Сортування та фільтрація даних.

Excel дає змогу сортувати як числові, так і нечислові дані робочої таблиці. Сортування може відбуватися за двома напрямками: за збільшенням значення ключової ознаки; за зменшенням значення ключової ознаки.

Для швидкого сортування списку за збільшенням значення ключової ознаки необхідно встановити табличний курсор у клітинку, з якої список починається потім клацнути мишкою на кнопці сортування По возрастанию, розміщеній на стандартній панелі інструментів. Кнопка сортування По убыванию працює так само, але список сортується за зменшенням значення ключової ознаки. В обох випадках Excel визначає розмір списку і сортує всі рядки в ньому. Примітка. Будьте уважні під час сортування списку з формулами. Якщо у формулах використовується значення клітинок, розміщених у інших рядках списку, то після сортування ці формули будуть неправильні. Якщо формули в списку пов`язані з клітинками поза списком, переконайтеся, що були вказані абсолютні адреси цих клітинок. Наприклад, необхідно впорядкувати список робітників за номерами цехів, а в кожному цеху - за алфавітом. Для сортування цього списку в порядку зменшення номерів цехів, а прізвищ робітників кожного цеху - за алфавітом необхідно виконати сортування за двома графами - Прізвище і Номер цеху. У разі потреби відсортувати більш ніж одне поле необхідно виконати команду Данные та її опцію Сортировка, при цьому з`явиться діалогове вікно Сортировкадиапазона. В списку, що розкривається, Сортировать по (виберіть поле і вкажіть порядок сортування (за зменшенням чи за збільшенням значення ключової ознаки). Потім зробіть це саме для другого поля. Якщо необхідно сортувати і за третім полем, визначте останнє в третьому розділі. Якщо активізована опція Идентифицировать поля по Подписям (первая строка диапазона), рядок заголовка граф не буде впливати на сортування. Клацніть мишкою на кнопці ОК, і рядки швидко перегрупуються.Якщо результат сортування виявився незадовільним, виконайте команду Правка та її опцію Отменить Сортировку або натисніть комбінацію клавіш <Ctrl + Z>, щоб повернути список до початкового стану. Примітка. Досить часто потрібно, щоб рядки робочої таблиці зберігалися в початковому стані, а сортування виконувалось лише тимчасово для проглядання. Вихід один - доповнити робочу таблицю ще однією додатковою графою і зберігати в ній порядкові номери рядків (для створення номерів рядків не використовуйте формулу). В цьому випадку після сортування можна повернутися до початкового порядку рядків, якщо ще раз відсортувати робочу таблицю за графою, в якій зберігаються порядкові номери рядків.

Якщо клацнути мишкою на кнопці Параметры у діалоговому вікні Сортировкадиапазона, на екрані з`явиться діалогове вікно Параметрысортировки, у якому є такі поля: Порядок сортировки по первому ключу. Дає змогу визначити особливий порядок сортування. Учитывать регистр. При сортуванні буде враховуватися відмінність між великими і малими буквами. В результаті при сортуванні за збільшенням ключової ознаки спочатку будуть йти малі букви а потім - великі. Сортировать. Дає змогу визначити порядок сортування рядків (задано за замовчуванням) або граф.

Фільтрація списку дає можливість знаходити й відби­рати для обробки частину записів у списку, таблиці, базі даних. У відфільтрованому списку виводяться на екран лише ті рядки, що містять певне значення чи відповідають певним критеріям. При цьому інші рядки виявляються схованими. В Excel для фільтрації даних використовуються команди Ав-тофильтр і Расширенный фильтр. У випадку простих критеріїв для вибірки потрібної інформації досить команди Автофильтр у комірках виділених заголовків повинні з'явитися нові елементи: 2І. З їх допомогою можна встановлювати критерії фільтрації даних. Під час використання складних критеріїв варто застосовувати команду Расширенный фильтр. Обидві команди викликаються командою Данные/Фильтр.