Протокол заседания (совещания)

Протокол заседания (совещания) - документ информационного

характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и

принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во

время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители

разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей

перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются

от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих

пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст

протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,

записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной

части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших

лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут

указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

Заместитель Министра экономического

развития Российской Федерации И.О. Фамилия

 

Заместители руководителя Росархива И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с

предлога "О" ("Об"), печатается центрировано размером шрифта N 15 и

подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных

лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются

через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и

секретарем.

Датой протокола является дата заседания (совещания).

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из

протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются

печатью.

Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или

стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

- наименование организации - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках);

- вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и

выравнивается по центру);

- вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

- место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

- дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего

реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных

интервала.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и

включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового

поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой

длинной строки.

Образец оформления протокола представлен в Приложении №2.

 

Служебная переписка

Служебная переписка - различные виды официальных документов

информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

Виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи).

Деловое (служебное) письмо - документ информационно справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью (сноска).

Служебные письма готовятся:

- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- как инициативные письма.

При оформлении служебных писем используются реквизиты:

- наименование организации;

- должность лица, подписавшего документ;

- справочные данные организации;

- адресат;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- наименование документа (заголовок к тексту);

- ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

- текст документа;

- отметка о наличии приложений;

- виза;

- подпись должностного лица;

- отметка об исполнителе;

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью федерального органа исполнительной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

В служебных письмах используются фразы этикетного характера

"Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;

Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа

("Просим предоставить информацию..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("МБОУ ООШ д. Ишимово не считает возможным..."), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...");

Служебные письма подписываются директором Школы, или его заместителем.

Образец оформления служебного письма приведен в приложении№3.