Создание документов в МБОУ ООШ д. Ишимово

П Р О Е К Т

ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок ведения делопроизводства в муниципальном бюджетном общеобразовательном учреждении основной общеобразовательной школы д. Ишимово муниципального района Мишкинский район Республики Башкортостан (далее Школа), в том числе основные правила приема, отправления, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству.

1.2. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на документы несекретного характера.

1.3. Делопроизводство в Школе осуществляется в соответствии с порядком, предусмотренным настоящей Инструкцией, разработанной в соответствии с:

- Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76.

- Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 15.06.2009 г. №477.// Собрание законодательства Российской Федерации от 22 июня 2009 г. №25, ст.3060.

- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 №558// Собрание законодательства Российской Федерации от 06 октября 2010 г. №25, ст.460.

- Письмом Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64 О "Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях".

1.4. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, являются обязательными для каждого работника Школы.

1.5. Методическое руководство работой с документами и контроль за соблюдением единой системы делопроизводства, организация и проведение технической учебы, а также организация делопроизводства в Школе (не реже одного раза в год) осуществляются экспертной комиссией Школы и работником, отвечающим за состояние архива Школы как источника комплектования отдела архивной службы администрации муниципального района Мишкинский район республики Башкортостан.

1.6. Персональная ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность дел в Школе возлагается на председателя экспертной комиссии, а также работников, осуществляющих делопроизводство, и непосредственных исполнителей в той части, которая относится к кругу их обязанностей.

1.7. Работники Школы несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается председателю экспертной комиссии, который назначает служебную проверку. Результаты проверки представляются директору Школы.

1.8. Передача документов или их копий сторонним организациям и ведомствам допускается, только после получения официального письменного запроса в адрес директора Школы.

1.9. Прием и отправка корреспонденции, учет и регистрация издаваемых приказов, решений собраний, входящей (исходящей) почты централизованы и выполняется учителем ИКТ.

1.10. Контроль сроков исполнения документов осуществляется централизованно директором школы. Оформление и формирование документов в дела производится в соответствии с настоящей Инструкцией и утверждённой в установленном порядке номенклатурой дел Школы работниками в соответствии с выполняемым кругом должностных обязанностей.

1.11. Работники, отвечающие за формирование архивного фонда Школы, обязаны:

1.11.1. Своевременно, в день поступления или на следующий день, обеспечить доведение поступивших документов до непосредственных исполнителей.

1.11.2. Вновь принятые на работу специалисты должны быть ознакомлены с Правилами внутреннего трудового распорядка, положением об общеобразовательном учреждении, должностной инструкцией, а также настоящей Инструкцией.

1.11.3. При уходе специалиста в отпуск или выезде в командировку все неисполненные им документы, а также дела, взятые из текущего архива, передаются замещающему его работнику.

1.12. При уходе в отпуск или длительном отсутствии по другим причинам работников, ответственных за делопроизводство в Школе, обязанности по ведению делопроизводства возлагаются приказом директора на других работников.

1.13. При увольнении или переводе на другую работу работника, ответственного за делопроизводство, составляется акт о сдаче-приеме дел и документов, утверждаемый председателем ЭК.

Основные понятия

Ø документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

Ø делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Школе;

Ø документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Школы;

Ø электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

Ø автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

Ø вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

Ø оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

Ø электронная цифровая подпись– реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

Ø реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

Ø бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

Ø подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

Ø копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

Ø заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

Ø юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

Ø унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

Ø шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

Ø документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

Ø объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

Ø регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

Ø номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

Ø экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

Ø дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

Ø формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Создание документов в МБОУ ООШ д. Ишимово

Бланки документов

3.1.1. Документы Школы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс реквизитов и порядок их расположения (приложения №№ 2-5). Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги размером А4 (210 х 297 мм), и А5 (148 х 210мм).

3.1.2. Для подготовки приказов и других документов по учету кадров применяются бланки унифицированных форм, утвержденных постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 05 января 2004 года №1.

3.1.3. Документы, создаваемые в Школе, печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Office Word 2003 или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером №12-14 через 1-2 межстрочных интервала (18-24 пт).

3.1.4. Отдельные внутренние документы допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.)

3.1.5. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания может использоваться полужирный шрифт Times New Roman.

3.1.6. При создании документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля.