, развитием их во времени.

Пофайловая организация ИО состоит в формировании различ­ных массивов. Классифицировать их можно по различным призна­кам: по смысловому содержанию, способам использования, назна­чению, методу организации.

Файл - это совокупность однородной информации по составу и последовательности полей, записанной на магнитном диске с присвое­нием имени. Терминологически понятия "массив" и "файл" близки по со­держанию. И тот и другой представляют собой совокупность од­нородной жестко организованной и поименованной информации. Однако для файла обычно местом расположения является внешний носитель информации, а массив может быть расположен в памяти ЭВМ или представлен совокупностью однородных бумажных документов. Для идентификации каждому файлу при его записи на магнитный диск присваивается уникальное имя и рас­ширение, уточняющее разновидность файла. Имя может содержать не более 8 символов (допустимы латинские буквы, цифры, знаки: #, @, &, (,), {, },!, %, ^, _). Если имя короче 8 символов, то оно автоматически дополняется до 8 символов пробелами.

Кроме имени файлу на магнитном диске присваивается расширение имени длиной не более 3 символов. При написании имя файла отделяется от расшире­ния знаком точка. Расширения еще называют родовым именем файла, поскольку оно уточняет происхождения файла. Напри­мер, расширения.СОМ или.ЕХЕ имеют программные файлы, готовые к использованию под управлением операционной сис­темы. Расширение.DBF присваивается файлу базы данных. Расширения.DOC или.ТХТ указывают, что данные файлы со­держат текстовую информацию. Таким образом, полное имя файла может выглядеть, например, так: ls.zip, ntr.tx, tet.corn, newffle.dbf, kartexe.

По смысловому (семантическому) содержанию выделяют мас­сивы данных и программные массивы. Программные массивы описывают процессы работы с данными и входят в подсистему программного обеспечения. Массивы данных являются основной частью внутримашинного информационного обеспечения.

Назначение массивов зависит от задач, стоящих перед инфор­мационными технологиями, и отражает их специфику.

По роли в машинной обработке и технологии использования массивы классифицируются следующим образом.

Постоянные массивы относятся к категории нормативно-справочных, составляют информационный базис АИТ и содер­жат сравнительно редко меняющиеся сведения. В их состав включаются массивы классификаторов, справочников, каталогов и прочей условно-постоянной информации. В массивах класси­фикаторов хранятся коды и тексты показателей хозяйствующего субъекта. Формируются они до начала эксплуатации системы. В процессе работы они обновляются и изменяются по мере на­добности.

Текущие (переменные) массивы включают переменную инфор­мацию, поступающую в систему от управляемого объекта и харак­теризующую состояние внешней среды, а также сам процесс управления объектом. Чаще всего они образуются на основе пер­вичных документов. Примеры текущих массивов: массив отчетных авизо, массив расчета проекта плана поступления налога с оборота.

Промежуточные массивы возникают на этапах решения задач и выполняют роль механизма, передающего информацию от зада­чи к задаче или внутри задач. Формирование этих массивов связа­но с потребностью в промежуточной информации, не имеющей самостоятельного значения для целей управления.

Выходные массивы хранят информацию, полученную в резуль­тате обработки исходной информации. Они содержат совокупность показателей, необходимых для анализа и принятия управленческих решений на уровне руководителей подразделений (данные по ли­цевым счетам, численности работающих, фонду заработной платы и т.д.).

Хранимые массивы чаще всего формируются на основе выход­ных и содержат информацию, необходимую для обработки в буду­щих отчетных периодах, для сравнения, сопоставления данных за разные отчетные периоды, для расчетов нарастающим итогом.

Поисковые (информационные) массивы представляют собой со­вокупность показателей, записей, ключей поиска, характеризую­щих либо содержание определенных документов, либо конкретный объект, систему, организацию и т.д.

Служебные массивы содержат вспомогательную информацию, необходимую для обработки всех остальных видов массивов. Все виды массивов составляют информационный фонд компь­ютерной системы, представляющий собой динамичную совокуп­ность взаимосвязанных элементов информации. Создание единого информационного фонда обеспечивает систематизацию и унифи­кацию показателей, позволяет установить терминологическое единство, однозначность описаний и связей между показателями во внутримашинном ПО.

По внутренней организации файлы данных представляют собой совокупность записей одинаковой структуры. Структура записи файла состоит из за­данной последовательности полей определенного типа данных и длины. Такая структура файла определяется на этапе постанов­ки задачи.

Для поиска файлов создаются каталоги. Каталоги представляют собой оглавления диска, в которые за­писываются краткие сведения о файле: его имя, расширение, длина в байтах, дата и время создания или последнего обновле­ния файла, адрес его расположения на диске. С помощью этого оглавления и выполняется поиск нужного файла. Кроме глав­ного каталога диска на нем может быть создано любое количе­ство подкаталогов. В подкаталоги объединяются файлы, отно­сящиеся к одной тематике. Подкаталогам также присваиваются имена по тем же правилам, что и файлам. Такая организация упрощает и ускоряет поиск информации на диске, облегчает ра­боту пользователя.

Пофайловый подход в создании фонда отвечает принципу локальной организации данных и используется при незначи­тельных объемах информации. Такая организация данных по­зволяет быстро и удобно манипулировать информацией в фай­лах, но требует жесткой привязки к программам, затруднитель­на при корректировках данных и программ, имеет ориентацию на отдельные несложные задачи. Локальный способ организа­ции данных не предусматривает установления связи между файла­ми, исключает работу в диалоге.

При увеличении объемов информации для многоцелевого при­менения и эффективного удовлетворения информационных по­требностей различных пользователей используется интегрирован­ный подход к созданию внутримашинного ИО. При этом данные рассматриваются как информационные ресурсы для разноаспектного и многократного использований. Внутримашинное информа­ционное обеспечение в настоящее время проектируется на прин­ципе интеграции в виде базы и банка данных.

База данных - это специальным образом организованное хра­нение информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, обеспечивающей удобное взаимодействие между ними и быст­рый доступ к данным.

Банк данных - это автоматизированная система, пред­ставляющая совокупность информационных, программных, техниче­ских средств и персонала, обеспечивающих хранение, накопление, об­новление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими банка данных являются база данных и программный продукт, называе­мый системой управления базой данных (СУБД).

Использование принципов базы и банка данных предполагает организацию хранения информации в виде базы данных, где все данные собраны в едином интегрированном хранилище и к ин­формации как важнейшему ресурсу обеспечен широкий доступ разнообразных пользователей. Такая организация данных решает целый ряд проблем: отпадает необходимость в каждой прикладной программе де­тально решать вопросы организации файлов; устраняется многократный ввод и дублирование одних и тех же данных; не возникает проблемы изменения прикладных программ в связи с заменой физических устройств или изменения струк­туры данных; повышается уровень надежности и защищенности информа­ции; уменьшается избыточность данных.

Перечисленные достоинства обеспечиваются способами логи­ческой и физической организации данных, закладываемыми на стадии проектирования внутримашинного информационного обес­печения.