База данных в Access представляет собой единый большой объект, который объединяет такие составляющие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и т.д. и позволяет хранить их в одном файле.
Основным структурным элементом БД является таблица. Каждая таблица содержит записи определенного вида, например, о студентах, обучающихся в учебном заведении.
Каждый объект и элемент управления имеет свои свойства, определяя которые можно настраивать объекта и элементы управления.
Таблицы создаются пользователем для хранения данных по одному объекту модели данных предметной области.
Запросы создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц. С помощью запроса можно также обновить, удалить или добавить данные в таблицы или создать новые таблицы на основе уже существующих.
Формы предназначены для ввода, просмотра и корректировки взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, который может соответствовать привычному для пользователя документу. Формы также могут использоваться для создания панелей управления в приложении пользователя.
Отчеты предназначены для формирования выходного документа, предназначенного для вывода на печать.
Создание таблицы БД
Создание таблицы в БД состоит из 2-х этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, последовательность размещения в таблице, тип данных, размер, ключевые поля и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными.
Для создания таблицы надо в окне БД выбрать вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать в AccessMicrosoft Office. Затем выбрать способ создания таблицы: Режим таблицы, Конструктора или Мастера таблиц. Режим Конструктора определяет основной способ, при котором структура таблицы полностью задается пользователем. (В OpenOffice.org Base Создать таблицу в режиме дизайна ).
Для определения поля задаются Имя поля, Тип поля, Описание, а также Общие свойства.
Имя поля. Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя, удовлетворяющее соглашениям об именах объектов.
Тип данных. Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями.
В БД допускается использование следующих типов данных: текстовый (текст), МЕМО (текст большого размера), числовой (число), денежный, дата/время (Дата, Время), счетчик, логический, поле объекта ОLE…
Общие свойства поля:
· Размер поля (Длина) – задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле.
· Формат поля (Пример формата) – задает формат отображения данных на экране или на печати.
· Число десятичных знаков – задается для числового и денежного типов данных число знаков после запятой.
· Подпись поля – задает текст, который выводится в заголовках таблиц, форм, отчетов.
· Условие на значение – задает ограничения на вводимые значения и позволяет осуществлять контроль ввода.
· Сообщение об ошибке – задает текст сообщения, который выводится на экран при нарушении условия на значение.
Определение ключа – для определения ключа выделяются поля, составляющие ключ и нажимается кнопка Ключевое поле. Ключевые поля всегда уникальны и не допускают пустых полей в записях.
После сохранения таблицы с нужным именем делается доступным режим таблицы, позволяющий перейти к созданию записей.
Непосредственный ввод данных в таблицу осуществляется в режиме Таблица. Для перехода в этот режим в окне БД надо выбрать нужную таблицу и нажать кнопку Открыть (кнопка 
). В открывшуюся таблицу можно вводить новые записи, заполняя значениями поля.
Замечание! Заполнять БД следует по строкам. Нельзя оставлять пустые поля (столбцы).
