Документ как форма представления информации

В истории развития человечества, представляющей собой единый, неразрывный во времени процесс, можно отметить некоторые важные вехи, которые после длительного периода количественных изменений привели к качественным скачкам в уровне развития человека. Такой вехой было формирование второй сигнальной системы - языка. Овладев языком, человек резко ускорил темп своего развития. Но, едва научившись говорить, он стал испытывать острую необходимость в фиксировании речи. Этого требовали условия жизни. Информация, передаваемая от одного человека к другому посредством речевого обращения, во-первых, могла быть воспринята только на расстоянии слышимости человеческого голоса, а, во-вторых, сведения, проходя через субъективное восприятие передающих, претерпевали искажения. Это очень затрудняло передачу достоверной информации во времени, от поколения к поколению. Поэтому с давних пор человек стремился найти объективного посредника при передаче информации. Это были камни, на которых он мог оставлять изображения, глиняные плитки, папирус, береста, а позднее - бумага.

Стремительный, ускоряющийся прогресс человечества был бы невозможен, если бы не развитие письменности и появление весьма удобного материала для письма - бумаги. Благодаря этому информация могла не только передаваться из поколения в поколение, но и распространяться в пространстве с высокой степенью надежности. При помощи письменности информация получила полное право именоваться документом.

2.1.1. Что же такое документ?

Если мы попытаемся перечислить предметы, которые мы относим к личным документам, то сразу же вспоминаются паспорт, свидетельство о рождении, диплом и некоторые другие листки с важной информацией о каждом из нас. Далее к перечисленным прибавится множество документов, с которыми мы сталкиваемся в работе, и т.д. Действительно, документов, знакомых и незнакомых, относящихся как к отдельным лицам, так и к коллективам, предприятиям, институтам, городам, республикам, целой стране и даже всем странам на нашей планете, существует необозримое множество, и описать или, как говорят математики, задать это множество простым перечислением принадлежащих к нему объектов оказывается почти невозможным.

Однако существует еще один способ задать множество: перечислить характерные для принадлежащих ему объектов признаки. Какие же признаки характерны для множества документов?

Первый признак очевиден: все документы являются носителями информации. В то же время, далеко не все носители информации являются документами. Молния, например, несет нам определенную информацию, но, конечно, никто не назовет ее документом, так же, как нельзя назвать документом услышанную нами музыку. Документы, видимо, должны как-то фиксировать, сохранять информацию, т.е. обеспечивать передачу ее во времени. Этим свойством могут обладать многие носители информации. Так, исследуя содержание приятия «документ», мы незаметно перешли от «бытового» толкования этого понятия, согласно которому ...документ - это, прежде всего, составленная законным образом бумага, служащая письменным доказательством наших прав, служебного или общественного положения, к более широкому толкованию.

В этом широком толковании документами можно считать не только вышеуказанные бумаги, рукописи и печатные издания, но и произведения искусства, нумизматические памятники, музейные экспонаты минерального, ботанического, зоологического характера. Документом в этом смысле признается любой материальный объект, который фиксирует или подтверждает какие-либо знания и может быть включен в определенное собрание. Материальный объект может быть включен в какое-либо собрание в том случае, если он способен сохраняться во времени.

Документ - это материальный носитель данных (бумага, кино- и фотопленка, магнитная лента, перфокарта и т.п.) с записанной на нем информацией, предназначенной для ее передачи во времени и пространстве.

Такое широкое определение документа несколько противоречит своему первоначальному значению. Этот термин происходит от латинского слова documentum (свидетельство), которое, в свою очередь, произошло от docere (обучать). Следовательно, термин «документ» в прошлом имел более точный, чем в настоящее время, смысл: «то, что служит для обучения».

Человеческая память является источником информации о событиях, свидетелем которых человек был, о которых он слышал от других или читал в документах. Окружающая человека среда является источником разнообразной информации. Будучи принятой, зафиксированной, о чем-то свидетельствуя и что-то доказывая, она становится документом. Именно так – «письменным свидетельством и доказательством» понимал документ Петр I, который впервые ввел этот термин в русский язык.

Наличие нескольких определений не мешает документам принимать самое активное участие в жизни общества, пронося информацию сквозь время и пространство.

Все многообразие документальных форм сводится к трем: трехмерной (произведения ваяния, зодчества, декоративного и прикладного искусства, экспонаты выставок и музеев), двухмерной (картины, фотографии, чертежи, плакаты и т.д.) и одномерной форме (рис. 2.1.). Одномерная, линейная форма документ представляет собой ленту, называювшуюся в старину свитком. Такую форму применяли все цивилизации, но потом оказались от нее, потому что свитками удобно пользоваться, когда их немного и они небольшой длины. Главное достоинство свитка - информация в нем никуда не теряется. Недостаток -невозможность сопоставления информации в разных частях свитка.

Рис. 2.1. Пространственная классификация документов Существует и другое разделение документов по виду и форме носителя информации (рис. 2.2.).

Рис. 2,2. Виды и формы носителя информации

Документ как сообщение характеризуется четырьмя параметрами [19]:

1) физическим объемом (габариты)',

2) информационным объемом (длина записи);

3) информационной емкостью (количество переданной информации);

4) информативностью (количество полученной информации).

Физический объем исходит, в первую очередь, из габаритов человеческого тела. Случаи отхода от этого требования встречаются не часто. Существовали старинные книги размеров большей стороны листа около 1 м. Издания карманного типа диктовались дорожной необходимостью и имели сувенирный характер.

Информационный объем измеряется длиной или площадью непрерывного текста (исключая необязательные пробелы, поля и паузы). Поскольку линия печатного текста разделяется страницами и строками, его информационный объем можно измерять не только в учебно-издательских листах, как это принято в издательской практике, но и в стандартных страницах и даже знаках.

Когда автор передает сообщение, он ставит перед собой определенную цель. Масштаб этой цели и мера ее достижения составляют информационную емкость сообщения. При аналоговом подходе в измерении информации оценивается емкость через понятия «большая», «маленькая», «больше», «меньше». При цифровом подходе емкость измеряется более точно. Первый показатель емкости - количество элементов цифрового языка (дескрипторов в литературном языке, вариантов ответов в анкете). Вторым показателем является значимость этих элементов: насколько часто повторяются они, или точнее, пользуется ими автор. Таким образом, цифровая форма емкости – это произведение общего числа элементов языка на среднюю их повторяемость.

Информация - отраженное разнообразие. Следовательно, то, что создано автором, приобретает смысл только тогда, когда это получает потребитель. Чем больше информации передается в документе, тем значимее его содержание. Если значимость сохраняется во времени, заставляя многих пользователей потреблять многократно одно и тоже сообщение, оно по праву считается гениальным. В таком случае говорят о высокой возвратной информативности, т.е. о количестве информации, полученной конкретным потребителем. Причем сообщения информативные для одних, могут быть совершенно неинформативными для других.

С точки зрения информативности тезаурус каждого сообщения делится на три части (рис. 2.3.):

1) основная информативность - то, что дано и что получено;

2) потери информативности - то, что дано, но не получено по различным причинам;

3) бесполезная информация - «информационный шум».

Рис. 2.3. Составные части тезауруса

В небольшом объеме бесполезная информация не мешает и даже помогает, давая возможность отдыхать на неинформативных участках. В большом объеме она подавляет полезную информацию и увеличивает ее потери.

Тезаурус пользователя также делится на три части:

1) основная информативность - названа выше;

2) простая ассоциативная информативность (пассивное творчество) – то, что автор не дал, но предполагал дать, подразумевал и потребитель получил, благодаря своей квалификации;

3) сложная ассоциативная информативность (активное творчество) - то, что автор не дал, не предполагал давать, но пользователь получил.

На ассоциативной информативности научных произведений основано движение науки вперед, когда новое получается на основе анализа и синтеза информации литературных источников. Причем один и тот же источник ученому-эрудиту и творческому ученому дает разное. Первый увеличивает тем самым свой умственный багаж и выступает в роли эксперта, оппонента и консультанта. Второй обращает внимание только на то, что интересно и может питать источник новаций, сам будучи при этом новатором.