Проверка грамматической и орфографической правильности текстов. Средства их автоматизации в MS Word. Назначение команды Сервис-Язык.

Для того, чтобы текс автоматически проверялся на ошибки, нужно нажать Сервис- Параметры – Правописание и уже там установить нужные (по своему усмотрению) флажки. Также можно вынести на рабочую панель иконки правописания и орфографии. И пользоваться ими при написании текста. Сервис – Язык – выбрать язык (можно выбрать язык, на котором нужно напечатать текст) – Перевод (если в память пакета Микрософт офис занесены словари разных языков, то можно текст допустим, с русского языка перевести на английский) – Тезаурус (замена слов синонимов, антонимов, омонимов) – Расставить переносы (расстановка переносов по всему тексту, с целью его выравнивания по краям). Установите курсор на слове, подчеркнутом волнистой линией.

Нажмите правую кнопку мыши. При этом открывается контекстное меню проверки орфографии. Обычно MS Word предлагает слова для замены из встроенных словарей. Если подходит одно из предложенных MS Word слов, выберите его, тогда подчеркнутое слово будет заменено на указанное.

Если MS Word подчеркнул правильно написанное слово, то можно поступить следующим образом:

Если вы часто используете данное слово или выражение, выберите Добавить, в результате чего MS Word внесет это слово в имеющийся словарь

Если слово встречается несколько раз, но вы не хотите включать в его словарь, выберите Пропустить все

Проверка уже введенного текста

Всегда можете проверить орфографию уже введенного текста или его фрагмента, выполнив одно из следующих действий:

Выберите команду Сервис | Орфография

Нажмите кнопку Орфография на стандартной панели инструментов

Нажмите F7 на клавиатуре

MS Word осуществляет проверку орфографии достаточно быстро. Проверка сводится к сравнению слов, присутствующих в документе, со словами из словаря MS Word. Встречая слово, которое отсутствует в словаре MS Word, автоматически открывает окно диалога “Правописание”.

Не исключено, что нераспознанное слово написано правильно, но его нет в словаре MS Word. В таком случае, если слово используется часто, его следует ввести в существующий словарь. Перенос слов целесообразно выполнять на завершающей стадии редактирования. Благодаря переносу слов, можно получить более компактный текст. Если перенос не используется, то при выравнивании по ширине производится, так называемая, разгонка строк. Это портит внешний вид текста, поскольку некоторые из строк оказываются мало заполненными, и слова в них расположены с большим интервалом.

При переносе слова разбиваются по слогам, и в них вставляются скрытые символы мягкого переноса (так называемые, необязательные дефисы). Когда возникает необходимость переноса, один из символов мягкого переноса разбивает слово на части с учетом максимально возможного заполнения строки. Таким образом, использование переноса позволяет более плотно компоновать текст на странице. Разделение слов для переноса в документе может осуществляться автоматически или вручную.

Автоматический перенос слов

Действие установки режима автоматического переноса слов различается для нового и уже существующего документа. В режиме автоматического переноса для нового документа MS Word разделяет слова в тексте для переноса по мере их ввода. Если выполнить автоматический перенос для существующего документа, MS Word осуществит перенос слов, не позволяя осуществлять контроль за переносом отдельных слов.

Автоматический перенос слов

·Выберите команду Сервис | Расстановка переносов. На экране появится окно диалога “Расстановка переносов” (рис. 6.22).

·Установить флажок Автоматическая расстановка переносов.

·В поле Ширина зоны переноса слов отображается величину промежутка, оставляемого между окончанием последнего слова в строке и границей правого поля. В случае необходимости вы можете изменить предлагаемое значение, непосредственно введя его в поле или воспользовавшись кнопками изменения значения, расположенными в правой части поля.

Заданная величина обозначает максимальный пустой промежуток, который допускается у правого поля. Указанное значение будет использоваться при определении, следует ли переносить данное слово. Слова, попадающие в эту область будут разделены для переноса. Узкая зона уменьшит неровность правого края текста, широкая зона сократит число переносов.

·В поле Максимальное число последовательных переносов вы можете указать число последовательных строк, в которых можно разделить слова для переноса.

·Нажмите OK.

Запрещение автоматического переноса

·Выделите фрагмент текста.

·Выберите команду Формат | Абзац. Откроется окно диалога “Абзац”.

·Перейдите на вкладку “Положение на странице”.

·Установите флажок Запретить автоматический перенос слов.

·Нажмите OK.

Вставка неразрывного дефиса и символа мягкого переноса

Для того чтобы перенести только одно слов, не обязательно прибегать к помощи окна диалога “Расстановка переносов”. Можно самостоятельно вставить символ мягкого переноса. Для этого установите курсор в соответствующем месте слова и нажмите комбинацию клавиш: Ctrl+(-)дефис.

Возможна ситуация, когда надо запретить перенос сложного слова. В этом случае вместо обычного дефиса вы должны воспользоваться неразрывным дефисом. Вставка этого символа осуществляется с помощью комбинации клавиш: Ctrl+Shift+(-)дефис.

Если в тексте используются словосочетания, которые не принято разрывать при переносе, то следует воспользоваться вставкой неразрывного пробела.