Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Школе в течение года, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение № 5).
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного хранения (до 10 лет включительно).
Сводная номенклатура дел Школы на предстоящий год разрабатывается до 15 августа текущего года и направляется на рассмотрение ЭПК в установленном порядке, а затем на согласование в районную архивную службу. При отсутствии структурных преобразований в Школе и незначительном количестве вновь созданных дел утверждённая номенклатура может действовать в течение 5 лет.
Сводная номенклатура дел в конце каждого учебного года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1сентября следующего учебного года приказом директора Школы.
Сводная номенклатура дел печатается в 3-х экземплярах. После утверждения сводной номенклатуры дел Школы первый утверждённый экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру самостоятельным делом. Второй используется в качестве рабочего формирования документов в дела в соответствии с номенклатурой. Третий экземпляр направляется в районную архивную службу и хранится в наблюдательном деле Школы как источника комплектования архива.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Школы, штатным расписанием, планами и отчётами о работе Школы, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Перед разработкой номенклатуры изучаются документы, образующиеся в деятельности Школы, их виды, состав и содержание.
Названиями разделов номенклатуры дел Школы служат документируемые участки деятельности Школы.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности Школы. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Графы номенклатуры дел Школы заполняются следующим образом:
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения документируемого участка деятельности Школы, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 03-01, где 03 - условное обозначение раздела, 01 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (дела в каждом разделе номенклатуры начинаются с порядкового номера 01).
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название территории, с которой связано содержание документов дела;
дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: «Документы о проведении тематических проверок (планы, списки, доклады)».
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В графе 3 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.
В графе 4 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2008 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.
Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании календарного года в конце номенклатуры заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
