Информационно-справочные документы

Назначение информационно-справочного документирования – отбирать и систематизировать достоверные сведения, на основе которых принимаются управленческие решения.

Особенностью этих документов является то, что они либо предназначаются для вышестоящих органов и должностных лиц, либо служат для внутренней переписки между подразделениями предприятия. Внешняя переписка организации также носит преимущественно характер взаимного информирования, опираясь на которое стороны (корреспонденты) затем вступают в договорные отношения.

Информационно–справочная переписка, как внутренняя, так и внешняя, занимает около 80% объема управленческих документов. К ним относятся: письма, телексы, факсограммы, телеграммы, телефонограммы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, служебные записки, представления, заявления, жалобы, заявки, аналитические записки и др. Опишем подробно некоторые из этих документов.

Докладная и объяснительная записки

9.1.1. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого – либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки внутреннего характера могут печататься на принтере или исполняться рукописно, но обязательно с собственноручной подписью составителя. Проставляется дата. Кроме того, в состав реквизитов входит название учреждения, наименование структурного подразделения, название документа, место составления, заголовок к тексту, адресат.

Если докладная записка адресована в вышестоящую организацию от имени учреждения, то она оформляется машинописным способом на общем бланке, подписывается руководителем предприятия.

9.1.2. Объяснительная записка – это документ, в котором работник объясняет причины невыполнения какого – либо распоряжения или нарушения правил.

Объяснительная записка выполняется рукописно на стандартном листе бумаги. Она имеет следующие реквизиты: наименование предприятия, структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Объяснительная записка может иметь приложения (справки, транспортные билеты и т.п.), которые входят в состав документа и подшиваются в дело вместе с основным текстом.

 

Справка и акт.

8.2.1. Справка – документ, содержащий описание или подтверждение должностными лицами тех или иных фактов и событий.

Справки составляют по указанию вышестоящего органа или должностного лица. Они содержат запрашиваемую информацию без выводов и предложений.

Справки, составляемые для внутренней информации, подписывает составитель, а для вышестоящего органа – руководитель.

Справки содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Если справка содержит несколько вопросов, то текст рекомендуется разделить на части или оформить в виде таблиц.

Справки личного характера (о факте работы в учреждении, занимаемой должности, учебы, прописки и т.п.) оформляются на стандартных бланках, подписываются начальником отдела кадров или руководителем предприятия и главным бухгалтером и заверяются печатью.

8.2.2. Акт – это документ, в котором несколько должностных лиц подтверждают установленный факт или событие. Возможно составление акта отдельным лицом (ревизор, аудитор, инспектор).

Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме – передаче имущества или документов, о приеме объектов или товарно-денежных ценностей и т.п.

В акте содержатся следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подписи.

Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Заголовочные реквизиты указывают на название документа, на основании которого проводится констатация в акте, его номер и дата. Далее перечисляется состав комиссии с указанием должностей, а также лица, присутствовавшие при актировании.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность, проведенной комиссией работы, оформляются установленные факты. Акт составляется в количестве необходимом для заинтересованных лиц; это количество указывается в конце текста.

После составления акта комиссия должна ознакомить под расписку с его содержанием лиц, упомянутых в акте.

Акт утверждается администрацией и служит основанием для управленческих решений. Пример акта:

 

«УТВЕРЖДАЮ»

Директор ЗАО «Авангард»____________В.Н.Скоков

АКТ

обследования технического состояния офисного оборудования бюро информации

06.05.2010 г., № 4

Г. Алматы

Основание: Распоряжение от 04.05.2010 г. № 37

Составлен комиссией:

С.В. Кабдулов, главный инженер – председатель;

С.К. Фоминых, инженер по технике безопасности – член комиссии;

З.В. Карибжанов, офис-менеджер – член комиссии.

Комиссия провела обследование технического состояния компьютерного и другого оборудования бюро информации и пришла к выводам:

1. Из 6 рабочих мест, имеющих стандартное оборудование, 2 полностью соответствуют техническим стандартам, 2 – частично морально устарели и 2 – нуждаются в полной замене оборудования. К настоящему акту прилагается перечень единиц техники нуждающихся в модернизации и полной замене.
2. Противопожарное оборудование помещения соответствует действующим нормативам МЧС.
3. Техника безопасности в бюро информации в основном соблюдается. Отсутствует журнал техники безопасности.
4. Комиссия считает необходимым:
• закупить современное оборудование для бюро (согласно Приложению 1);
• силами техотдела модернизировать устройства (согласно Приложению 2);
• провести инструктаж персонала по ТБ и оформить это документально.

Председатель комиссии С.В. Кабдулов

Члены комиссии С.К. Фоминых

З.В. Карибажнов

С актом обследования ознакомлен:

Зав. бюро информации К.Д. Старченко

Факсимильное сообщение (факс) оформляется так же, как и деловое письмо. Если оно направляется вашему партнеру, то распечатываются на бланках организации для писем. Пример такого информационного сообщения:

Закрытое акционерное общество «Авангард»

Директору фирмы «Крокус»

Савельеву В.В.

Факс (327) 3835647

30.05.2010 г.

На № …..

О поставке оборудования

Уважаемый Виктор Васильевич!

С удовлетворением сообщаем Вам, что оборудование, высланное Вашим предприятием, прибыло на станцию «Алматы 1» 29.05.2010 года. Комплектность поставки и упаковка груза полностью соответствует нашему договору, за время транспортировки он не утратил стандартов качества. Сопроводительная документация – в полном порядке.

Выражаю искреннюю благодарность за своевременную поставку оборудования и надеюсь на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

С уважением

Директор ЗАО «Авангард» ______________________ В.И.Сабиров

Другие документы информационно-справочного характера по форме имеют незначительные отличия от рассмотренных здесь. Внешняя коммерческая переписка будет описана в особой главе. Заслуживает особого внимания также опыт зарубежных успешных фирм и авторов по постановке переписки как внутреннего, так и внешнего характера. На эту тему издается и представлены на нашем книжном рынке большое количество изданий по деловому общению. Назовем одну из таких книг: Пиз Алан, Дан Пол. Язык письма. – М.: ЭКСМО-Пресс, 2000. – 192 с. (Серия «Психологический бестселлер»). В этой книге основное внимание уделяется не формуляру письма, а структуре текста и языку: как завладеть вниманием, как перейти к сути дела, как эффективно выстроить основной текст.

Внимательно относясь к качеству и оформлению информационно-справочных документов, фирма постепенно вырабатывает свой стиль эффективного документального общения. [kgl]

[gl]Тема 9. Документирование трудовых отношений. Личные документы [:]

План лекции

1. Кадровая политика и оформление трудовых отношений. Вербовка. Отбор и прием на работу. Кадровые беседы, заполнение форм, тестирование и экзамены. Деловые игры.

2. Заявление, их виды. Анкеты, резюме, автобиографии. Характеристики и рекомендательные письма.

3. Индивидуальный трудовой договор по Гражданскому кодексу РК. Оформление взаимных обязательств и ответственности. Гарантии. Структура текста. Нормы оформления.

4. Приказы по персоналу, их разновидности. Формуляр и структура текста.

5. Трудовые книжки и личные дела (досье).