Использование списка в качестве базы данных

В Microsoft Excel в качестве базы данных можно использовать список. При выполнении обычных операций с данными, например при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных.

Столбцы списков становятся полями базы данных.

Заголовки столбцов становятся именами полей базы данных.

Каждая строка списка преобразуется в запись данных.

 

Рекомендации по созданию списка на листе книги

В Microsoft Excel имеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке. Чтобы использовать эти функции, введите данные в список в соответствии с приведенными ниже рекомендациями.

Организация списка

Использование только одного списка на листе. Избегайте создания более чем одного списка на листе. Некоторые возможности управления списком, например фильтрация, могут быть использованы только для одного списка.

Помещайте подобные объекты в один столбец. Спроектируйте список таким образом, чтобы все строки содержали подобные объекты в одном столбце.

Держите список отдельно. Между списком и другими данными листа необходимо оставить по меньшей мере одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.

Располагайте важные данные сверху или снизу от списка. Избегайте размещения важных данных слева или справа от списка; данные могут быть скрыты при фильтрации списка.

Отображение строк и столбцов. Перед внесением изменений в список убедитесь в том, что все скрытые строки и столбцы отображены. Если строки или столбцы списка скрыты, данные могут быть непреднамеренно удалены.

 

Формат списка

Использование форматированных подписей столбцов. Создайте подписи столбцов в первой строке списка. Excel использует подписи при создании отчетов, поиске и оформлении данных. Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных. Перед вводом подписей столбцов ячейкам должен быть присвоен текстовый формат.

Использование границ ячеек. Для отделения подписей от данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.

Отсутствие пустых строк и столбцов. В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.

Отсутствие начальных и конечных пробелов. Дополнительные пробелы в начале и конце ячейки влияют на поиск и сортировку. Вместо ввода пробелов рекомендуется использовать сдвиг текста внутри ячейки.

Расширенный список форматов и формул. При добавлении новых строк в конец списка Excel использует согласованные форматы и формулы. Чтобы это произошло, три из пяти предыдущих ячеек должны иметь тот же формат или содержать ту же формулу.

 

Включение и выключение расширения форматов и формул

Если расширение форматов и формул включено, новые данные в конце списка форматируются так же, как и предыдущие ряды, а формулы, повторяющиеся в каждой строке, копируются в новую строку. Чтобы форматы и формулы расширялись, они должны появляться по крайней мере в трех из пяти вышестоящих строках списка.

1. Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем – вкладку Правка.

2. Выполните одно из следующих действий:

Чтобы автоматически форматировать новые элементы, добавляемые в конец списка, установите флажок Расширять форматы и формулы в списках.

 

Сортировка списка

Что делает сортировка. Когда список сортируется, Microsoft Excel переставляет строки в соответствии с содержимым выбранного столбца — столбца Сортировать по.

Сортировка по возрастанию. Чтобы упорядочить список в алфавитном порядке по данным одного столбца, можно задать порядок сортировки по возрастанию (цифры от 0 до 9, пробелы, знаки препинания, буквы от А до Я). В приведенном ниже примере сортировка списка по возрастанию по столбцу Продавец приводит фамилии продавцов в алфавитный порядок.

Для сортировки списка в обратном порядке используйте сортировку по убыванию (от Я до А, от 9 до 0). Например, чтобы сортировать список продаж от наибольшей к наименьшей, необходимо сортировать столбец Продажи по убыванию.

Можно сортировать данные по содержимому двух и более столбцов. В следующем примере список сначала сортируется по региону, затем строки для каждого региона сортируются по имени продавца в алфавитном порядке.

Можно также выполнить сортировку на основе содержимого строк, чтобы изменился порядок столбцов, а не строк. В приведенном ниже примере список сортируется по первой строке для упорядочения столбцов по их надписям в алфавитном порядке.

Сортировка по строкам изменяет порядок столбцов.

По умолчанию Microsoft Excel сортирует списки по возрастанию в алфавитно-цифровом порядке. Если необходимо сортировать месяцы и дни недели в календарном порядке, а не в алфавитном, используйте пользовательский порядок сортировки.

Для упорядочения месяцев в календарном порядке используйте пользовательский порядок сортировки.

Такой порядок сортировки также используется, если требуется отсортировать список в другом, особом порядке. Например, если в одном из столбцов списка содержатся значения «Низкий», «Средний» или «Высокий», можно создать такой порядок сортировки, что строки, содержащие «Низкий», будут первыми, «Средний» – следующими и «Высокий» – последними.