Организация работы со служебными документами

5.1. Документы в префектуре готовятся в соответствии с требованиями ГСДОУ и ГОСТов, Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, нормативно-методических документов государственных органов власти и настоящего Регламента.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной и компьютерной техники, качество документов как источников информации.

Документ имеет юридическую силу при наличии обязательных реквизитов: полное наименование организации, название вида документа, заголовок (краткое содержание), число, месяц, год подписания документа, регистрационный номер, текст, подпись. При отсутствии официального типового бланка на служебном документе проставляется угловой штамп, содержащий полные реквизиты организации-автора или печать организации-отправителя.

5.2. Служебные документы, адресованные префектуре района, должны поступать только через отдел делопроизводства и организационной работы. Полученная корреспонденция, за исключением с пометкой «лично», вскрывается работниками отдела делопроизводства и организационной работы и проверяется целостность вложений.

Служебные документы, полученные на личном приеме префекта, заместителей префекта, после нанесения резолюции передаются на регистрацию в отдел делопроизводства и организационной работы, затем направляются исполнителям.

Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы, без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи, и записываются (печатаются) получателем.

Почта, адресованная или доставленная ошибочно, возвращается.

5.3. Работники отдела делопроизводства и организационной работы после предварительного ознакомления с поступившей корреспонденцией определяют документы, подлежащие регистрации и передают их на регистрацию.

Регистрации подлежат документы, поступающие из органов государственной власти, организаций и предприятий, требующие по своему характеру решения или ответа.

Регистрация документов ведется по группам:

- поступающих от органов государственной власти, организаций

(входящих) - в общем отделе;

- исходящих (инициативных и ответных) – в отделе делопроизводства и организационной работы;

- распоряжений мэра города – в отделе делопроизводства и организационной работы;

- личных и коллективных обращений граждан – в отделе по работе с обращениями граждан и социальной защиты.

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, издаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного отдела и другой он повторно не регистрируется и новый номер ему не присваивается.

5.4. Работники отдела делопроизводства и организационной работы регистрируют корреспонденцию в день её поступления. На всех входящих служебных документах на нижнем поле первой страницы документа справа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата поступления, входящий номер документа и индекс приемной или отдела.

После регистрации в отделе делопроизводства и организационной работы служебные документы в тот же день доставляются в соответствующую приемную и передаются специалистами на рассмотрение руководителю.

Передача зарегистрированных в отделе делопроизводства и организационной работы документов из одного отдела в другой производится только через отдел делопроизводства и организационной работы.

Срочные документы и телеграммы немедленно регистрируются и сразу доставляются адресатам.

5.5. Руководители префектуры рассматривают документы в тот же день или не позднее следующего дня.

Поручения по рассмотрению документов отражаются в резолюциях. Проекты резолюций оформляются на бланках установленной формы на листах формата А5. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы исполнителя, задание или указание о порядке и характере исполнения документа, срок исполнения, личную подпись и дату.

Работники отдела делопроизводства и организационной работы обязаны внести в журнал регистрации Ф.И.О. исполнителя и дату отправки документа.

Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, ему дается подлинник документа. Ответственный

исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок, ему предоставлено право созыва соисполнителей.

Соисполнители должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Они в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение указания руководителя.

Если, согласно резолюции префекта района, документ подлежит рассылке двум и более заместителям, то размножение необходимого количества экземпляров осуществляет отдел по работе с обращениями граждан и социальной защиты.

Если, согласно резолюции заместителя префекта района, документ подлежит передаче в две и более курируемые службы, то размножение необходимого количества экземпляров осуществляет специалист.

5.6. Исполнение резолюций (письменных поручений) префекта района на документах (справках, актах, информациях, аналитических записках и т.п.), в том числе по результатам проверки деятельности служб и подразделений префектуры района, предприятий и учреждений осуществляется в следующем порядке:

5.6.1. Должностное лицо, подготовившее такого рода документ, направляет его префекту района только через отдел делопроизводства и организационной работы префектуры района;

5.6.2. Сроки исполнения документа определяются префектом района. Документ подлежит исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющий в тексте

пометку «Срочно» - исполняются в 3-х дневный срок;

- имеющие пометку «Оперативно» - в 10-ти дневный срок;

- остальные – в срок не более 30 дней.

5.6.3. Документ с резолюцией префекта (письменным

поручением) обязывает руководителя:

- подготовить письменную информацию на имя префекта района;

- разработать и приложить к информации план мероприятий по устранению недостатков, выявленных в результате проверки;

- направить письменную информацию и план мероприятий в установленные сроки префекту района только через отдел делопроизводства и организационной работы.

5.6.4. План мероприятий и срок предоставления итоговой информации ставятся на контроль в отделе делопроизводства и организационной работы префектуры района:

- поручение считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения мероприятий плана по существу, документированного подтверждения исполнения;

- решение о снятии с контроля или продлении сроков исполнения поручений принимает префект;

- начальник отдела делопроизводства и организационной работы еженедельно составляет сводку о ходе исполнения поручений, о состоянии исполнительной дисциплины по выполнению поручений префекта;

5.7. Корреспонденция, полученная из аппарата Президента РФ и ЧР, Правительства РФ и ЧР, Федерального Собрания, Полномочного представителя Президента РФ в Северо-Кавказском округе, мэрии и Городского Совета ЧР, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день передается для рассмотрения префекту района, а в его отсутствие – первому заместителю префекта.

Рассмотренные документы с резолюцией возвращаются в отдел делопроизводства и организационной работы и направляются исполнителю не позднее, чем на следующий день. Срочные документы доставляются немедленно.

В случае, когда в резолюции не указан срок его исполнения, документ исполняется в течение 10 дней.

Делать какие-либо пометки на документах государственных органов власти не допускается.

Снятие копий с документов государственных органов власти производится по указанию заместителей префекта.

5.8. Письма, адресованные в аппарат Президента РФ и ЧР, Правительства РФ и ЧР, Федерального Собрания России, Полномочному представителю Президента РФ в Северо-Кавказском округе, отправляются адресатам только в первом экземпляре и подписываются префектом района, а в его отсутствие – первым заместителем префекта.

Письма в другие государственные органы и учреждения, комитеты, ведомства, департаменты, управления, отделы подписывают: префект района, заместители префекта, в зависимости от характера содержимого письма, согласно распределению обязанностей.

5.9. Письма, исходящие из префектуры района, исполняются на бланке «Префект района», «Префектура района».

Письма в адрес государственных органов власти, носящие инициативный характер, требующие разъяснения, содержащие просьбу, подписываются префектом района или заместителями префекта.

Инициативное письмо, как правило, должно содержать один вопрос, краткое содержание которого отражается в левом верхнем углу письма. В письме должны быть указаны полные реквизиты (наименование организации, должность фамилия, имя, отчество) адресата.

Подготовка письма-ответа в органы государственной власти, организации и учреждения, согласно резолюции руководителя, может быть возложена на исполнителя.

Письмо-ответ должно быть лаконичным, содержать полный ответ на все поставленные вопросы или носить разъяснительный характер, основанный на действующем законодательстве.

В письме-ответе кроме полных реквизитов адресата необходимо указывать номер и дату письма, на который дается ответ. В письме-ответе на телефонные и другие устные запросы в тексте указывается дата запроса.

Подписанные исходящие письма передаются в отдел делопроизводства и организационной работы для отправки. При оформлении писем и телеграмм исполнителем указывается индекс и полный почтовый или телеграфный адрес. Корреспонденция, поступившая в отдел делопроизводства и организационной работы для отправки после 17.00 (кроме телеграмм), отправляется следующим днем. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Копии писем, оформленные в установленном порядке, остаются и хранятся в отделе делопроизводства и организационной работы префектуры.

Телеграммы подписываются префектом района или заместителями префекта, в зависимости от характера телеграммы.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается её содержание). Текст печатается заглавным шрифтом в 2 экземплярах. Второй экземпляр телеграммы с реестром отправки хранится в отделе делопроизводства и организационной работы.

5.10. Все важные входящие документы, имеющие конкретные задания, поручения и сроки исполнения, ставятся на контроль в соответствующих отделах префектуры.

Специалисты отдела делопроизводства и организационной работы ведут учет служебных документов (входящих и исходящих) и ежемесячно составляют сводку об исполнении контрольных писем и представляют её своим руководителям.

Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.

В регистрационных карточках специалист отдела делопроизводства и организационной работы проставляет полные сведения об исполнении документа (исходящий номер и дату отправки).

Исполненные документы сдаются в отдел делопроизводства и организационной работы в установленном порядке.

5.11. Управление делопроизводства:

- осуществляет контроль за установленным порядком прохождения служебных документов, ежемесячно анализирует состояние работы по документообороту в префектуре, информирует об этом руководство префектуры;

- проводит проверку отделов префектуры за соблюдением правил ведения делопроизводства. О результатах проведенной проверки информация предоставляется руководству префектуры;

- осуществляет контроль за исполнением писем органов государственной власти, следит за соблюдением срока исполнения контрольных писем;

- предоставляет еженедельную информацию о состоянии контрольных писем в приемную префекта района, заместителям префекта.

О нарушении срока исполнения писем, взятых на контроль органом государственной власти, информирует префекта.

5.12. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать. В префектуре района имеются следующие печати:

- гербовая печать префектуры района хранится у префекта или его 1-го заместителя;

- печати с обозначениями;

- отдела делопроизводства и организационной работы – у начальника отдела делопроизводства и организационной работы;

Гербовыми печатями заверяются подписи префекта района, первого заместителя префекта.

Печатями с обозначениями:

- отдела делопроизводства и организационной работы – заверяются копии распоряжений префекта района;

- отдела делопроизводства и организационной работы – заверяются выдаваемые доверенности на получение материальных ценностей, бланки удостоверений префектуры района;

- отдела делопроизводства и организационной работы – заверяются описи по сдаче телеграмм, реестры по отправке заказной корреспонденции, квитанции по расчетам за услуги почтовой связи, акты показаний маркировальной машины, заявки на подписную периодическую печать (газеты и журналы);

- гербовой печатью – заверяются документы по кадровым вопросам, трудовые книжки, копии дипломов, справок, анкет и командировочные удостоверения.

Право подразделений префектуры иметь свою печать и её образец устанавливает префект.

Правила хранения печатей определяют руководители структурных подразделений.

5.13. Весь процесс документирования в префектуре района ведется на бланках и с помощью штампов, разработанных структурными подразделениями совместно с отделом делопроизводства и организационной работы.

Заказы на изготовление бланков и штампов подаются в отдел делопроизводства и организационной работы к 1 декабря соответствующего года.

Бланки документов, используемые в префектуре, хранятся в сейфах или закрытых шкафах.

5.14. Работа с секретными документами регламентируется специальными инструкциями, документами с грифом: «Для служебного пользования».

5.15. По истечении года лица, ответственные в подразделениях префектуры за делопроизводство, обеспечивают отбор и оформление дел на постоянное и временное хранение. Контроль за этой работой обеспечивает начальник отдела делопроизводства и организационной работы.

5.16. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в префектуре возлагается на начальника отдела делопроизводства и организационной работы.

В каждом структурном подразделении префектуры района ответственным за организацию и правильное ведение делопроизводства является его руководитель, который в случае утраты работником служебного документа проводит расследование, о результатах которого информирует начальника отдела делопроизводства и организационной работы.

5.17. Перечень документов, не подлежащих регистрации в канцелярии:

- газеты, журналы, брошюры и другие периодические издания;

- поздравительные письма и телеграммы;

- извещения о совещаниях, конференциях, семинарах, программы и

повестки дня;

- пригласительные билеты, приглашения;

- рекламные проспекты;

- документы, поступающие в копиях для сведения;

- переписка по административно-хозяйственным вопросам

второстепенного характера: оплата счетов, о выделении автомобилей для перевозки грузов, заявки структурных подразделений на подписку периодических изданий, на оборудование, канцтовары, оргтехнику и др.;

- документы, поступившие в адрес профсоюзной организации;

- первичные документы бухгалтерского, материального и

статистического учета и отчетности;

- статистические сводки, справочники и др.

5.18. Типовые сроки исполнения документов.

Заявления и жалобы граждан – срок до одного месяца со дня

поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки – безотлагательно, не позднее 15 дней.

Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей:

безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления.

Письма организаций – 30 дней.

Письма Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации – в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания.

Предложения граждан – в срок до одного месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения.

Обращения депутатов – безотлагательно, а при необходимости получения дополнительных материалов – не позднее 30 дней со дня получения обращения.

Если в последний день срока, исполнение документа приходится на не рабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего не рабочему дню.

При необходимости изменения сроков исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручения, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.