Цікава система ведення дрібної каси за ЗПБО США. В компанії, як правило існують регулярні витрати, сума яких незначна (купівля поштових марок, оплата таксі, дрібні збори тощо). З цією метою на підприємстві зберігається певна сума готівки, за яку відповідає матеріально відповідальна особа, тобто встановлюється фіксований розмір “фонду дрібної каси” (“фонд дрібних сум”), який періодично поповнюється (наприклад, один раз у тиждень) у межах встановленого ліміту.
Гроші видаються відповідальній особі з каси. Видача грошей оформлюється чеком.
Д-т “Фонд дрібної каси (Pete Cash Fund)”
К-т “Каса”
При видачі готівки виписується ваучер (або використовуються пронумеровані чеки, або квитанції), на якому вказується дата, сума, призначення витрат.
Залишок готівки та загальна вартість ваучерів повинні в сумі складати фіксовану величину “фонду дрібної каси”.
Наприклад: “Фонд дрібної готівки” фірми 100 дол. На певну дату сума витрат за ваучерами (квитанціями) становить 80 дол., у тому числі:
- поштові витрати – 40 дол.;
- витрати на перевезення (транспортні) –18дол.;
- канцелярські витрати – 17 дол.;
- інші адміністративні витрати – 5 дол.
“Фонд дрібної каси” поповнюється на 80 дол. З одночасним відображенням витрат
Д-т “Поштові витрати” 40
Д-т “Транспортні витрати” 18
Д-т “Канцелярські витрати” 17
Д-т “Інші адміністративні витрати” 5
К-т “Грошові кошти (Каса)” 80
Контроль здійснюється таким чином, щоб залишок у фонді + сума квитанцій на витрати дорівнювали сумі ліміту фонду.
Нестачі або надлишки відображуються на рахунку “Нестачі або надлишки по касі”:
Нестачі:
Д-т “Нестачі або надлишки по касі”
К-т “Грошові кошти (Каса)”
Надлишки:
Д-т “Грошові кошти”
К-т “Нестачі або надлишки по касі”
Методика і облік операцій по рахунках в банку
Зарубіжні фірми для зберігання готівки та ведення розрахунків відкривають банківські рахунки. Це зводить до мінімуму кількість готівки фірми, а також посилює контроль за грошовими коштами.
Перевірка виписок з банківського рахунку в більшості країн зазвичай проводиться один раз на місяць. Така процедура необхідна тому, що залишок по рахунку “Грошові кошти” в бухгалтерських записах часто не співпадає залишку за банківським звітом. Причини такої різниці у наступному:
- деякі операції, що відображені у записах компанії, не містяться в облікових записах банку, наприклад, видані чеки (чеки видані і відображені в облікових регістрах компанії, але не представлені до сплати в банк), депозити в дорозі (відправлені до банку, але не отримані вчасно, чи прийняті банком але не відображені банком при підготовці виписки за рахунком);
- деякі банківські операції що не знайшли відображення в бухгалтерських записах компанії, наприклад, збір за обслуговування в банку, чеки, по яких не можуть бути отримані гроші, зароблені відсотки, які банк нарахував на середній залишок рахунку компанії, інші банківські збори та надходження на рахунок компанії.
Процес перевірки складається з двох етапів. Перший включає коригування залишку грошових коштів згідно з банківською випискою. До нього додаються депозити в дорозі, та вираховуються видані але не пред’явлені до оплати чеки. Отримана сума є скоригованим залишком грошових коштів. Другий етап – коригування залишку згідно з обліковими записами компанії. Із сальдо рахунку грошових коштів вираховуються всі дебетові меморандуми та додаються всі кредитові меморандуми. Дебет меморандум – списання грошей за банківські послуги, неоплачені чеки у зв’язку з відсутністю коштів на рахунку покупця. Кредит меморандум – прийнятий банком вексель до одержання з зарахуванням коштів на банківський рахунок.
На практиці можуть бути розходження за наступних причин:
· відставання в часі (наприклад, гроші здані вечірньою касою);
· помилки записів (450 замість 540);
